10 Anforderungen an Dokumentenmanagement in Projekten

Im Verlauf eines Projekts entstehen oft Hunderte von Dokumenten. Dazu zählen nicht nur Angebote, Verträge und Abrechnungen, sondern auch Spezifikationen, Handbücher, Zeichnungen, Besprechungsprotokolle, Abnahmen, Arbeitszeitnachweise und sehr, sehr viele E-Mails mit zum Teil wichtigen Inhalten. Mit traditionellen Mitteln ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Und es kommt erschwerend hinzu, dass bei einer Vielzahl von internen und externen Projektbeteiligten tunlichst nicht jeder auf alles zugreifen darf. Das Wissensmanagement ist somit eine Kernherausforderung an das Projektmanagement.

Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools sollten Entscheider folgende 10 Kriterien im Blick behalten:

1. Zentrale virtuelle Projektakte

Damit die Teamzusammenarbeit funktioniert und der Manager jederzeit den Überblick hat, sollte die Projektsoftware ein Dokumentenmanagementsystem integrieren. Es muss auf einfache Weise möglich sein, Dokumente und Projektkorrespondenz direkt der Projektakte zuzuordnen – am Besten mit Bezug auf die jeweilige Aufgabe, den Bearbeiter und weitere projektrelevante Kriterien. Am besten ist es, wenn mit der Projektakte bzw. dem Dokument weitere relevante Informationen verlinkt sind, wie dies in mancher integrierten Unternehmenssoftware heute schon der Fall ist.

2. E-Mail-Agent

Die Projektsoftware sollte die Möglichkeit bieten, relevante E-Mails direkt am Projekt zu speichern, wahlweise mit oder ohne Anhang. Der Benutzer sollte die Korrespondenz aus seinem gewohnten E-Mail-Programm auf einfache Weise in die Projektakte senden können.

3. Office-Integration

Microsoft Office ist der Industriestandard für Büroanwender. Es ist wichtig, dass die Bearbeiter Dokumente ohne Medienbruch direkt aus MS Office in die Projektmanagement-Software hochladen können. Das Bonner Softwarehaus Scopevisio ist führend in dieser Art der Office-Integration; als einziger Softwarehersteller bietet es leicht bedienbare Office-Connectoren kostenlos direkt im Microsoft Store an.

4. Konsistenz

Wenn drei Personen per E-Mail an einem Dokument arbeiten, existieren nach drei Tagen im Durchschnitt 56 Versionen dieses Dokuments. Das ist unbedingt zu vermeiden – durch eine Software, die nur eine einzige Instanz des Dokuments an einem zentralen Ort speichert und in versionierter Form ablegt. Das bedeutet, dass das Dokument nach jeder Bearbeitung aktualisiert zur Verfügung steht, während die Vorversionen erhalten bleiben, um sie notfalls wiederherstellen zu können. Bearbeiter und Bearbeitungszeitpunkt werden protokolliert. Wenn ein Dokument geöffnet wird, während es anderswo in Bearbeitung ist, wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben und das Dokument nur zum Lesen freigegeben.

5. Auffindbarkeit

Dokumente sollten schnell auffindbar sein – nicht nur nach ihrem Dateinamen, sondern auch nach inhaltlichen Kriterien, Schlagwörtern, Projektbezug oder Bearbeiter. Ein Projektmanagement-Tool sollte ein integriertes Dokumentenmanagement mit semantischer Suchfunktion haben, das Ressourcen auch nach Inhalten wiederfinden kann.

6. Verfügbarkeit und Mobilität

Wer häufig beim Kunden arbeitet, benötigt auch von unterwegs Zugriff auf seine Projektdokumente, um Absprachen prüfen, Spezifikationen nachlesen und Informationen erreichen zu können. Für das verteilte Arbeiten oder auch für Coworking ist eine Cloud-Lösung ideal, weil sie zeit- und standortunabhängig zur Verfügung steht. Moderne, Cloud-gestützte Projektmanagement-Tools bieten dem Anwender Apps für seine mobilen Endgeräte an.

7. Wissensmanagement

Wenn wertvolles Wissen nur in den Köpfen oder auf den lokalen Computern von Mitarbeitern existiert, ist das Verlustrisiko groß. Mitarbeiter können kündigen oder ihr Wissen unter Verschluss halten. Laptops können gestohlen werden oder zu Bruch gehen. Lokale Computer können sich mit dem BSOD (Blue Screen of Death) aus dem elektronischen Dasein verabschieden. Mit einem zentralen Wissensmanagement werden wertvolle Erfahrungen und Projektwissen für die Zukunft gesichert. Es gibt keinen Know-how-Abfluss durch Fluktuation und kein Herrschaftswissen mehr, sondern eine transparente, kollaborative Plattform, die allen hilft.

8. Sicherheit

Zugriffsbeschränkungen sind wichtig. Nicht jeder soll in jedes Dokument Einblick haben. Es ist wichtig, dass die Software ein Berechtigungskonzept hat, um Daten mit internen und externen Mitarbeitern gezielt teilen zu können. Auch hierfür ist eine Cloud-Lösung das ideale Konzept. Da jede Information nur einmal, aktuell und versioniert, im System abgelegt wird, werden Links auf Dokumente geteilt, die auf Hochsicherheitsservern maximal gegen Datenverlust geschützt sind. Es ist nützlich, wenn diese Links mit Schreibschutz, Verfallsdatum oder Download-Beschränkung versehen werden können – so sieht jeder Anwender so viel wie nötig und so wenig wie möglich.

9. Kommentarfunktion

Existiert im Projektmanagement-Tool eine Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren? Dann kann z. B. im Rahmen von Due Diligence-Prozessen per Kommentar nachgewiesen und protokolliert werden, dass ein Stakeholder ein Dokument gelesen hat. Es können Anmerkungen zu Vertragsentwürfen hinzugefügt werden. Arbeitsergebnisse können kommentiert werden. Exzellent ist es, wenn der Dokumentinhaber vom System automatisch über einen an seinem Dokument hinterlegten Kommentar informiert wird.

10. Integration

Erst durch Unternehmensprozesse erhält ein Dokument seine Bedeutung. Das gilt besonders für Projektdokumente. Kontakte, Freigaben, Abrechnungen, Workflows, Buchungen, Mahnungen – all dies ist für ein Projekt relevant. Nur eine voll integrierte Software kann das Gesamtbild und den Kontext, in dem ein Dokument steht, vermitteln. Auch in dieser Hinsicht ist die Unternehmenssoftware von Scopevisio wegweisend. Derzeit existiert auf dem Markt keine andere Lösung, die auch nur annähernd dasselbe Maß an Integration aller Unternehmensprozesse aufweist.