Allgemeine Informationen zu Rechnungen

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist laut Umsatzsteuergesetz „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“ (§14, 1 Satz 1 UStG). Sie kann in Papierform oder als digitale Rechnung an den Kunden übermittelt werden. Nicht als Rechnung zu bezeichnen sind Dokumente, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen (z.B. Kontoauszüge oder Mahnungen), und Lieferscheine. Eine Rechnung enthält Angaben über:

  • die erbrachte Leistung
    • Art
    • Menge
    • Datum
    • Preis
  • die Zahlung
    • Zahlungsbedingungen (z.B. Zahlungsziel)
    • Bankverbindung
  • den Aussteller
    • Firma
    • Adresse
    • Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer

Als Unternehmer sind Sie einem anderen Unternehmer gegenüber verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erstellen. Der Leistungsempfänger hat in einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Rechnung, den er notfalls auch einklagen kann. Für Rechnungen an den Endverbraucher gilt diese Pflicht nicht. Ausgenommen sind hier allerdings grundstücksbezogene Leistungen (z.B. Handwerker-Leistungen im und ums Haus). Für diese müssen ebenfalls innerhalb von sechs Monaten Rechnungen gestellt werden.

Oftmals wird zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterschieden. Eingangsrechnungen sind dabei die Rechnungen, die der Unternehmer von anderen Geschäftsleuten erhält; Ausgangsrechnungen all jene, die der Unternehmer an seine Kunden richtet.

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Rechnungen im Schnellüberblick

Rechnungen müssen ausgestellt werden, wenn:

  • ein Unternehmer eine Leistung für einen anderen Unternehmer ausführt
  • ein Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder eine andere grundstücksbezogene Leistung an einen Nichtunternehmer ausführt
Autor:in dorothea heymann-reder
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