Die Reisekostenabrechnung ist für viele ein Graus. Belege zusammensuchen (wo waren die Parkquittungen noch gleich?), Excel-Vorlagen ausfüllen, Spesen aufaddieren, mit der Buchhaltung diskutieren.
Geschäftsreisende werden dadurch frustriert und verlieren viel Zeit. Die Buchhaltung muss hinter Belegen her telefonieren und quält sich mit Abrechnungen, die nicht regelkonform sind.
Das Freizeichnen der Abrechnung dauert lange, weil die Entscheider viel unterwegs sind. Die Folge: Bis zur Erstattung der Reisekosten dauert es eine kleine Ewigkeit.
Wie funktioniert eine Reisekosten-App?
Reisende haben immer ein Smartphone oder Tablet dabei. Was liegt näher, als die Reisekosten gleich vor Ort mit einer mobilen Reisekosten-App abzurechnen? Das funktioniert wie folgt:
- Ihre Firma legt Ihnen ein Benutzerkonto mit Ihren Stammdaten an.
- In dieses Konto loggen Sie sich ein.
- In der App legen Sie Ihre neue Dienstreise mit einem Klick an.
- Papierbelege, die unterwegs anfallen, fotografieren Sie mit dem Smartphone ab.
- Die Belege werden automatisch in die App übertragen.
- Auch elektronische Belege, wie zum Beispiel Bahntickets laden Sie schnell in die App hoch.
- Sie haken die Spesen-Kategorie an.
- Die Ausgaben werden direkt im Reisekostensystem verarbeitet.
- Die Reisekostenabrechnung durchläuft den in Ihrem Unternehmen üblichen Genehmigungsworkflow.
- Nach Freizeichnung wird die Abrechnung vorkontiert an die Buchhaltung übergeben.
- Ihre unternehmensspezifischen Buchungsregeln automatisieren den Buchungsprozess.
- Die Reisekostenerstattung wird automatisiert mit dem nächsten Zahlungslauf vorgenommen.
Moment! Die Punkte 10 bis 12 haben doch gar nichts mit einer Reisekosten-Anwendung zu tun. Oder vielleicht doch?
Im Idealfall ist Ihre Reisekosten-App in Ihre Unternehmenssoftware integriert. Sei es über eine Schnittstelle oder, besser noch, als Teil eines umfassenden ERP-Systems wie zum Beispiel Scopevisio.
Welche Vorteile haben Sie davon?
Nun zu den versprochenen Vorteilen. (Testen Sie sich selbst: Welche sind Ihnen bereits eingefallen?)
Vorteil 1: Keine Zettelwirtschaft mehr
Sobald Sie Ihre Belege mobil einscannen oder fotografieren, sind diese erfasst. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass wichtige Belege verlorengehen oder beschädigt werden. Auch das Ordnen der Belege entfällt.
Vorteil 2: Fehlerfrei, ohne etwas nachschlagen zu müssen
Der App unterlaufen keine Rechenfehler. Sie kennt die aktuellen Sätze für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen. Diese müssen Sie nie wieder nachschlagen! Anhand von Plausibilitätsprüfungen erkennt die Reisekosten-Software, wenn Angaben nicht stimmig sind. Sie bezieht eventuelle Reisekosten-Vorschüsse in die Abrechnung ein.
Vorteil 3: Null Erfassungsaufwand
Sie brauchen keine Zahlen einzutippen, weil die App Belege automatisch auslesen kann. Sie verfügt über eine leistungsfähige Volltexterkennung und übernimmt Preise, Mehrwertsteuerbeträge und Datumsangaben automatisch ins Reisekostenformular. Übrigens haben auch Ihre Buchhalter keinen Erfassungsaufwand mit Ihrer Reisekostenabrechnung: Diese wird automatisch kontiert und vom System weiterverarbeitet.
Vorteil 4: Schnelle Genehmigung
Ganz gleich, ob Ihr Chef in Berlin oder in Burkina Faso sitzt: Er kann Ihre Abrechnung direkt freizeichnen, weil sie ihm digital übermittelt wird. Die Genehmigungsprozesse lassen sich individuell in der Software hinterlegen.
Vorteil 5: Keine Rückfragen
Rückfragen sind ein wahrer Zeiträuber, für die Kollegen in der HR-Abteilung ebenso wie für Sie. Die Reisekosten-App bereitet Ihre Reisekostenabrechnung perfekt auf, sodass keine Rückfragen mehr erforderlich sind. Kontrollmechanismen stellen sicher, dass alle Details richtig und nachvollziehbar sind.
Vorteil 6: Schnelle Erstattung
Reisekosten werden dank der digitalen Verarbeitung viel schneller erstattet.
Denn nicht nur Ihnen, sondern auch der Buchhaltung spart eine solche Anwendung viel Zeit und Arbeit. Digitale Prozesse und sinnvolle Automatisierungen sorgen für blitzschnelle Bearbeitung. Das gilt besonders, wenn die Reisekosten-App in Ihre Software für Rechnungswesen, Buchhaltung und Zahlungsverkehr integriert ist.
Vorteil 7: Rechtssicherheit und Datenschutz
Die zeitnahe Erfassung der Belege und die lückenlose Protokollierung der Reisekosten verbürgen . Denn eine Reisekosten-Software gilt als Nebensystem der Buchhaltung und ist daher an die GoBD gebunden. Alle steuerrechtlichen Bestimmungen sind in der Software berücksichtigt. Auch der Datenschutz ist weit besser als bei einer manuellen Reisekostenabrechnung. So kann Ihnen niemand über die Schulter sehen, wenn Sie Ihre Spesen abrechnen und die fertige Abrechnung ist ebenfalls vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Was tun, wenn Sie offline sind?
Eine Internetverbindung ist nicht unbedingt notwendig. Die Belegerfassung in der Reisekosten-App funktioniert auch offline. Nur die Übermittlung der Daten an Ihren Arbeitgeber muss dann eben warten, bis Sie wieder ein Netz haben.
Fazit
Belege abfotografieren, Aufwandskategorie anklicken, fertig. So erstellen Arbeitnehmer heute ganz nebenbei eine fehlerfreie, GoBD-konforme Reisekostenabrechnung.
Eine Reisekosten-App bringt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur Vorteile. Beide sparen sich manuellen Erfassungsaufwand, Fehlerquellen und viel Zeit durch die Digitalisierung. Diese zieht sich durch den gesamten Reisekostenprozess, von der Belegerfassung über die Abrechnung bis hin zur Erstattung.
