Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen – profitieren Sie von flexiblen Lösungen

Der digitale Wandel der Wirtschaft und Gesellschaft ist in vollem Gange. Geschäftsprozesse werden in diesem Zuge noch intensiver von Software gestützt als bisher. So wird auch das Thema Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen immer relevanter.

Was umfasst der Begriff Unternehmenssoftware?

Dem allgemeinen Verständnis nach steht Unternehmenssoftware für eine in Unternehmen und Organisationen universell einsetzbare Art von Anwendungssoftware. Der Begriff steht im Gegensatz zu vornehmlich im privaten Bereich genutzter Software, wobei in manchen Fällen keine klare Unterscheidung möglich ist (siehe Microsoft Office). Unternehmenssoftware findet in fast allen Unternehmensbereichen zur Steuerung und Kontrolle der wertschöpfenden Prozesse, aber auch der administrativen Abläufe Anwendung.

Arbeiten mit Unternehmenssoftware
© Shutterstock / Pressmaster

Entwicklungsstand der Unternehmenssoftware

Die Anwendungsmöglichkeiten von Unternehmenssoftware entwickeln sich in rasantem Tempo. Dies liegt hauptsächlich am starken Einfluss der Digitalisierung in Gesellschaft und Wirtschaft. Zum anderen beeinflusst der steigende Grad der Globalisierung die zunehmende Vernetzung der Märkte. Somit entstehen stetig neue und spezifischere Anforderungen an Software-Lösungen für Betriebe. Infolgedessen müssen Anwendungen stetig weiterentwickelt werden Dies führt zu einer kontinuierlichen Zunahme an Funktionalitäten und somit an Komplexität. Viele Unternehmen besitzen nicht die erforderlichen Ressourcen, um selbst eine angemessene Unternehmenssoftware zu entwickeln. Diese Umstände lassen Softwarefirmen im Bereich des Cloud-Computings boomen. Sie verstehen sich als Serviceunternehmen, die Firmen individuelle Software-Lösungen anbieten, welche extern betrieben und zumeist über Webbrowser bedient werden. Software wird somit immer mehr zu einer externen Serviceleistung (Software-as-a-Service, kurz SaaS).

Übersicht – diese Arten von Unternehmenssoftware existieren am Markt

Das Angebot der heute am Markt verfügbaren Systeme lässt sich grob in  Systeme zur betriebswirtschaftlichen und technischen Anwendung einteilen. Zu letzteren gehören Computer-Aided-Systems (CAS) sowie Management-Informationssysteme (MIS).

Computer-Aided-Systems

Computer-Aided-Systems (CAS) werden im technischen Bereich von Unternehmen eingesetzt. Besonders Ingenieure und Techniker sind die hauptsächlichen Nutzer. Die Anwendungsgebiete sind vielfältig und reichen von den Bereichen der Fertigung über Konstruktionsplanung bis hin zur Qualitätssicherung. Oftmals haben sie Schnittstellen zu betriebswirtschaftlichen Systemen der IT-Infrastruktur von Unternehmen.

Management-Informationssysteme

Management-Informationssysteme (MIS) finden vor allem im Bereich des Controllings Anwendung. Sie greifen direkt auf die Datengrundlagen einzelner operativer Systeme zu. Die Daten werden analysiert und Erkenntnisse für das Management gewonnen. Data Mining und Business Intelligence (Link zu Beitrag #004) sind weitverbreitete Begriffe

Betriebswirtschaftliche Anwendungen

Diese Systeme bilden den Kern des Angebots an Unternehmenssoftware. Sie bieten Business-Lösungen für alle unternehmerischen Bereiche. Von der Buchhaltung über das Personalwesen bis zur Materialwirtschaft sind Lösungen vertreten. Im Bereich des Vertriebs sind in erster Linie Systeme zum Customer-Relationship-Management (CRM) sowie im Marketing-Bereich Content-Management (CMS) zu erwähnen. Eine übergreifende Möglichkeit der softwaretechnischen Betriebssteuerung bietet das Enterprise Ressource Planning (ERP). Diese Systeme sind am weit verbreitet, da sie ein großes Maß an Funktionalität bieten und diverse Bereiche kombinieren.

Unternehmenssoftware in kleinen und mittelständischen Unternehmen – ein Umbruch zeichnet sich ab

Die Vielfältigkeit und Verfügbarkeit von Unternehmenssoftware nehmen auch auf dem deutschen Markt stetig zu. Schon lange ist deren Anwendung kein reines Privileg großer Unternehmen mehr. Auch kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), die den Großteil der Wirtschaftslandschaft hierzulande prägen, bieten Software-Lösungen immer größere Chancen. Dennoch werden diese bisher nur zu einem geringen Teil genutzt, obwohl sich ein Umbruch aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung abzeichnet. Erste Hinweise sind die sich verändernden Rahmenbedingungen durch Politik und Justiz, oder ein sich veränderndes Konsumverhalten der Kunden. Der Bereich des E-Commerce mit Online-Shops und digitalen Services boomt. Deshalb ist es auch für diese Unternehmen jetzt höchste Zeit zu reagieren.

Welchen Nutzen hat Unternehmenssoftware in kleinen und mittelständischen Unternehmen?

Eine erfolgreiche IT-Strategie hängt heute nicht mehr von der Größe eines Betriebs ab. Auch eine spezifische Branchenzugehörigkeit zählt schon lange nicht mehr als Ausrede. Laut einer 2017 durchgeführten Studie des britischen Softwareunternehmens Sage, investieren vor allem KMUs häufig viel Zeit in administrative Tätigkeiten (hier entlang zur Studie). Pro Jahr macht dies einen Produktivitätsverlust von über 28 Milliarden Euro aus. Die richtige Unternehmenssoftware kann derartige Aktivitäten beschleunigen oder automatisiert selbst übernehmen und den Verlust ausgleichen. Zudem ermöglicht eine adäquate Software-Lösung Betrieben, umfangreiche zeitliche Ressourcen freizustellen. Diese Ressourcen können wiederum in kreative Aktivitäten investiert werden, die zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Wertschöpfungsprozesse beitragen. Der Markt bietet dafür eine ungeheure Bandbreite an Möglichkeiten und Lösungen. Es gilt, die eigene Situation und die vorhandenen Lösungen umfassend zu analysieren, auszuwählen und zielgerichtet zu integrieren.

Schritt für Schritt: So finden Sie die richtige Software

  1. Verantwortlichkeiten und Rollen für den Prozess der Umsetzung festlegen.
  2. Klare Abgrenzung der Bereiche und Aktivitäten, welche durch Software gestützt werden sollen.
  3. Festlegen des verfügbaren
  4. Entscheidung über Art der Integration: Cloud-Lösung oder on-premise?
  5. Screening des Marktes nach möglichen Angeboten.
  6. Analyse der Kernauswahl:
    • Erreichbarkeit des Kundenservice
    • Intuitive Nutzung
    • Kompatibilität auf genutzten Endgeräten
    • Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit
    • Schnittstellen zu bisherigen genutzten Systemen (wenn vorhanden)
  7. Favorit auswählen und Ansprechpartner suchen.

Diese Arten von Software bieten sich für KMUs besonders an

CRM-Software für KMUs

Um das 21. Jahrhundert in der Absatzwirtschaft einzuläuten und um Ihre Kunden besser kennenzulernen, ist ein IT-gestütztes Customer-Relationship-Management (CRM) unumgänglich. CRM Systeme bieten innovative Möglichkeiten der Kundenbearbeitung. Die Kundensegmentierung ist deutlich vereinfacht, ebenso wie Kampagnen beispielsweise im E-Mail-Marketing.

ERP-Software für KMUs

Ein digitales Enterprise Resource Planning (ERP) ist heutzutage ein weiteres Muss für ambitionierte KMUs. ERP-Systeme werden gern als die ‚All-in-One-Lösungen‚ der Betriebswirtschaft bezeichnet. Folglich haben sie ein besonders hohes Potenzial für eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Keine andere Software verknüpft Fachbereiche eines Unternehmens auf einem so hohen Level. Trotzdem sind gute ERP-Lösungen sehr benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet.

Document Management Software (DMS) für KMUs

DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung digitalisierter Dokumente. Es ermöglicht eine zentrale Speicherung und Nutzung aller wichtigen Schriftstücke eines Unternehmens. Da bereits in den kleinsten Unternehmen täglich ein großes Aufkommen an Dokumenten vorherrscht, ist eine passende DMS äußerst nutzbringend für KMUs. Es gestaltet dokumentarische Abläufe effizienter und transparenter und erleichtert die Zusammenarbeit.

Chancen für kleine und mittelständische Unternehmen durch Software-Lösungen

Die Nutzung von Unternehmenssoftware bietet für KMUs viele Chancen. Wir haben eine Übersicht für Sie zusammengestellt:

  • höheres Maß der Automatisierung von Prozessen
  • Steigerung der Produktivität
  • Kostensenkung und Zeitersparnis
  • personalisierter Kundenservice erhöht Kundenzufriedenheit
  • Umsatzwachstum durch effizientere Prozesse
  • Zusammenarbeit von Fachbereichen angeregt
  • Transparenz der Prozesse wird verbessert

Die Herausforderungen meistern – Tipps zur Umsetzung

Neben den zahlreichen Vorteilen von ERP- und CRM-Lösungen ergeben sich dennoch Herausforderungen, die es bei der Umsetzung zu meistern gilt. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Tipps und Anregungen:

  • Expertisen einholen
  • umfassende Analyse der Unternehmenssituation und des Umfelds
  • gründliche Analyse der Angebote am Markt
  • klare Erfolgskriterien für die Umsetzung definieren
  • Mitarbeiter kontinuierlich einbeziehen
  • transparente Zielvorgaben durch das Top-Management
  • keine ‚Hauruckaktion‘ – Schritt für Schritt zur optimalen Lösung

Unternehmenssoftware für KMUs – besser früh als spät

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