Erfahrungen mit Scopevisio: Anwender berichten

Allgemein

24. September 2018 182 Aufrufe

Anwender, die eigentlich „nur“ nach einer Unternehmenssoftware gesucht haben, erfahren oft, dass Scopevisio die gesamte Prozesslandschaft von Grund auf optimiert. Drei Anwender aus unterschiedlichen Branchen berichten über Ihre Erfahrungen mit Scopevisio.

Scopevisio als branchenübergreifende Lösung

Da wäre zunächst die Saxess AG, die Software für das Beteiligungsmanagement entwickelt. Ihre Lösung wird von Kreditinstituten, Finanzdienstleistern und der öffentlichen Hand eingesetzt, um Beteiligungs-Portfolios zu managen.

Discovergy entwickelt und vertreibt intelligente Stromzähler für „Smart Metering“. Diese Geräte erfassen den Verbrauch detailliert in Echtzeit via Webportale und Apps. Das und die raffinierten Auswertungsmöglichkeiten ermöglicht Verbrauchern, den Strombedarf zu senken. Das Unternehmen hat rund 70 Mitarbeiter.

Die VIEWENTO GmbH schließlich ist ein Digitalmarketing-Spezialist, der eine zukunftsweisende Kundenansprache nach dem Digital-out-of-Home (DOOH)-Konzept realisiert. Dabei werden Videos, Werbebotschaften und relevante Inhalte werden per Monitor am Point of Sale im Handel platziert.

Alle drei Unternehmen machten die Erfahrung, dass Scopevisio mehr ist als eine Business Software: nämlich ein Digitalisierungs-Enabler.

Altsysteme stoßen an Grenzen

Wenn Unternehmen wachsen, zeigen sich die Lücken und Schwächen der Altsysteme. So benötigte Discovergy für ein Großkundenprojekt eine jahresübergreifende Finanzbuchhaltung, die mit den bisherigen „Bordmitteln“ nicht verfügbar war. Auf Anraten des Steuerberaters entschied man sich für Scopevisio, das nicht nur Geschäftsjahre flexibel abbildet, sondern auch Belege in einem mächtigen Dokumentenmanagementsystem revisionssicher speichert. Darüber hinaus ist dezentrale Collaboration für Discovergy wichtig.

Scopevisio Anwendererfahrung Discoverg

Ähnlich lagen die Dinge bei der Saxess AG, deren frühere Buchhaltungssoftware schon nach wenigen Jahren den gestiegenen Anforderungen nicht mehr genügte. Eine integrierte Lösung mit Anlagenbuchhaltung musste her. Neben dem Funktionsumfang sprach die intuitive Benutzerführung für Scopevisio. Überzeugend fand man bei Saxess auch, dass Scopevisio als Cloud-Lösung orts- und zeitunabhängig zur Verfügung steht.

Gute Erfahrungen mit Scopevisio machte auch VIEWENTO. Die zuvor genutzte ERP-Lösung konnte mit dem Wachstum und den komplizierter werdenden Prozessen nicht mehr Schritt halten. Als Unternehmen der Digitalwirtschaft wünschte man sich zudem eine Software, die ein komplett papierloses Arbeiten mit Echtzeit-Auswertungen und durchgängigen, transparenten Prozessen ermöglicht. Scopevisio, so der Gründer und Geschäftsführer Kay Schulz, erwies sich als „echter Digitalisierungs-Enabler“.

Erfahrungen mit Scopevisio als Digitalisierungs-Enabler

Scopevisio läuft in der Cloud. So sind die Anwendung und alle Daten von überall aus erreichbar – vorausgesetzt, der Anwender verfügt über ausreichende Berechtigungen. Die ausgeklügelten Berechtigungskonzepte der Software ermöglichen es, auch in Zeiten der DSGVO alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und trotzdem produktiv zu sein. An jedem Standort und zu jeder Zeit.

Cloud-Lösung für verteiltes und flexibles Arbeiten

Eher nebenbei machen Kundenunternehmen die Erfahrung, dass Scopevisio eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ermöglicht. Während der Elternzeit oder bei kranken Kindern können Nutzer von zuhause aus arbeiten. Da alles im System dokumentiert ist, entfallen langwierige Übergaben und Mitarbeiter können sich gleichsam die Klinke in die Hand geben. Der nächste Bearbeiter macht einfach dort weiter, wo sein Vorgänger aufgehört hat.

So hilft die Cloud beim Umsetzen einer modernen Arbeitsplatzstrategie, die ein wichtiger Faktor ist, um begehrte Fachkräfte an ein Unternehmen zu binden. Im Weiteren erfahren Sie, wie das Scopevisio Cloud-ERP die Transparenz in Kundenunternehmen steigert und Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt.

Papierloses Büro

Scopevisio bietet digitale und automatisierte Workflows, mit denen Unternehmen wirtschaftlicher und qualitätvoller arbeiten können. Ein Paradebeispiel dafür ist die digitale Erfassung, Verarbeitung und Buchung von Rechnungen.

VIEWENTO digitalisiert jetzt fast alle Belege. 90 Prozent der Rechnungen werden über eine spezielle E-Mail-Adresse direkt an das elektronische Rechnungseingangsbuch von Scopevisio gesendet.

Digitaler Rechnungseingang und smarte Buchführung

Im ERP-System von Scopevisio können Nutzer Regeln einrichten, die Belege automatisch richtig zuordnen. Digitale Eingangsrechnungen werden in einer speziellen Ablage im Dokumentenmanagementsystem Temwork-DMS gesammelt und mit einem elektronischen Eingangsstempel versehen. Von diesem Moment an dokumentiert die Software jeden Schritt, den die Belege durchlaufen – inklusive Zeitstempel und dem Benutzer, der die Verarbeitung vornimmt.

Soweit überhaupt ein Benutzer Hand anlegen muss. Das ist zum Beispiel bei der Genehmigung und Freigabe von Rechnungen der Fall. Da auch Zuständigkeiten in der Software hinterlegt sind, legt Scopevisio die Rechnung z. B. dem Abteilungsleiter in seinen elektronischen Eingangskorb. Sobald dieser seinen Prüfvermerk gesetzt hat, erhält auch schon der nächste Bearbeiter das digitale Dokument zur Freigabe.

Rechnungsdaten per OCR in die Buchung übernehmen

Bruchlos geht der Prozess in der Buchhaltung weiter. Schon beim Hochladen in Teamwork-DMS werden die wesentlichen Belegdaten per Volltexterkennung ausgelesen. Diese setzt Scopevisio nun in eine Buchungsmaske ein und die Software generiert einen Buchungsvorschlag. So können Rechnungen noch am Tag des Eingangs komplett verarbeitet werden.

Mittels elektronischer Kontoauszüge nimmt die clevere Buchhaltungssoftware von Scopevisio sogar Blindbuchungen vor. Denn das System erlaubt die Einrichtung von Buchungsregeln, die Kontobewegungen anhand von festgelegten Bedingungen automatisch kontieren. VIEWENTO lebt jetzt seinen Anspruch, ein Realtime-Unternehmen zu sein und die Saxess AG stellt fest, dass sie mit Scopevisio interne Prozesse durchgängig digitalisieren konnte.

Buchungsvorschläge mit hoher Präzision

Derselbe Workflow für die Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen funktioniert auch bei Discovergy, denn er ist individuell konfigurierbar. Discovergy-CFO Bernhard Seidl bescheinigt der Belegerfassung und den automatisch generierten Buchungsvorschlägen eine hohe Präzision. Kontrollieren und Freigeben, mehr muss er nicht tun. Wiederkehrende Posten erkennt das System automatisch und bucht sie gleich korrekt.

So konnte das Unternehmen Billing, Finanzbuchhaltung und Mahnwesen als einheitlichen Prozess auf Scopevisio abbilden und automatisieren. Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verwendet Discovergy die von Scopevisio gebotene Schnittstelle zur DATEV. Die bruchlose Kommunikation beider Systeme verhindert Doppelarbeiten und Zeitverluste bei den Abschlussarbeiten.

Den Kopf frei für Wesentliches

Julia Gontscharow, die Leiterin des Rechnungswesens der Saxess AG, lobt die Durchgängigkeit der automatisierten Verarbeitung von Belegen. Sie schildert die Erfahrungen mit Scopevisio so: „Routinetätigkeiten laufen bei uns zu 50 Prozent automatisiert ab. Belege scannen wir ein, das System lernt einmalig die Positionen sowie Debitoren und Kreditoren kennen und schlägt später dann automatisch eine Buchung vor. Ablage, Archivierung usw. macht das System ebenfalls automatisch. Auch das Banking funktioniert prima. Da müssen wir uns um nichts mehr kümmern außer die Zahlung freizugeben.“

Scopevisio Anwendererfahrung Saxess

Die Entlastung von manuellen Routinetätigkeiten bringe nicht nur Zeitgewinn, sondern mache auch den Kopf frei für Wesentliches, findet Julia Gontscharow: „Auch gedanklich ist es eine große Erleichterung, weil wir uns um vieles einfach nicht mehr kümmern müssen.“

Gute Erfahrungen mit mobilen Apps

Saxess machte auch mit mobilen Scopevisio-Apps gute Erfahrungen. Im mobilen Rechnungseingangsbuch konnten Vorstände auch von unterwegs Zahlungsfreigaben ohne Zeitverlust erteilen. Das frühere, papiergebundene Verfahren war dagegen fehleranfällig und langwierig und „bot ein nicht unerhebliches Konfliktpotenzial, wenn wir zu spät reagierten“, wie sich Julia Gontscharow erinnert. Früher wurden oft unter Zeitdruck Freigaben telefonisch eingeholt. Diese ließen sich anschließend nicht mehr einwandfrei nachvollziehen – problematisch für die Compliance.

Mehr als eine Ablage: Dokumentenmanagement Teamwork-DMS

Das Dokumentenmanagementsystem Teamwork-DMS ist ein zentrales Repository und eine Drehscheibe für Informationen in Unternehmen – auch Enterprise Content genannt.

Nutzer können Dateien über Ordner-Synchronisierung oder per Upload-Funktion in Teamwork hochladen. Alle Inhalte werden beim Hochladen analysiert und mit einer Volltext-Indizierung versehen. Dadurch wird erreicht, dass Nutzer Dokumente nicht nur anhand des Themas, Autors oder Dateinamens, sondern ganz einfach anhand von Suchbegriffen filtern können, die irgendwo im Inhalt vorkommen.

Vom System generierte Dokumente, wie Rechnungen, Angebote usw., werden ebenfalls in Teamwork hinterlegt – mit Verknüpfung zum Vorgang und kompletter Vorgangs-Historie.

Arbeitsdokumente können von mehreren Personen ortsunabhängig bearbeitet werden; die Versionierung verhindert Versionskonflikte. Verschiedene Arten von Freigaben und Berechtigungen und die Fähigkeit, Dokumente mit Kommentaren zu versehen, machen Teamwork zu einem Tool für die Online-Zusammenarbeit.

Das gilt auch für vertrauliche Inhalte. Selbst als Mitarbeiterportal oder für Personalakten und HR-Informationen wird Scopevisio Teamwork-DMS eingesetzt. Für mehr Transparenz werden Dokumente mit den zugehörigen Vorgängen, Personen, Projekten und Aufgaben verknüpft.

Scopen wie Googeln

Wissensmanagement in verteilten Organisationen ist fundamental und nur mit der Cloud zu lösen,“ weiß Bernhard Seidl aus Erfahrung. Mit Scopevisio fand er einen Cloud-Anbieter, der diesen Ansatz unternehmensweit unterstützt. Ein wichtiger Baustein des Wissensmanagements ist die intelligente Suche, bei Scopevisio „Scopen“ genannt.

Scopen ist so einfach wie Googeln. Nutzer geben einen Suchbegriff ein und erhalten systemweit alle damit zusammenhängenden Informationen, für die sie befugt sind: Dokumente, Belege, Buchungen, CRM-Daten, Aufgaben und E-Mail-Korrespondenz.

Informationen und Reporting

Wozu wäre eine durchgängige, konsistente unternehmensweite Datenbank gut, wenn man keine Auswertungen daraus ziehen könnte? Julia Gontscharow: „Wir können uns nun per Klick alle Informationen aus dem System ziehen, die wir brauchen, um unterschiedlichste Informationsbedürfnisse decken zu können, etwa Aufsichtsratssitzungen vorzubereiten, Reportings für den Vorstand erstellen und vieles mehr.“

Mehrere Anwender berichten über die Erfahrungen mit Scopevisio, dass komplexe Dokumentationen im Vergleich zu früher nur noch einen Bruchteil der Zeit verschlingen.

Scopevisio gibt Nutzern die Möglichkeit, auch die Business Intelligence Lösung von Microsoft, Power BI, in das ERP zu integrieren. Diese führt Daten aus dem ERP und aus weiteren, über Schnittstellen angebundenen Fremdlösungen zusammen. Die Echtzeit-Auswertungen können auf verschiedene Weise gefiltert und visualisiert werden. „Power BI zieht sich die Daten aus Scopevisio und der Call-Center-Lösung und liefert uns auf Knopfdruck Live-Reportings aller Art, zum Beispiel eine Live-BWA“, resümiert VIEWENTOs CFO Kay Schulz seine Erfahrungen mit Scopevisio.

Vertriebseffizienz um 15 Prozent steigern

Auch die Vertriebszahlen haben Mittelständler dank Scopevisio und Power BI besser im Griff. Scopevisio inkludiert einen strukturierten, auswertbaren und an die individuellen Kundenunternehmen anpassbaren, digitalen Vertriebsprozess. Dessen Effizienz wird durch Auswertungen mit oder ohne Power BI-Visualisierungen transparent gemacht.

Schulz berichtet, wie er mit Scopevisio die Vertriebseffizienz um rund 15 Prozent steigern konnte. Eine Halbtagskraft genügt ihm, um Rechnungen und Verträge von 1.500 Werbekunden zu verwalten.

Prozesse statt Silos

Da Scopevisio auch alle Prozesse von der ersten Kontaktaufnahme bis zur letzten Rechnung abdeckt, fallen die Schranken zwischen Abteilungen und Funktionen weg. Das Marketing ist keine Insel mehr, das Rechnungswesen keine „Black Box“. Der gesamte Betrieb profitiert davon, wenn Abläufe prozessorientiert organisiert werden und es keine „Informationsfürstentümer“ mehr gibt.

So können Absatzprognosen aus dem Vertriebsmodul von Scopevisio direkt in Finanz-Forecasts einfließen. Saxess beispielsweise plant, Informationen aus dem Marketing, wie etwa Abschlusswahrscheinlichkeiten, direkt in das Rechnungswesen einfließen zu lassen, um Forecasts zu präzisieren. Alle Abteilungen werden besser verzahnt und transparenter gemanagt.

Angenehmer Nebeneffekt: Im Hintergrund protokolliert Scopevisio alle Prozesse, sodass Anwender die Verfahrensdokumentation nach GoBD gleichsam frei Haus mitgeliefert bekommen.

Fremdsysteme einfach anbinden

Scopevisio verfügt über eine Schnittstelle (API) namens OpenScope, die Fremdsysteme einfach an das ERP „andocken“ kann. Das ist notwendig, weil Mittelständler häufig bereits Software im Einsatz haben, auf die sie auch in Zukunft nicht verzichten möchten. Damit daraus keine getrennten Daten-Silos entstehen, ist es wichtig, solche Lösungen in das Scopevisio ERP zu integrieren.

Discovergy verwaltet zum Beispiel seinen Kundenstammdaten und die Verbrauchsdaten in einem eigenen Admin-Portal und setzt im Vertrieb ein anderes CRM ein als das von Scopevisio. Über Openscope ließen sich die beiden Fremdsysteme problemlos anbinden. Der Mehrwert: Rechnungen erzeugt das Unternehmen weiterhin in seinem bewährten Altsystem; die Daten jedoch überträgt es ohne Medienbruch in Scopevisio, wo sie für die Buchhaltung und Auswertungen zur Verfügung stehen.

VIEWENTO wiederum möchte sein individuelles Warenwirtschaftssystem beibehalten. An diesem hängen auch ein Ticketsystem und eine Benutzerverwaltung mit Berechtigungen. Auch die bisher eingesetzte Call-Center-Software wird mithilfe von OpenScope bruchlos in das Gesamtkonzept integriert.

Migration innerhalb von vier Wochen

Dank der Cloud-Technologie lassen sich unternehmensspezifische und rollenspezifische Einstellungen an mehreren Standorten replizieren und konsistent ausrollen. Mit fundierter Kenntnis der Prozesse und der Software und innovativen Schulungsmethoden schaffen es die Berater, dass die Implementierung beim Kunden schnell und einfach vonstatten geht.

Die Fachberater vom Professional Service des Cloud-Unternehmens helfen Kunden, das Standard-ERP Scopevisio so zu konfigurieren, dass die Software dem Unternehmen auf den Leib geschneidert wird. VIEWENTO-CFO Schulz bringt seine Erfahrungen mit Scopevisio auf den Punkt: „Die Geschwindigkeit und Professionalität bei der Migration waren wirklich einzigartig“.

Fazit

Mittelständische Unternehmen berichten viel Positives über ihre Erfahrungen mit Scopevisio. Mit der integrierten Cloud-ERP-Software von Scopevisio bilden Unternehmen ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich und durchgängig ab, unabhängig von Standorten und Endgeräten. Die Software deckt als Komplettlösung verschiedene Unternehmensbereiche wie Marketing, Vertrieb, Finanzen und Controlling ab und integriert Geschäftsprozesse wie Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenmanagement in einer zentralen Lösung. Dabei setzt Scopevisio bereits heute auf den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz, um Unternehmensprozesse hochgradig zu automatisieren und zu vereinfachen.

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