Eingangs- und Ausgangsrechnungen – auch Kleinbetragsrechnungen – müssen zehn Jahre lang aufbewahrt und über den gesamten Zeitraum lesbar gehalten werden. Nun werden aber gerade Kleinbetragsrechnungen und Quittungen oft auf Thermo- oder Durchschlagspapier ausgegeben, das schnell ausbleichen kann. Solche Belege sollten Sie deshalb grundsätzlich kopieren oder digitalisieren.
Informieren Sie sich auch über alle notwendigen Pflichtangaben in Ihren Rechnungen.
Verletzung der Aufbewahrungspflicht
Im Falle eines Verstoßes gegen die zehnjährige Aufbewahrungspflicht kann laut § 26a Abs. 1 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes ein Bußgeld in Höhe von bis zu 5000 € erhoben werden. Weitere Bußgeldvorschriften können Sie unter
www.gesetze-im-internet.de nachlesen.
Es ist zu beachten, dass der im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG benannten Gebiete aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im sonstigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Dies ist allerdings dem Finanzamt mitzuteilen.
Da auch private Rechnungsempfänger nach § 14b Abs. 1 Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren müssen, sind Sie als Rechnungssteller verpflichtet, den Rechnungsempfänger auf diese Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Dies kann zum Beispiel durch einen Zusatz wie den folgenden geschehen: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken zwei Jahre lang aufzubewahren.“ Über weitere Pflichtangaben können Sie sich hier informieren.
