Rechnungseingang mit Rechnungsprüfung
Digitalisierung

23. Januar 2019 1726 Aufrufe

Rechnungseingang mit Rechnungsprüfung

In vielen Betrieben ist der Rechnungseingang noch nicht so digitalisiert, wie er sein sollte. Denn Eingangsrechnungen können nicht einfach bezahlt und gebucht werden. Vorher gehen sie durch mehrere Hände, weil sie geprüft, genehmigt und zur Zahlung freigegeben werden müssen.

Das wäre ja einfach, wenn nicht immer unterschiedliche Personen verantwortlich wären. Doch Rettung naht – Software, die Ihnen den Prüf- und Freigabeprozess dramatisch erleichtert.

Dieser Beitrag untersucht, wie der Prozess im Rechnungseingang aussieht und welche Vorteile Ihnen ein digitales Rechnungseingangsbuch bringt.

Der Inhalt unseres Artikels:

  1. Rechnungsprüfung – ein komplizierter Prozess
  2. Prüf- und Genehmigungsworkflows in der Software
  3. Rechnungen abweisen oder zurückstellen
  4. Immer wissen, wo eine Rechnung gerade ist
  5. Automatische Prüfung wiederkehrender Rechnungen
  6. Digitales Rechnungseingangsbuch – Vorteile
  7. Rechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch schicken
  8. Die Praxis der digitalen Rechnungsbearbeitung
  9. Eingebettet in den Gesamtprozess

Rechnungsprüfung – ein komplizierter Prozess

Betrachten wir einige Beispiele:

  • Büromaterial wird von der Sekretärin bestellt. Diese ist somit auch für die sachliche Prüfung der Rechnung verantwortlich. Die Zahlungsfreigabe wiederum erledigt ihr Chef.
  • Neue Laptops bestellt der IT-Adminstrator. Beträge bis 10.000 Euro kann sein Abteilungsleiter freigeben. Höhere Beträge müssen von einem Geschäftsführer gegengezeichnet werden.
  • Die Personalabteilung bucht Seminare für unterschiedliche Beschäftigte. Zuständig für die Zahlungsfreigabe ist immer der Abteilungsleiter des Seminarteilnehmers.
  • Neue Dienstwagen werden vom Flottenmanagement angeschafft. Dieses kann prüfen, ob die Rechnungen sachlich in Ordnung sind, aber die Freigabe ist Angelegenheit des Geschäftsführers.

Die Komplexität und Vielfalt der Prüf- und Genehmigungsverfahren bremst immer wieder die Digitalisierung des Rechnungseingangs aus. Die Folge: Viel manueller Aufwand für alle Beteiligten, Rechnungen bleiben in der Urlaubszeit zu lange unbezahlt liegen, Skonto-Fristen verstreichen.

Manchmal unterlaufen sogar Flüchtigkeitsfehler, zum Beispiel, wenn sich der Chef nach einer längeren Dienstreise durch einen Berg von Unterschriftsmappen kämpfen muss.

Prüf- und Genehmigungsworkflows in der Software

Software für die elektronische Rechnungsbearbeitung hat in der letzten Zeit große Fortschritte gemacht.

Inzwischen bietet beispielsweise Scopevisio konfigurierbare Prüf- und Genehmigungsworkflows für Eingangsrechnungen an, die unterschiedliche Szenarien abdecken. Das funktioniert wie folgt:

Anwender können in der Software Regeln für den Rechnungseingang festlegen. Anhand dieser Regeln erkennt Scopevisio, was im vorliegenden Fall zu tun ist.

Für jeden Rechnungseingang der richtige Workflow

Beim Hochladen einer Eingangsrechnung wird diese in das digitale Rechnungseingangsbuch gelegt. Gleichzeitig erkennt die Software dank OCR-Technik den Rechnungssteller, die Referenz und weitere relevante Details.

Die von Ihnen eingestellten Regeln ordnen daraufhin jede Rechnung dem jeweils passenden Workflow zu. Der zuständige Bearbeiter bekommt sie in seinen digitalen Eingangskorb. Ganz gleich, ob er im Büro sitzt oder in einem Hotelzimmer in Yokohama, er kann die Rechnung direkt prüfen und mit einem Klick ihre sachliche Richtigkeit feststellen.

Automatisiert wird die Rechnung an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet. Dieser erledigt die Freigabe ebenfalls unabhängig von Ort und Zeit, denn das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio gibt es auch als mobile App.

Sobald er seinen Haken gesetzt hat, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, die sich um Zahlung und Buchung kümmert.

Übrigens: Wenn ein Verantwortlicher in den Urlaub geht, kann die Verantwortlichkeit so lange auch an einen im System hinterlegten Stellvertreter abgegeben werden. Oder es kann auch eine ganze Abteilung als Verantwortlicher bestimmt werden.

Rechnungen abweisen oder zurückstellen

Eine Prüfung wäre unnötig, wenn immer alles so glatt verliefe. In der Praxis ist aber leider nicht jede Rechnung in Ordnung.

Es kommt vor, dass eine Lieferung fehlerhaft oder unvollständig war. Oder dass der verkehrte Mehrwertsteuersatz berechnet wurde. Oder dass die Rechnung höher ist als vereinbart. In diesen Fällen müssen Rechnungen bis zur Klärung der Angelegenheit zurückgestellt werden.

Scopevisio hat die häufigsten Fälle in seinen Rechnungsprüfungs-Prozessen bereits abgebildet.

Der Prüfer kann also mit einem einfachen Mausklick angeben, was mit der Rechnung geschehen soll und warum. Zum Beispiel kann er festlegen, dass eine Zahlung zurückgestellt oder nur teilweise freigegeben werden soll, und dazu eine passende Begründung auswählen.

Freigabeworkflow

Immer wissen, wo eine Rechnung gerade ist

Angenommen, eine Rechnung wurde zurückgestellt, weil der Betrag in Klärung ist. Der Lieferant ruft an und möchte wissen, was mit seiner Rechnung passiert.

Aufgrund der Statusangaben können Sie erkennen, bei welchem Bearbeiter die Rechnung „festhängt“ und aus welchem Grund. Sie können dem Lieferanten Auskunft geben und gegebenenfalls auch beim verantwortlichen Bearbeiter nachhören, wie der Stand der Dinge ist.

Das aufwändige Suchen nach Belegen oder interne Nachfragen können Sie sich in Zukunft sparen. Durch den digitalisierten Rechnungsdurchlauf sind jederzeit alle relevanten Informationen im Rechnungseingangsbuch dokumentiert.

Manche Rechnungen kehren immer wieder. Angenommen, Sie bestellen jeden Monat bei demselben Getränkelieferanten vierzig Kästen Mineralwasser für die Belegschaft. Da wäre es übertrieben, jedesmal einen kompletten Prüf- und Genehmigungsworkflow zu durchlaufen.

Das Regelwerk des Rechnungseingangsbuchs von Scopevisio ermöglicht Ihnen, Prüfungen wiederkehrender Rechnungen automatisiert vorzunehmen. Das kann sich auf die sachliche Prüfung beziehen oder auch zusätzlich auf die Zahlungsfreigabe. Um die automatische Prüfung möglichst sicher zu gestalten, können Sie im Regelwerk festlegen, welche Parameter die Rechnung erfüllen muss, um dergestalt automatisch „durchgewunken“ zu werden.

Rechnung bearbeiten

Digitales Rechnungseingangsbuch – Vorteile

Die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung liegen auf der Hand. Wir fassen sie noch einmal zusammen.

  • Rechnungen werden digital enorm schnell erfasst, geprüft und genehmigt, denn die Weitergabe erfolgt elektronisch und die Bearbeitung erfolgt zeit- und ortsunabhängig.
  • Sie können aufgrund dieser Schnelligkeit Skonto besser ausnutzen. Davon profitiert Ihr Cash Management.
  • Mehr Termintreue bei den Zahlungen stärkt Ihre Reputation bei den Lieferanten und kann sich günstig auf Ihre Bonitätsbewertungen auswirken.
  • Sie haben absolute Transparenz, wissen immer, welchen Status eine Rechnung hat und von welchem Verantwortlichen sie gerade bearbeitet wird.
  • Sie haben einen klaren, gesicherten, nachvollziehbaren und dokumentierten Prozess mit eindeutigen Zuständigkeiten. Dieser Prozess kann manuell nur von einem Administrator geändert werden.
  • Ein hohes Maß an Automatisierungen erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern manuelle Arbeit.
  • Laut einer Studie von Billentis kostet die Bearbeitung von papiergebundenen Rechnungen rund 17 Euro pro Stück, das digitale Verfahren kostet nur einen Bruchteil!
  • Die standardisierten Workflows, die Dokumentation aller Vorgänge rund um die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die revisionssichere Archivierung der Belege erfüllen die Anforderungen der GoBD.
  • Fehlerquellen werden eliminiert, zeitraubende Nachfragen oder die Suche nach Belegen erübrigen sich.
  • Sie haben einen durchgängigen, standardisierten Prozess vom Rechnungseingang bis hin zur Buchung und Zahlung der Rechnungen.
  • Bei all dem sind die Prüfungsworkflows hochgradig konfigurierbar und können alle in Ihrem Unternehmen auftretenden Szenarien abbilden.
  • Im Rechnungseingang können die Rechnungen auch automatisch zu Dimensionen zugeordnet werden.
  • Ihre Mitarbeiter werden entlastet, Überstunden abgebaut. Durch die hohe Effizienz der Bearbeitung können Sie mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bewältigen.

…und noch mehr Vorteile:

Unsere Produktmanagement-Expertin Hadya Eisfeld beschreibt in einem weiteren Beitrag aus ihrer Sicht, wie Sie von dem neuen Rechnungseingangsbuch profitieren können, indem Sie:

  1. Zeit und Kosten sparen
  2. Liquidität verbessern
  3. Upload von Rechnungen vereinfachen
  4. Flexibel und mobil arbeiten
  5. Sicherheit, Transparenz und GoBD-Konformität gewährleisten

Mehr darüber finden Sie im Beitrag „Das neue Rechnungseingangsbuch – 5 Vorteile.“

Rechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch schicken

Eine praktische Sache: Ihre Software sendet Eingangsrechnungen automatisch in Ihr Rechnungseingangsbuch. Wie das? Indem Sie sogenannte E-Mail-Agenten für Ihre Lieferanten anlegen. Keine Sorge, damit ist weder James Bond noch die NSA gemeint. Es handelt sich einfach um spezielle E-Mail-Adressen, die so konfiguriert sind, dass Ihre Software weiß: „Aha, die Anhänge einer Mail von diesem Absender lege ich in den Rechnungseingang.“

Email

Wenn Sie viele Lieferanten haben, müssen Sie diese nicht mühsam separat anschreiben. Sie können einfach eine Kampagne aufsetzen, die Ihren Lieferanten das neue Verfahren erklärt und die neue E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungseingang mitteilt. Weiteres lesen Sie hier.

Die Praxis der digitalen Rechnungsbearbeitung

Wie funktioniert die Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen in einer modernen Software? 

Im neuen Rechnungseingangsbuch von Scopevisio definieren Sie beliebig viele Freigabeprozesse. Zum Beispiel für einzelne Abteilungen wie Einkauf, IT, Vertrieb und andere mehr. Die einzelnen Freigabeprozesse wiederum können Sie mehrstufig gestalten, jeweils mit den passenden Verantwortlichkeiten. Mehr noch: Sie können dabei direkt die passende Kostendimension ansprechen. Und eventuell fehlende Adressen zieht die Software direkt aus der Creditreform-Datenbank.

Wenn der verantwortliche Bearbeiter auf Reisen ist, kann er Rechnungen auch über eine mobile App freizeichnen oder zurückstellen. Das spart Zeit und ist voll GoBD-konform. Denn Scopevisio protokolliert im Hintergrund alle Vorgänge lückenlos, transparent und nachvollziehbar.

Tablet
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Eingebettet in den Gesamtprozess

Rechnungseingang, Ausgangsrechnungen, Banking, das Buchen aus Kontoauszügen – alle diese Prozesse Ihres Rechnungswesens lassen sich mit Scopevisio effizient und größtenteils automatisiert bewältigen. Ihre individuellen Einstellungen und Bearbeitungsregeln konfigurieren Sie ohne Programmierkenntnisse auf einer intuitiven und logischen Benutzeroberfläche. Sie nutzen die Vorteile der Digitalisierung durchgängig im gesamten Unternehmen.

Fazit

In Scopevisio können Sie auch komplexe, mehrstufige Prüfungs- und Genehmigungsprozesse für Ihren Rechnungseingang einfach und sicher anlegen. Die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen erspart Ihnen manuelle Arbeit und Kosten. Standardisierte Abläufe und Automatisierungen machen die Rechnungsbearbeitung schnell und sicher wie nie.

Die Vorgänge sind transparent, nachvollziehbar und systemseitig dokumentiert. So sind Sie jederzeit auf dem Laufenden und erfüllen zugleich die Anforderungen der GoBD.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie von der Digitalisierung profitieren.

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