Daten und Informationen sind von großer Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Sie dienen als wichtige Entscheidungsgrundlagen und sind daher das „Erdöl der Zukunft“.
Es reicht jedoch nicht aus, dass Informationen theoretisch abgerufen werden können. Mitarbeiter müssen die benötigten Daten auch schnell und einfach finden können. Daher spielen Suchfunktionen, wie z.B. die Volltextsuche, eine wichtige Rolle bei der digitalen Dokumentenverwaltung.
Was ist eine Volltextsuche?
Die Volltextsuche ist ein Verfahren zur Informationssuche, das in Computerprogrammen oder Datenbanken angewandt wird. Man versteht darunter das Auffinden einer Zeichenfolge, eines Wortes oder einer Wortgruppe in Textinhalten, Dokumente oder Datenbanken.
Bei der Volltextsuche wird den gesamte Textinhalt eines Dokuments oder einer Datenbank durchsucht. Es werden nicht nur Meta-Daten durchsucht, sondern alle Wörter in die Suche mit einbezogen.
Volltextsuche ist ein wichtiger Bestandteil der Informationsrecherche in der digitalen Welt. Das Verfahren ist weit verbreitet und beispielsweise in Suchmaschinen, Dokumentenmanagementsystemen und Content-Management-Systemen genutzt. Der Vorteil ist eine präzisere Suche von Dokumenten und Daten, weil so nicht nur Dateinamen, sondern auch der gesamte Inhalt der Dokumente auf den Suchbegriff hin untersucht wird.
Volltextsuche in Dokumentenmanagementsystemen
Die Volltextsuche ist eine besonders nützliche Funktion in Dokumentenmanagementsystemen (kurz: DMS). Ein DMS dient der zentralen Verwaltung von Dokumenten und ist somit Dreh- und Angelpunkt für wichtige Informationen in Unternehmen.
Jedes Dokument, was im DMS abgespeichert wird, wird per Volltext (OCR-Erkennung) erkannt. Das heißt: Ich kann nach Wörtern suchen und das DMS wird mir alle Dokumente anzeigen, in denen die gesuchten Wörter vorkommen. Der Vorteil ist, dass Dokumente viel schneller aufgefunden werden können im Vergleich zu einer Suche innerhalb der Ordner-Struktur auf einem Laufwerk.
Mit Hilfe der Volltextsuche lässt sich nicht nur nach Dokumenten, sondern auch nach Bildern, Videos und anderen Dateiformaten suchen.
Die Volltextsuche eignet sich insbesondere dann, wenn ich nicht weiß,
- in welchem Ordner das gesuchte Dokument abgelegt ist oder
- ich nicht weiß, in welchem Dokument die Information zu finden ist, die ich suche.
Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen ist im Projektgeschäft tätig. Ein Mitarbeiter möchte sich alle relevanten Dokumente zum Kundenprojekt ABC anzeigen lassen. Dann kann er über die Volltextsuche den Namen eines Projektes, „Kundenprojekt ABC“, in die Suche eingeben und es werden ihm alle Dokumente angezeigt, die zu dem Projekt gehören.
Die Informationsflut bändigen – Filter für die Volltextsuche im DMS
Unser Plädoyer für einen maximalen Datenfluss bietet auch Nachteile. So ist es naheliegend, dass eine umfangreiche Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem je nach Suchbegriff eine gewaltige Masse an Treffern liefern wird.
Hier kommen Filteroptionen ins Spiel, mit denen sich die Summe der ausgespielten Treffer gezielt auf die wesentlichen reduzieren lässt. Beispielsweise können hier Suchparameter wie letztes Änderungsdatum einer Datei oder deren Urheber für mehr Übersicht sorgen.
So schützen Sie sensible Daten – Zugriffsrechte einschränken
Leicht auffindbare und stets verfügbare Daten mögen viele Prozesse in Unternehmen beschleunigen. Beide Aspekte stellen mit Blick auf den Datenschutz oder interne Betriebsgeheimnisse aber auch ein Problem dar.
Eine einfache Lösung im DMS sind individuelle Zugriffsrechte. Hierdurch können Unternehmer jedem einzelnen Mitarbeiter bestimmte Rechte zuweisen. Dadurch kann der Zugriff auf bestimmte Daten beispielsweise einer klar definierten Mitarbeitergruppe vorbehalten bleiben.
Ebenso ist es möglich, dass der Dateizugriff eingeschränkt werden kann. Dokumente können so von bestimmten Nutzern gelesen, aber nicht bearbeitet werden können. Die Verwaltungsmöglichkeiten rund um Zugriffsrechte sind vielfältig und ergänzen die Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem sinnvoll.
Fazit
Die Volltextsuche ist ein Suchverfahren, bei dem in einer Datenbank befindlichen Wörter auf den Suchbegriff hin untersucht werden. Die Volltextsuche ist ein zentrale Funktion in Dokumentenmanagementsystemen. Insbesondere für Unternehmen stellt dies eine effiziente Methode dar, wichtige Informationen in sekundenschnelle abrufen zu können.
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