Mit der Verzahnung von industrieller Produktion und moderner Informations- und Kommunikationstechnologie hat eine neue Phase begonnen. Sie wird getrieben von einer fortschreitenden Entwicklung: Collaboration in Teams wird immer wichtiger. Häufig arbeiten Mitarbeiter dezentral in Homeoffices oder von unterwegs. Daraus ergeben sich auch große Herausforderungen für das Management aus der Distanz. Eine effiziente Arbeitsinfrastruktur ist dafür unabdingbar. Unternehmen benötigen moderne Cloudlösungen, um den neuen Arbeits- und Organisationsstrukturen in der viel zitierten VUCA-Welt gerecht zu werden.
Das Akronym besteht aus den Begriffen Volatility (Unbeständigkeit), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit) und hat sich fest in der Managementliteratur etabliert. Auch Führungskräfte müssen sich auf den digitalen Wandel einstellen. Dabei kann das auf Dr. Willms Buhse basierende VOPA+ Modell Orientierung bieten. Als Antwort auf die VUCA-Welt setzt sich das Modell aus den Begriffen Vernetzung, Offenheit, Partizipation, Agilität plus Vertrauen zusammen. Damit führt der Ansatz in ein agiles Führungsmodell ein und liefert wichtige Aussagen zur Unternehmenskultur.
Praktisch ergeben sich für Führungskräfte folgende Verhaltensweisen aus dem VOPA+ Modell:
Der Begründer von Kanban in der IT war David Anderson. Er übernahm zwar den Namen, verzichtete aber auf eine direkte Übertragung des Toyota-Ansatzes auf die IT. Stattdessen übernahm er wichtige Prinzipien aus Lean Production, Lean Development sowie die Theory of Constraints. Kanban bietet ein breites Einsatzspektrum für Einzelpersonen ebenso wie Teams. Um einen optimalen Workflow zu generieren, durchläuft jede Aufgabe den festgelegten Kanban-Zyklus:
Folgende Aspekte helfen bei der Implementierung von Design Thinking:
- Transparent kommunizieren
- Offenen Zugang zu Informationen gewährleisten – Wissen teilen
- Kollaborative Zusammenarbeit – über Teamgrenzen hinweg
- Selbstgesteuertes Arbeiten ermöglichen und Innovationen fördern
- Zwischenziele definieren
- Ziele kontrollieren – nicht Anwesenheit und Arbeit
- Eigenverantwortung stärken
Agilität ist nicht gleich Anarchie
Den Ausgangspunkt der Ansätze bildet das „agile Manifest“. Im Jahre 2001 bündelten 17 Vordenker ihre Werte und Ideen in diesem Dokument. Die vier Werte und zwölf Prinzipien aus dem Manifest konkretisieren die Vorstellung von Agilität näher. In diesem Beitrag sollen mit Scrum, Kanban und Design Thinking wichtige agile Methoden vorgestellt werden. Einige praktische Hinweise sind zur Umsetzung sämtlicher agiler Methoden wichtig:- Einsatz prüfen: Agile Methoden eignen sich bei Kreativ- nicht aber bei Routineaufgaben.
- Agile CEOs voran: Die Führungsspitze des Unternehmens sollte ebenfalls agile Ansätze anwenden, Rollen und Verantwortlichkeiten aktiv kommunizieren und das Thema in die Unternehmenskultur integrieren.
- Management als agiles Vorbild: Mit agilen Methoden kann das Management schnelle Ergebnisse beispielsweise bei der Strategieentwicklung erzielen.
- Botschafter Mitarbeiter: Gerade in agilen Projekten werden die Mitarbeiter zu Botschaftern einer neuen Innovationskultur.
Agile Methoden im Tagesgeschäft
Führungskräfte entdecken agile Methoden auch für das Projektmanagement. Mit Kanban können Teams erfolgreich ihre Aufgaben strukturieren und Projekte steuern. Ein häufiger Fehler bei der Tagesplanung: Freie Zeit wird mit Kapazität gleichgesetzt, statt mit Verkehr und Durchfluss. Wie groß ist etwa die Kapazität einer typischen Autobahn? Die falsche Antwort lautet: 100 Prozent – weil die Autobahn dann ein Parkplatz wäre. Im Umfeld von Automobilen begann auch die Geschichte von Kanban. 1947 entwickelte Taiichi Ohno das Prinzip der Prozesssteuerung in der Toyota Motor Corporation. Kanban bedeutet im Deutschen so viel wie „Karte“. Mit Kanban steuerte Toyota die Produktion flexibler und effizienter und optimierte sie nachhaltig.
- Alle anstehenden Aufgaben werden zunächst auf Karten geschrieben und auf dem Kanban-Board in der Spalte Backlog Dort werden sie gegebenenfalls in ihre Einzelteile heruntergebrochen.
- In der Spalte To-Do stehen die priorisierten Aufgaben. Um zu verhindern, dass ein Flaschenhals entsteht, empfiehlt sich eine Obergrenze für die Zahl der Karten festzulegen, die in dieser Spalte stehen dürfen.
- Im nächsten Schritt werden Aufgaben aus To-Do nach In Arbeit Im Personal Kanban darf nur eine Aufgabe in dieser Spalte stehen. Wenn sie abgearbeitet ist, zieht sich der Anwender entsprechend des Pull-Prinzips die nächste Aufgabe.
- Eine abgeschlossene Aufgabe wandert in die Fertig-Spalte.
Mehr Innovation mit Design Thinking
Agile Methoden bieten eine wichtige Basis für kreative Ideenfindungsprozesse. In vielen deutschen Unternehmen hat gerade in den letzten Jahren Design Thinking Einzug gehalten. Der strukturierte Ansatz zur Erarbeitung von Lösungen für komplexe Probleme vollzieht sich in iterativen Schleifen. Die Nutzerperspektive steht im Zentrum. Klassischerweise wird der Ansatz im Workshop-Format durchgeführt. Den Ausgangspunkt bilden Experten mit verschiedenen Blickwinkeln auf ein Produkt (Vertrieb, Einkauf, Marketing etc.), die zu einem multidisziplinären Team verschmelzen.
- Verstehen: Im ersten Schritt geht es darum, das Problem zu verstehen und eine geeignete Fragestellung sowie Ziele zu formulieren.
- Beobachten: Danach folgt eine intensive Recherche und Feldbeobachtung. Für das Projekt werden dadurch wichtige Erkenntnisse über den Status Quo gewonnen.
- Point-of-View: In dieser Phase werden die Beobachtungen operationalisiert und auf einen einzelnen, prototypischen Nutzer angewendet.
- Ideenfindung: Der Kern von Design Thinking ist das Brainstorming und die Entwicklung unterschiedlicher Konzepte.
- Prototyping: Statt langer Entwicklungszyklen beginnt zeitnah die Fertigung aufwandsarmer Prototypen zum Testen an der Zielgruppe.
- Verfeinerung: Die Prototypen liefern wichtige Einsichten über die Funktionalität und das Kundenverhalten. Diese Erkenntnisse helfen, das Konzept zu einem optimalen, nutzerorientierten Produkt weiterzuentwickeln.
Autor:in Stefan Maron