Hinter den Kulissen: So läuft eine ERP-Implementierung bei Scopevisio ab

Die Einführung eines ERP-Systems ist mehr als nur ein IT-Projekt – es ist ein Transformationsprozess, der das ganze Unternehmen betrifft. Wir haben mit Ugur Tekin, Teamleiter Projektmanagement bei Scopevisio gesprochen, der schon zahlreiche ERP-Implementierungen begleitet hat. Im Interview teilt er seine Erfahrungen, berichtet von Herausforderungen in der Praxis und verrät, welche Faktoren über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Was sind die wichtigsten Schritte bei der ERP-Implementierung?

Ugur: Bei der Einführung des Cloud-ERP-Systems von Scopevisio gehen wir schrittweise vor: Zunächst werden neue Projekte von unserem Vertrieb ausführlich an das Service-Team übergeben – inklusive aller Informationen aus der Vertriebs- und Pre-Sales-Phase.

Anschließend bewerten wir gemeinsam den Projektumfang und starten mit einem Vorgespräch, in dem wir uns dem Kunden persönlich vorstellen, den weiteren Ablauf erläutern und gemeinsam offene Fragen klären. Dabei sprechen wir über besondere Anforderungen, Schnittstellenanbindungen und bestehende Prozesse und koordinieren Verfügbarkeiten. Dies alles ist wichtig, um das ERP-Projekt sorgfältig und im Detail zu planen.

Nach der inhaltlichen Prüfung und Projektierung folgt das Kick-off-Meeting – der offizielle Startschuss für das Projekt.

Unsere Fachexperten analysieren zusammen mit dem Kunden die bestehenden Abläufe und passen diese individuell im Scopevisio ERP an. Ziel ist es, Prozesse im gesamten Unternehmen zu digitalisieren, zu automatisieren und unseren Kunden den Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern.

Nach der Definition der Prozesse startet das Onboarding: Wir schulen die Mitarbeitenden – je nach Bedarf online oder vor Ort – intensiv im Umgang mit Scopevisio.

Danach folgt die Testphase, in der der Kunde mit seinen eigenen Daten arbeitet und das System ausgiebig prüft. Parallel kümmern wir uns um Themen wie Schnittstellen, Datenmigration oder Power BI-Berichte.

Ist alles getestet, beginnt die Produktivphase. Hier werden die vereinbarten Daten (z. B. Stammdaten, Buchungen oder Bestände) nach Scopevisio migriert und der Kunde startet in den Echtbetrieb mit seiner neuen ERP-Lösung.

Natürlich endet nach dem Go-Live unsere Begleitung nicht – wir bieten Nachbetreuungstermine und stehen jederzeit mit unseren Experten zur Verfügung, besonders in der Anfangsphase.

Wie lange dauert es, die ERP-Software von Scopevisio im Unternehmen einzuführen?

Das hängt stark vom Umfang des Projekts ab. Je nach Anzahl der Benutzer, Module und Schnittstellen kann die Dauer variieren. Bei Standardprojekten ohne viele individuelle Anpassungen gelingt uns die Einführung meist innerhalb von zwei bis vier Monaten.

Wie kann man sich den Ablauf des Scopevisio-Onboardings praktisch vorstellen?

Beim Onboarding begleiten wir unsere Kunden Schritt für Schritt durch das neue System. Nach der Prozessdefinition und Einrichtung der Umgebung werden die Mitarbeitenden in praxisorientierten Schulungen mit Scopevisio vertraut gemacht.

Anschließend folgt die Testphase, in der das Gelernte direkt im System angewendet wird – mit echten Unternehmensdaten. So kann der Kunde realistisch prüfen, ob alle Prozesse wie gewünscht funktionieren. Unsere Projektmanager und Consultants stehen dabei kontinuierlich im Austausch, beantworten Fragen und nehmen letzte Anpassungen vor. Sobald alles passt, erfolgt der Übergang in den Echtbetrieb.

Wie gelingt die Schulung von Mitarbeitenden im neuen ERP-System?

Unsere Schulungen sind flexibel gestaltet – ob online oder vor Ort, wir passen uns den Bedürfnissen des Kunden an. Die Schulungsblöcke lassen sich individuell planen, damit sie optimal in den Arbeitsalltag passen.

Zusätzlich steht in der Scopeunity – unserer Anwenderplattform – eine umfangreiche Videothek zur Verfügung. Hier finden sich zahlreiche Videokurse, die mehrere Videos zu einem bestimmten Thema bündeln. Die meisten Kurse beinhalten auch eine kurze Lernzielkontrolle am Ende. Wir empfehlen unseren Kunden diese Videos zum Selbstlernen und Einarbeiten in die jeweiligen Themen. In den anschließenden gemeinsamen Terminen mit unseren Beratern können wir auf das erworbene Wissen aufbauen und individuell auf die Kundenanforderungen eingehen.

Auch nach dem Onboarding können die Mitarbeitenden ihr Wissen mithilfe des Videoangebots immer wieder auffrischen oder sich in neue Themen einarbeiten. Alle acht Wochen werden bei Scopevisio automatisch Updates eingespielt, die neue Funktionen bringen. Die Anwenderplattform Scopeunity bietet die Möglichkeit, sich immer auf dem Laufenden zu halten.

Welche Kostenfallen sind bei der ERP-Implementierung zu beachten – und wie vermeidet man sie?

Ein häufiger Stolperstein bei der ERP-Einführung sind Schnittstellenprojekte. Alle beteiligten Stakeholder sollten frühzeitig einbezogen und die Anforderungen an die Schnittstellen detailliert abgestimmt werden. Transparente Kommunikation und klare Definitionen verhindern spätere Mehraufwände.

Auch zusätzliche Änderungswünsche während der Implementierung sollten frühzeitig besprochen werden – so bleiben Zeit- und Kostenrahmen planbar.

Wie erfolgt die Datenmigration bei der Implementierung?

Wir bieten verschiedene Möglichkeiten für den Datentransfer – von der klassischen CSV-Importlösung bis hin zu KI-gestützten Importtools, die Daten intelligent erkennen und zuordnen können. Die passende Methode wählen wir gemeinsam mit dem Kunden – abhängig von der Datenmenge, der Struktur und den Anforderungen.

Welche häufigen Fehler gilt es bei der ERP-Einführung zu vermeiden?

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist frühzeitige und offene Kommunikation. Entscheidungen und Prozessdefinitionen sollten nicht zu spät getroffen werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Eine sorgfältige Planung ist selbstverständlich grundlegend. Noch wichtiger ist aber es, Soll-Prozesse realistisch zu planen – also nicht wie sie idealerweise sein sollten, sondern wie sie im Unternehmen tatsächlich funktionieren.

Außerdem sollten ausreichend interne Ressourcen eingeplant werden, damit die Projektbeteiligten das System verstehen und aktiv mitgestalten können.

Und last but not least: Geduld – eine ERP-Einführung ist kein Sprint, sondern ein nachhaltiger Veränderungsprozess, der durch gezieltes Change Management begleitet werden sollte.

Was sind wichtige Faktoren für die Implementierung eines ERP-Systems?

Eine erfolgreiche Einführung steht und fällt mit einer guten Projektplanung, einer klaren Kommunikation und einem erfahrenen Team. Unsere Fachexperten wissen genau, worauf es ankommt – mit Fachwissen, Fingerspitzengefühl und einer lösungsorientierten Arbeitsweise begleiten wir unsere Kunden sicher durch jedes Projekt.

Zudem spielt Transparenz eine zentrale Rolle: Alle Beteiligten – vom Management bis zu den Endanwendern – sollten zu jeder Zeit wissen, wo das Projekt steht und welche Schritte als Nächstes anstehen.

Was kostet die ERP-Einführung bei Scopevisio?

Das lässt sich pauschal nicht beantworten – jede Einführung ist individuel und hängt von den Anforderungen des Unternehmens. Faktoren wie die Anzahl der ERP-Module, Schnittstellen oder Schulungsaufwand spielen eine entscheidende Rolle.

Wie werden die Anwenderinnen und Anwender nach dem Onboarding weiter betreut?

Für die langfristige Betreuung haben wir ein eigenes Konzept entwickelt: den Customer Lifetime Service. Der Customer Lifetime Service ist ein Servicepaket, das gemeinsam mit der Softwarelizenz angeboten wird. Es begleitet Kundinnen und Kunden während der gesamten Nutzungsdauer mit Service- und Supportleistungen.

Alle Anwenderinnen und Anwender erhalten Zugriff auf die Plattform Scopeunity mit Schulungskursen, E-Learning-Angeboten und Austauschmöglichkeiten. Je nach Service-Modell stehen zusätzlich persönliche Ansprechpartner und individuelle Beratungsleistungen zur Verfügung.