Im Verlauf eines Projekts entstehen oft Hunderte von Dokumenten. Dazu zählen nicht nur Angebote, Verträge und Abrechnungen, sondern auch Spezifikationen, Handbücher, Zeichnungen, Besprechungsprotokolle, Abnahmen, Arbeitszeitnachweise und sehr, sehr viele E-Mails mit zum Teil wichtigen Inhalten.
Mit traditionellen Mitteln ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Und es kommt erschwerend hinzu, dass bei einer Vielzahl von internen und externen Projektbeteiligten tunlichst nicht jeder auf alles zugreifen darf. Das Wissensmanagement ist somit eine Kernherausforderung an das Projektmanagement.
Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools sollten Entscheider folgende 10 Kriterien im Blick behalten:
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Zentrale virtuelle Projektakte
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E-Mail-Agent
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Office-Integration
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Konsistenz
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Auffindbarkeit
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Verfügbarkeit und Mobilität
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Wissensmanagement
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Sicherheit
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Kommentarfunktion
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Integration
Autor:in Dorothea Heymann-Reder