Die E-Rechnung ist seit 2025 in Deutschland eingeführt und wird schrittweise verpflichtend. 2026 ist dabei ein Übergangsjahr: Empfangspflichten gelten bereits, die Versandpflicht folgt 2027. Wer jetzt Systeme und Prozesse anpasst, vermeidet Zeitdruck und Compliance-Risiken.
- Was ist bei der E-Rechnung 2026 zu beachten?
- E-Rechnungspflicht seit 2025: Sind Sie bereits gut aufgestellt?
- Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
- Für wen gilt die E-Rechnungspflicht nicht?
- Welche Formate sind erlaubt und welche nicht mehr?
- Wie nutzen Sie 2026 als Vorbereitungsjahr?
- Welche technischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen?
- Fazit: E-Rechung 2026 – kein Übergangsjahr zum Abwarten
Was ist bei der E-Rechnung 2026 zu beachten?
2026 ist kein Jahr neuer Pflichten, sondern ein Jahr der weiteren Vorbereitung. Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich schrittweise eingeführt. Die Übergangsfrist bedeutet: Bestimmte Regelungen gelten noch nicht für alle Unternehmen, treten aber künftig in Kraft.
Konkret sieht der Zeitplan so aus:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen auch ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle weiteren inländischen B2B-Unternehmen.
Beim Versand gilt 2026 also noch eine Übergangsregelung. Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden – bei PDF allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Für größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro beginnt die Versandpflicht ab 2027.
2026 liegt also genau zwischen zwei Pflichten und ist damit das ideale Zeitfenster, um Prozesse anzupassen, bevor der Druck steigt.
Ab 2028 sind Übergangsregelungen vollständig aufgehoben. Im B2B-Bereich gilt dann ausschließlich die E-Rechnung.
E-Rechnungspflicht seit 2025: Sind Sie bereits gut aufgestellt?
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht seit dem 1. Januar 2025 – ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen, das Rechnungen im B2B-Bereich erhält, muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig von Unternehmensgröße und Umsatz.
Konkret heißt das: Ihr System muss Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD technisch verarbeiten können. Ein simpler E-Mail-Eingang reicht nicht aus, wenn die Rechnung als strukturierte XML-Datei kommt. Wer hier noch Lücken hat, sollte diese 2026 schließen, bevor Lieferanten verstärkt auf E-Rechnungen umstellen.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Das betrifft einen Großteil des deutschen Mittelstands. Kleinere Unternehmen folgen ein Jahr später. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt die Ausstellungspflicht zum 1. Januar 2028.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht nicht?
Nicht jede Rechnung fällt unter die neuen Regeln. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich und greift nur bei inländischen Umsätzen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Folgende Fälle sind ausgenommen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise und vergleichbare Belege
- Bestimmte steuerfreie Leistungen (z. B. nach § 4 UStG)
Auch grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU sind von dieser Regelung nicht erfasst – hier gelten andere Vorschriften.
Fragen rund um das Thema E-Rechnung klären auch die FAQs des Bundesfinanzministeriums.
Welche Formate sind erlaubt und welche nicht mehr?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument in einem standardisierten Format – typischerweise XML. Nur so kann eine Buchhaltungssoftware die Daten automatisch auslesen und verarbeiten. Die beiden in Deutschland gängigen Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Beide müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein klassisches PDF – auch ein digital versendetes – erfüllt diese Anforderung nicht und gilt rechtlich nicht als E-Rechnung.
| Format | Typ | Besonderheit | Status |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML | Maschinenlesbar, kein visuelles Layout | Zulässig |
| ZUGFeRD (ab v2.0) | PDF + XML (hybrid) | Visuell lesbar & strukturiert | Zulässig |
| PDF ohne XML | Nur visuell | Keine strukturierten Daten | Nicht ausreichend |
| Word / Excel | Dokument | Kein standardisiertes Format | Nicht zulässig |
Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich ZUGFeRD: Das Format ist für Mensch und Maschine lesbar und lässt sich gut in bestehende Buchhaltungsprozesse integrieren.
Wie nutzen Sie 2026 als Vorbereitungsjahr?
2026 ist vor allem das Jahr, in dem Systeme und Abläufe auf Versandtauglichkeit überprüft werden sollten, bevor 2027 die allgemeine Pflicht gilt.
Das sollte bereits funktionieren:
- Lieferantenkommunikation: Wissen Ihre Lieferanten, welches Format Sie akzeptieren und erwarten?
- Rechnungseingang: Können E-Rechnungen bereits empfangen und verarbeitet werden? Falls nicht, handeln Sie nicht regelkonform und sollten baldmöglichst die Voraussetzungen dafür schaffen.
- Freigabeprozesse: Können Rechnungen ohne Medienbrüche digital freigegeben werden?
- Archivierung: E-Rechnungen müssen revisionssicher und im Originalformat – als ZUGFeRD oder XRechnung – archiviert werden.
Darum sollten Sie sich 2026 kümmern:
- Rechnungsausgang: In welchem Format stellen Sie heute Rechnungen aus? Ist Ihr System in der Lage, XRechnung oder ZUGFeRD automatisiert zu erzeugen?
Wer diese Fragen systematisch beantwortet, legt die Grundlage für eine spürbare Entlastung der Verwaltung, nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Welche technischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen?
Technisch geht es um zwei Kernfähigkeiten: E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen erzeugen. Beides setzt voraus, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Viele ältere Systeme können das nicht ohne Anpassung oder Erweiterung.
Zusätzlich zur Softwarefrage müssen Unternehmen folgende organisatorische Anforderungen erfüllen:
- Revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen im Originalformat
- GoBD-konforme Ablage, d. h. unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar
- Prozessdokumentation, die den Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Buchung beschreibt
Fazit: E-Rechung 2026 – kein Übergangsjahr zum Abwarten
Die E-Rechnung kommt – schrittweise, aber verbindlich. Wer die Empfangspflicht noch nicht erfüllt, handelt bereits heute nicht regelkonform. Wer die Ausstellungspflicht ab 2027 ignoriert, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
2026 ist das richtige Jahr, um Systeme zu prüfen, Prozesse anzupassen und Mitarbeitende vorzubereiten. Unternehmen, die jetzt handeln, werden die Umstellung nicht als Belastung erleben, sondern als Einstieg in effizientere Verwaltungsprozesse.
Mit Scopevisio erfüllten Sie die E-Rechnungspflicht umfassend: Sie verarbeiten E-Rechnungen automatisiert, erstellen E-Rechnungen mit wenigen Klicks im gewünschten Format und speichern Ihre Belege revisionssicher im intergrierten DMS/ECM. Warum auf Einzellösungen setzen, wenn es auch integriert geht? Sie sparen dadurch erheblich an Verwaltungsaufwand.
