KPMG hat für die Studie Digitalisierung im Rechnungswesen 2019 2.500 Unternehmen befragt. 151 Antworten wurden ausgewertet. Das Ergebnis: Die Digitalisierung macht Fortschritte. Aber es ist noch viel Luft nach oben. Die Hälfte der Firmen hat ihre Daten und Prozesse noch nicht für die Digitalisierung fit gemacht. Und viele buchen Rechnungen noch papierhaft.
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Digitalisierung im Rechnungswesen – viel Luft nach oben
Das papierlose Rechnungswesen ist heute bereits möglich. Das gilt nicht nur für Großunternehmen. Moderne Software ermöglicht auch KMUs die Automatisierung ihrer Buchhaltung. Trotzdem geht es bei manchen Firmen nur langsam voran.
Vorarbeiten für die Digitalisierung
Wenn Sie widersprüchliche Daten aus vielen Quellen haben, ist das schlecht. Für die digitale Transformation brauchen Sie einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Die hat bisher aber nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind bei der Umsetzung. Etliche haben noch nicht einmal damit angefangen. Was gehört zu diesem Schritt?
- Altsysteme durch moderne ersetzen
- Systemlandschaft integrieren
- einheitliche Datenbasis (Single Source of Truth) schaffen
- Prozesse standardisieren
- Papierlose Buchhaltung einführen
Die Hälfte der Unternehmen hat diese Vorarbeiten noch nicht oder erst teilweise umgesetzt. Erschreckt hat uns, dass 40 Prozent der Firmen noch papierhaft buchen. 20 Prozent planen immerhin, die digitale Buchführung einzuführen. Doch 18 Prozent halten dies gar für überflüssig.
Digitalisierung von Finanzprozessen
Drei Viertel der Unternehmen hat transaktionale Prozesse teilweise automatisiert. Ganz vorne stehen der Einkauf (Purchase-to-Pay) und der Verkauf (Order-to-Cash). Der Handel hat diese Prozesse am stärksten standardisiert, was eine Automatisierung erleichtert. Im eCommerce werden Kaufprozessen fast komplett digital abgewickelt. Die Abwicklung komplexer Dienstleistungen oder Fertigungsaufträge ist dagegen schon schwieriger zu automatisieren.
Closing, Reporting und Controlling sind weitere Prozesse, die auf den transaktionalen aufbauen. Ihre Automatisierung ist noch nicht ganz so weit fortgeschritten.
Neue Technologien
Bei den Technologietrends steht die Cloud ganz vorne. Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt Cloud Dienste oder plant, sie zu nutzen. Andere neue Technologien sind noch weit abgeschlagen: Big Data-Analysetools, Self-Service-Reporting und In-Memory-Datenbanken werden in Pilotprojekten ausprobiert, aber in der Praxis kaum genutzt. Rund ein Drittel der Firmen plant oder diskutiert über den Einsatz von KI.
Welle von neuen ERP-Einführungen
80 Prozent der Unternehmen planen eine Umstellung ihres ERP-Systems. Die eine Hälfte denkt an eine Neuinstallation, die andere an eine Migration. Die Befragten legen Wert auf:
- selektive Übernahme von Erweiterungen
- die Bewahrung von Daten und Konfigurationen
Wichtig ist die Integration der ERP-Funktionen in eine Gesamtlösung. Im Idealfall wird direkt ein integriertes ERP-System angeschafft.
Personal-Trends im Finanzwesen
Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist eine Herausforderung für Mitarbeiter. 56 Prozent der Unternehmen bilden daher interdisziplinäre Teams. Weitere beliebte Maßnahmen sind Investitionen in neue Mitarbeiter und Fortbildung. Für die Weiterbildung werden Online- und Offline-Schulungen genutzt. Eine große Zahl von Unternehmen setzt auf Outsourcing und kauft damit das Know-how aus externen Quellen ein.
Der Mitarbeiter der Zukunft braucht Neugier, Begeisterungsfähigkeit und die Bereitschaft zur Veränderung. Das gilt im Rechnungswesen ebenso wie in anderen Unternehmensfunktionen.
Projektmanagement im Rechnungswesen
Die Hälfte der Finanzabteilungen managt Projekte nach klassischen Methoden, auch Wasserfallmethode genannt. Agile Methoden nutzen nur 16 Prozent. Dabei sind agile Methoden wie Scrum und Design Thinking gerade für die digitale Transformation bedeutend. Agilität ist die Fähigkeit, schnelle Ergebnisse zu erhalten und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Je komplexer das Projekt, umso größer der Vorteil einer agilen Herangehensweise. Denn wenn viele Parameter zusammenkommen, lässt sich das komplette Projekt nur schwer überblicken. Ändert sich ein Aspekt, ändern sich auch die davon abhängigen Aspekte. Mit agilen Methoden bleibt das Projektmanagement beweglicher.
Mehr Transparenz durch digitale Technologien
Die Studie belegt: Die Digitalisierung im Rechnungswesen steigert die Effizienz und die Transparenz. Denn mit Software, regelbasierten Systemen und neuen Technologien können Prozesse in der Buchhaltung komplett automatisiert werden. Informationen sind direkt verfügbar und Auswertungen lassen sich ad-hoc generieren. Das erleichtert dem Mitarbeiter die Bearbeitung von Fällen und dem Manager die Steuerung des Unternehmens.
Fazit
Die Digitalisierung der Unternehmen schreitet langsam aber stetig voran. Die meisten haben eine digitale Agenda und sind bereits mitten in der Umsetzung. Papierlose Buchhaltung und die Automatisierung von Einkaufs- und Verkaufsprozessen stehen ganz oben auf der Prioritätenliste.
Cloud Computing ist bei den meisten Unternehmen angekommen. Sie haben verstanden, dass Cloud-Lösungen sicher, stabil und flexibel einsetzbar sind. Manche betreiben einzelne Services in der Cloud, andere das komplette ERP-System.
A propos ERP-System: 80 Prozent der Unternehmen möchten ein neues installieren oder ihr vorhandenes umstellen. Dahinter steht die Erkenntnis, dass die bestehende Lösung zu unflexibel ist, vielleicht zu wenig skalierbar, auf jeden Fall aber zu gering integriert. Je besser alle Unternehmensfunktionen in einer integrierten Software abgebildet werden, umso größer der Gewinn an Effizienz, Transparenz und Sicherheit.
