Unternehmenssteuerung: auf klarem Kurs zum Ziel

Wie sich ein Unternehmen entwickelt, hängt ganz entscheidend von der Unternehmenssteuerung ab. Doch was genau versteht man darunter und was haben Controlling und Business Intelligence damit zu tun?

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„Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden”. Dieses Zitat von Christian Morgenstern lässt sich durchaus auf den Businesskontext übertragen. Die Unternehmensleitung muss Ziele für die Entwicklung ihres Unternehmens festlegen. Sie muss Pläne erstellen, wie diese erreicht werden können und zu den Zielen hinsteuern.

Unternehmenssteuerung: Parallelen zur Seefahrt kann man ziehen.

Was versteht man unter Unternehmenssteuerung?

Unter Unternehmenssteuerung versteht man die die Planung, Umsetzung und Überprüfung von Maßnahmen, die dazu dienen, ein Unternehmen auf seine Ziele hin auszurichten. Dabei handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Die Unternehmenssteuerung ist eine betriebswirtschaftliche Aufgabe, die für jede Unternehmensgröße, für jede Branche und auch für Non-Profit Organisationen relevant ist.

Unternehmensziele: Fixpunkte der Unternehmenssteuerung

Die Unternehmenssteuerung ist grundsätzlich auf Ziele hin ausgerichtet. Geschäftsziele sind festgelegte Ziele, die ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchte. Unternehmensziele werden im Rahmen der Unternehmensplanung entwickelt.

Unternehmensziele sind unternehmensspezifisch. Zu den grundlegenden Unternehmenszielen zählen Existenzsicherung, Wachstum und Rentabilität.

Ziele können kurz- oder langfristig ausgerichtet (operative/strategische Ziele), sie können ökonomischer, ökologischer oder sozialer Art sein. 

Beispiele für Unternehmensziele

Ökonomisches Ziel:

  • Wir wollen unseren Gewinn bis zum Zeitpunkt x um y Prozent erhöhen.

Ökologisches Ziel:

  • Wir wollen in der Produktion die Abfallmenge bis zum Zeitpunkt x um y Prozent vermindern.

Soziales Ziel:

  • Wir wollen die Mitarbeiterzufriedenheit bis Ende x erhöhen.

Den Unternehmenszielen sind bestimmten Kennzahlen (z.B. Marktanteil, Umsatz, Gewinn) zugeordnet. So lässt sich messen, ob die Ziele erreicht wurden.

Warum ist Unternehmenssteuerung wichtig?

Zu den Kernaufgaben der Geschäftsführung zählt es, die Existenz des Unternehmens zu sichern und sein Wachstum zu fördern. Erreicht werden kann dies durch eine umsichtige und zielorientierte Unternehmenssteuerung.

Doch auch der Gesetzgeber hat Interesse daran, Insolvenzen zu vermeiden und Unternehmen zu erhalten. Deshalb verlangt er von Unternehmen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Ziel muss es sein, den Erhalt des Unternehmens zu sichern.

In diesem Zusammenhang sei die Insolvenzverschleppung genannt. So kann der Geschäftsführer einer GmbH mit seinem persönlichen Vermögen haftbar gemacht werden. Dies kann dann geschehen, wenn er bei Zahlungsunfähigkeit seines Unternehmens den Insolvenzantrag nicht bzw. nicht fristgerecht stellt.

Um die ständige Überwachung der Zahlungsfähigkeit zu erreichen und Risiken frühzeitig zu erkennen, braucht es ein professionelles Controlling.

Was hat Controlling mit Unternehmenssteuerung zu tun?

Unternehmenssteuerung und Controlling (engl. to control – steuern, regeln, überwachen) werden oft synonym gebaucht.

Strenggenommen arbeitet das Controlling aber der Unternehmenssteuerung zu. Es liefert die Datengrundlage, auf deren Basis die Geschäftsführung Entscheidungen trifft und das Unternehmen steuert.

Controlling dient der Entscheidungsunterstützung des Managements.

Die Übergänge zwischen Controlling und Unternehmenssteuerung sind jedoch fließend. In Startups sind beide Aufgaben oft Chefsache und werden von einer Person übernommen.

Was ist Controlling?

Unter Controlling versteht man die systematische Erfassung, Aufbereitung und Analyse von Daten, die für die Steuerung von unternehmerischen Aktivitäten erforderlich sind.

Im Controlling laufen Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, zum Beispiel aus der Finanzbuchhaltung, dem Rechnungswesen oder der Produktion. Das Controlling bietet einen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Es liefert Informationen, Analysen und Empfehlungen als Basis und Vorbereitung für unternehmerische Entscheidungen.

Dabei bezieht sich das operative Controlling sich auf die kurzfristige Planung Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen. Man spricht auch von Vertriebs-Controlling, Logistik-Controlling, Personal-Controlling oder weiteren Controlling-Arten.

Unternehmenssteuerung und Controlling

Das strategische Controlling hingegen ist auf die Steuerung der gesamten Unternehmensstrategie hin ausgerichtet und hat einen längerfristigen Horizont.

Was leistet die Buchhaltung für die Unternehmenssteuerung?

Steuerung kann vorlaufend (perspektiv), mitlaufend oder nachlaufend (retrospektiv) erfolgen. Betrachten wir die Bedeutung der Buchhaltung für die Unternehmensteuerung, handelt es sich um die nachlaufende Option. Daten aus der Buchhaltung sind grundsätzlich Vergangenheitsdaten.

Hinzu kommt, dass die Buchhaltung in erster Linie rechtliche (Stichwort GoBD) und steuerliche Gründe hat. Sie dient allenfalls in zweiter Linie betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen. Ein Unternehmen kann deshalb nicht allein auf Basis von Informationen aus der Buchhaltung gesteuert werden. Nichtsdestrotz liefert sie sehr wichtige Daten. Dennoch fängt Controlling eigentlich erst dort an, wo die Finanzbuchhaltung aufhört.

Beispiel Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Das leistet die BWA:

Die BWA zeigt das Ergebnis des letzten Geschäftsmonats an. Wird die Finanzplanung miteinbezogen, kann anhand von Ist und Soll-Werten ermittelt werden, ob sich Umsätze, Kosten und Erträge plangemäß entwickeln.

Das leistet die BWA nicht:

Die BWA kann keine Prognosen zum Beispiel zum Gewinn liefern. Sie kann auch keine Aussagen zum Erfolg einzelner Geschäftsbereiche oder Produkte (Renner/Penner) machen.

Planung und Prognosen

Unternehmenssteuerung ist zukunftsorientiert. Deshalb erstellt dass Controlling nicht nur Ist-Analysen, sondern auch Planungen (z.B. Liquiditätsplanung) und analysiert Plan-Ist-Abweichungen.

Generell hat im Controlling ein Verschiebung von vergangenheitsbezogenen hin zu vorausschauenden Methoden stattgefunden.

Berichte hatten früher eher dokumentierenden Charakter. Heute wird ist das Reporting viel stärker auf Prognosen hin ausgerichtet

Ein bedeutender Evolutionsschritt ist hier das sogenannte Predictive Planning. Dabei werden mathematische Modelle auf große Datenmengen angewendet, um Muster zu identifizieren und zukünftige Ergebnisse vorherzusagen.

Möglich macht dies die fortschreitende Digitalisierung – Stichwort Machine Learning. Moderne Systeme sollen mit Hilfe von KI künftig noch besser darin werden, Auffälligkeiten und Zusammenhänge selbst zu erkennen und automatisiert Simulationen und Prognosen zu liefern.

Welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf die Unternehmenssteuerung?

In Zeiten immer schnelleren Wandels brauchen Unternehmer für ihre Entscheidungen valide und belastbare Real-Time Daten.

Für diese Herausforderung bietet die Digitalisierung dem Controlling neue Möglichkeiten:

  • Standardisierung und Automatisierung von Controllingprozessen
  • Analyse riesiger Datenvolumen (Big Data)
  • Real-Time Data: Daten in Echtzeit (Cloud Computing)
  • Daten aus unternehmensübergreifenden Prozessen
  • Zuverlässigere Vorhersagen (Predictive Planning und Forecasting mit KI)

Die Unternehmensteuerung kann dank Digitalisierung heute schneller, flexibler, integrierter und vorausschauender sein.

Welche Software hilft bei der Steuerung eines Unternehmens?

Bei der Unternehmensteuerung und beim Controlling unterstützen sogenannte Business-Intelligence (BI)-Software und/oder ERP-Systeme. Mit Ihrer Hilfe können Sie den hohen Aufwand bei der Kennzahlen- und Datenaufbereitung enorm reduzieren.

BI und BI-Software

Unter dem Begriff Business Intelligence (dt. Geschäftsanalytik) fasst man Verfahren und Prozesse zusammen, die der Analyse von Unternehmensdaten dienen, um daraus Wissen zu generieren.

Unter Business Intelligence Software versteht man Softwareanwendungen, die dabei unterstützen, Unternehmensdaten zu sammeln, zu strukturieren und zu visualisieren. Das ist besonders hilfreich, wenn große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssten. Daten werden meist im einem sogenannten Data Warehouse gesammelt und mit Hilfe von Dashboards oder anderen Tools ausgewertet.

Die teuren und komplexen BI-Tools waren bislang vor allem IT-Experten, Datenanalysen und Controllern vorbehalten. Neue Möglichkeiten bieten heute sogenannte Self-Service-BI-Systeme. Mit ihrer Hilfe können Mitarbeiter auch ohne IT-Kenntnisse relevante Kennzahlen auf Knopfdruck abrufen. Self-Service BI macht datengetriebene Entscheidungen einfacher als je zuvor.

ERP-Systeme

Abgesehen von speziellen BI-Tools bieten auch ERP-Systeme meist Funktionen für das Controlling an. Enterprise-Recource-Planning (ERP)-Anwendungen sind ganzheitliche Systeme, das komplette Unternehmen in einer Software abbilden. Sie decken dabei verschiedene Bereiche wie beispielsweise Finanzen, Personal, Beschaffung und Vertrieb ab. Selbst wenn ERP-Systeme keine BI-Funktionen bereitstellen, sind sie eine zentrale und enorm wichtige Datenquelle für das Controlling.

Welche Kennzahlen sind wichtig für die Unternehmenssteuerung?

Ohne Kennzahlen kein Controlling. Kennzahlen (auch Key-Performance-Indicators oder KPIs genannt) sind die Basis für das Controlling.

Mit Hilfe von Kennzahlen werden zum Beispiel aussagekräftige Management-Reportings erstellt. Kennzahlen sind individuell und je nach Branchen und Unternehmen höchst unterschiedlich (z.B. Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote, Ausschussquote, etc.).

Folgende Kennzahlen gelten jedoch als besonders wichtig für KMU. Sie können aus der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt werden. Es handelt sich um historische Daten.

Liquidität

Die Liquidität ist eine der wichtigsten Kennzahlen in KMU. Denn klar ist: Wenn Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können, dann nützt auch die beste Auftragslage nichts.

Liquidität 1. Grades: Verhältnis von liquiden Mitteln zu kurzfristigen Verbindlichkeiten an (Richtwert: 10-30 Prozent).

Liquidität 2. Grades: Verhältnis von liquide Mitteln und kurzfristigen Forderungen zu kurzfristigen Verbindlichkeiten (möglichst 100 Prozent, um Zahlungsfähigkeit sicherzustellen)

Liquidität 3. Grades: Verhältnis von liquiden Mittel, kurzfristigen Forderungen und Vorräten im Verhältnis zu kurzfristigen Verbindlichkeiten (möglichst über 200 Prozent).

Cash-Flow

Differenz zwischen den Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer bestimmten Periode. Im Unterschied zum Gewinn werden beim Cashflow zahlungsunwirksame Erträge (z.B. Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen) nicht berücksichtigt.

Umsatzrendite

Anteil des Umsatzes, den ein Unternehmen als Gewinn erwirtschaftet. Eine Umsatzrendite von zum Beispiel 10% bedeutet, dass mit jedem umgesetzten Euro ein Gewinn von 10 Cent erwirtschaftet wurde. Je höher die Umsatzrendite, desto besser hat ein Unternehmen im Zeitvergleich gewirtschaftet.

Eigenkapitalquote

Die Eigenkapitalquote beschreibt das Verhältnis des Eigenkapitals zum Gesamtkapital eines Unternehmens. Der Eigenkapitalquote kommt vor allem bei der Bewertung eines Unternehmens eine große Rolle zu.

Meist erstellen Unternehmen Kennzahlensysteme oder greifen auf vorhandene zurück. Darin werden Controlling Kennzahlen in Beziehung zueinander gesetzt. Ein Beispiel für ein Kennzahlensystem ist die sogenannte Balanced Scorecard, die sich auf strategische Kennzahlen bezieht.

Welche Reports sind sinnvoll für die Unternehmenssteuerung?

In Berichtswesen (Reporting) werden Berichte, wie zum Beispiel Finanz- und Managementberichte erstellt, die der Unternehmenssteuerung dienen.

Zu den wichtigsten Finanzberichten zählen unter anderem:

Management Reportings sind ähnlich wie Kennzahlen individuell. Sie können ganz unterschiedliche Bereiche wie etwa Service (z.B. Kundenzufriedenheit), Sales (z.B. Umsatz pro Kunde) oder Personal (z.B. Fehlzeitquote) betreffen.

Meist werden die zugehörigen KPIs anschaulich in Diagrammen visualisiert oder in modernen Dashboards dargestellt. Daraus lassen sich ganze Unternehmenscockpits aufbauen. Deren Ziel ist es, Führungskräfte dabei zu unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen

Fazit

Damit ein Unternehmen auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht, müssen Entscheidungen datenbasiert getroffen werden. Existiert kein Controlling im Unternehmen, fallen Entscheidungen meist auf eingeschränkter Wissensbasis und nicht selten nach Bauchgefühl.

Erfolgreiche Unternehmen sind heute data-driven. Wichtig für die Unternehmenssteuerung ist es, die richtigen Daten, zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Form vorliegen zu haben.

Dies zu liefern, ist Aufgabe des Controllings. Das Controlling nutzt dafür BI-Software, die der Aufbereitung und Visualisierung von Daten dient. Benutzerfreundliche, visuelle Self-Service-BI-Tools ermöglichen es heute, Echtzeitdaten auf Knopfdruck ohne tiefergehende IT-Kenntnisse abzurufen. Dies ermöglicht eine effiziente Unternehmenssteuerung.

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Autor:in Sabine Jung-Elsen
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