Mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch zum papierlosen Büro

Das Papieraufkommen in der Verwaltung wurde deutlich reduziert. Mittlerweile treffen die Rechnungen der Lieferanten zu 98 Prozent digital ein und landen direkt im Scopevisio Rechnungseingangsbuch.

Auch der Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozess funktioniert inzwischen komplett digital. Dazu nutzen die sieben verantwortlichen Abteilungsleiter die App Scopevisio2Go. Darin sieht jede bzw. jeder nur die Rechnungen, für die sie bzw. er zuständig ist. „Die Usability von Scopevisio ist sehr gut und die Oberfläche übersichtlich gestaltet. Besonders die App ist intuitiv bedienbar“, so Kunzmann.

Alle Informationen sind nur einen Klick entfernt

Größter Vorteil ist laut Kunzmann die Möglichkeit, Daten und Auswertungen in Scopevisio auf Knopfdruck abrufen zu können. „Ich bin seit über zwanzig Jahren in der Hotellerie“, berichtet er. „Früher musste ich in die Buchhaltung gehen und um diesen oder jenen Bericht bitten. Auch wenn es nur um eine offene Posten-Liste ging, eine Kreditorenliste, den Mahnlauf– immer musste ich andere bemühen. Das ist heute anders. Ich habe die Software von Scopevisio von morgens bis abends geöffnet und kann mir alle gewünschten Informationen mit einem Klick selbst beschaffen. Das entlastet auch die Mitarbeitenden.“

Individuelle Konten

In Scopevisio dagegen kann die Buchhalterin von Kazawa auch eigene Konten anlegen. Das ist zum Beispiel vorteilhaft, wenn man wissen will, woher welche Umsätze kommen. Ein Erlöskonto allein reicht dann nicht.

Gerade Buchhaltungssoftware für Start-ups bietet oft nicht die Möglichkeit, individuelle Buchungskonten oder Unterkonten für bestehende Konten anzulegen.

Zahlen in Echtzeit abrufen

Wo stehen wir? Wie war der Vormonat? Antworten auf diese Fragen liefert Scopevisio dem General Manager auf Knopfdruck. Die Finanzübersicht zeigt ihm Umsätze, Kosten, Top-Kunden und Top-Lieferanten an. Auch Informationen zu Detailfragen wie etwa zum Wareneinsatz (Was ist wo hingelaufen?) oder zur Zahlungsmoral (Welche Kunden zahlen immer verzögert?) kann Kurzmann ganz einfach selbst recherchieren. Das ermöglicht es ihm, frühzeitig gegenzusteuern.

Berichte individuell anpassen

Ein weiterer Pluspunkt bei Scopevisio: die Möglichkeit, Standardberichte zu individualisieren. Einige Beispiele dafür:

• Anpassung der Berichtsstruktur und der angezeigten Kennzahlen
• Modifikation der Spalten in Berichten
• Auswahl und Filterung nach bestimmten Zeiträumen oder Konten
• Ergänzung um individuelle Auswertungen

DMS/EMC verbessert Zusammenarbeit

Im integrierten Dokumentenmanagementsystem speichert das Hotel nicht nur sämtliche Belege, sondern auch andere Dokumente wie zum Beispiel Verträge. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche darin einfach finden und gemeinsam bearbeiten, sofern Mitarbeitende die entsprechenden Rechte haben. Das Scopevisio DMS/ECM sorgt so für eine strukturierte und transparente Dokumentenverwaltung, was wiederum die Zusammenarbeit verbessert.