Mit Scopevisio Beschaffung Zeit sparen und Kosten senken

Die Scopevisio Beschaffung unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Entscheidend dafür ist der Überblick über den Bedarf, damit alle Aufträge bedient werden können. Ein wesentlicher Pluspunkt der Scopevisio Beschaffung ist die nahtlose Integration des Moduls in die Cloud Unternehmenssoftware der Scopevisio.

Vor diesen Herausforderungen stehen die Beteiligten

Die Beschaffung im Unternehmen ist keine Insel, sondern mit allen Unternehmensbereichen wie dem Verkauf und der Geschäftsführung verknüpft.

Die Mitarbeitenden haben in ihren jeweiligen Rollen unterschiedliche Anforderungen an die Beschaffung:

Der Verkäufer will seinem Kunden ein sicheres Lieferdatum nennen können. Er möchte dafür aber nicht lange recherchieren, denn dadurch geht ihm Zeit für die Neukundengewinnung verloren.

Der Einkäufer braucht einen schnellen und zuverlässigen Überblick über Aufträge und Bestände, um bedarfsgerecht zu bestellen.

Der Buchhalter benötigt Klarheit über Lieferungen und Leistungen, um Eingangsrechnungen zur Zahlung anweisen zu können. Darüber hinaus braucht der diese Informationen auch für die Umsatzsteuervoranmeldung.

Der Geschäftsführer will zuverlässig wissen, zu welchem Zeitpunkt er mit welchen Umsätzen rechnen kann.

Typische Probleme in der Beschaffung

Oft werden diese Herausforderungen aber auch heute noch mit suboptimalen Werkzeugen bewältigt. Manuelle Prozesse und Systembrüche prägen weiterhin den Arbeitsalltag. Die Folgen:

• Fehlender Gesamtüberblick über Aufträge und Bestände
• Ineffizienter Beschaffungsprozess durch Medienbrüche und aufwändige manuelle Tätigkeiten
• Zeitintensive Informationssuche in unterschiedlichen Abteilungen, getrennten Systemen oder an unterschiedlichen Ablageorten
• Fehlende Auskunftsfähigkeit, wenn Kolleg:innen nicht im Hause sind
• Hoher Arbeitsaufwand durch die Aggregation und Aufarbeitung von Daten

All dies kann negative Auswirkungen auf den Beschaffungsprozess haben, was wiederum dazu führen kann, dass benötigte Artikel fehlen und Umsätze nicht realisiert werden:

• Kunden beschweren sich wegen verstrichener Liefertermine.
• Kunden stornieren und bestellen bei der Konkurrenz.
• Die Kundenbindung schwindet.

Setzen Sie auf Software, die Ihre Beschaffungsprozesse optimiert! Scopevisio nimmt dem Einkauf manuelle Prozesse ab, minimiert die Fehleranfälligkeit und erhöht die Liefertermintreue.

Scopevisio Beschaffung als Teil eines Gesamtsystems

Die Scopevisio Beschaffung ist ein Modul der vollständig interierten ERP-Software von Scopevisio. Das hat den Vorteil, dass vor- und nachgelagerte Prozesse nahtlos mit der Beschaffung verbunden sind und die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Übertragung von Daten von einem System ins andere entfällt.

Silos werden aufgebrochen. Statt dessen werden Daten zentral in einem System gepflegt. So wird Datenkohärenz geschaffen und eine Echtzeitsynchronisation garantiert. So werden zum Beispiel Rechnungen Ihrer Lieferanten den eingehenden Lieferungen zugeordnet und automatisch sachlich geprüft. Hier zeigt sich der Vorteil der Integration von Beschaffung und Rechnungseingangsbuch.

Auftragssteuerung: Der Leitstand für Ihre Lieferfähigkeit

Das Ende der Auftragsterrier

Kennen Sie den Kollegen, der immer dafür sorgt, dass sein Auftrag zuerst rausgeht? Der laut genug ist, um die Aufmerksamkeit von Lager und Einkauf zu bekommen – während andere Aufträge liegenbleiben?

Mit der Scopevisio Auftragssteuerung brauchen Sie diese Person nicht mehr. Das System übernimmt die faire Verteilung – automatisch, transparent, nachvollziehbar.

Sehen, was wirklich verfügbar ist

1.000 Stück am Lager. Klingt gut. Aber wie viel davon ist bereits reserviert? Was wurde anderen Kunden versprochen – vor einer Minute, vor einer Stunde?

Die Auftragssteuerung zeigt Ihnen nicht den Lagerbestand. Sie zeigt Ihnen die Wahrheit: Was ist tatsächlich verfügbar, was ist bereits vergeben, was kommt noch rein.

Ein Blick genügt:

• Grün – Auftrag kann sofort ausgeliefert werden
• Gelb – Auftrag wartet auf eingehende Lieferung
• Rot – Ware muss noch bestellt werden

FIFO – fair und automatisch

Scopevisio verteilt Bestand und eingehende Ware nach dem First-in-First-out-Prinzip: Wer zuerst bestellt hat, wird zuerst bedient. Kein Durchboxen. Kein Vitamin B. Keine Diskussionen.

Und wenn es doch einen guten Grund gibt, die Reihenfolge zu ändern? Dann setzen Sie manuell eine Priorität. Bewusst, dokumentiert, nachvollziehbar – nicht weil jemand am lautesten geschrien hat.

Leitstand statt Einzelauftrag

Die meisten Systeme zeigen Ihnen einen Auftrag. Dann den nächsten. Dann den übernächsten. Sie hangeln sich durch.

Die Scopevisio Auftragssteuerung zeigt Ihnen alle Aufträge gleichzeitig – mit Bedarf und Bedarfsdeckern. Nicht als Liste zum Durchklicken, sondern als Leitstand:

• Welche Aufträge können heute raus?
• Wo fehlt noch Ware?
• Wann kommt die nächste Lieferung?

Vertrieb und Einkauf sehen dasselbe Bild. Keine Rückfragen, keine Missverständnisse, keine bösen Überraschungen beim Kunden.

Liefertermine, auf die Sie sich verlassen können

Weil das System in Echtzeit weiß, was reserviert ist und was reinkommt, kann es Liefertermine berechnen, die stimmen. Nicht „müsste klappen“, sondern „wird klappen“. Ihr Vertrieb kann dem Kunden einen Termin nennen – und ihn halten.

Die Prozesskette: Vom Auftrag bis zur Eingangsrechnung

Auftrag

In dem Moment, in dem Ihr Vertrieb einen Auftrag erfasst, passiert alles automatisch:

• Das System prüft die Verfügbarkeit
• Reserviert vorhandene Bestände
• Erzeugt sofort den Bestellvorschlag für fehlende Mengen

Kein Batch-Job. Keine Wartezeit. Ihr Einkauf sieht in Echtzeit, was bestellt werden muss – nicht morgen früh, sondern jetzt.

Unsere Grafik zum Prozessmodell stellt das wir folgt dar: In der Auftragssteuerung laufen alle erfassten Aufträge ein, die wiederum einen Bedarf an Artikeln erzeugen (unterer Teilprozess). Auf der Basis des Bedarfs werden vom System automatisierte Bestellvorschläge erzeugt.

Bestellvorschlag

Der Scopevisio Bestellvorschlag kombiniert automatisch:

Bedarf aus Aufträgen – Jeder Kundenauftrag erzeugt unmittelbar Bedarf. Was nicht am Lager liegt, erscheint als Bestellvorschlag.

Meldebestände – Unterschreitet ein Artikel den Meldebestand, schlägt das System die Auffüllung bis zum Maximalbestand vor.

Das Ergebnis: Sie bestellen genau das, was Sie brauchen – nicht zu viel, nicht zu wenig.

Kein Bestellvorschlag? Dann passt alles.

Das ist die eigentliche Stärke: Wenn die Liste leer ist, wissen Sie sofort – alle notwendigen Bestellungen sind bereits ausgelöst. Ihre Investitionen in Material und Ware sind getätigt. Sie können jeden offenen Auftrag erfüllen.

Keine komplexen Abfragen. Keine manuellen Einstellungen. Keine Unsicherheit.

Ein Blick genügt: Steht etwas auf der Liste, müssen Sie handeln. Steht nichts drauf, läuft alles nach Plan.

Bestellung

Den Bestellvorschlag kann der Anwender in eine Bestellung überführen, die er aus dem System heraus an den bevorzugten Lieferanten (Standardlieferant) versendet.

Die Bestellübersicht bietet Ihnen einen Überblick über sämtliche Bestellungen. Von hier aus können Sie in die einzelnen Bestellungen mit allen relevanten Daten wie Bestelldatum, Status, Mengenangaben und viele andere mehr abrufen.

Wareneingang

Wareneingänge laufen in Scopevisio stets gegen eine Bestellung. Der obere Teilprozess zeigt, wie die Wareneingänge in den Prozess der Auftragsabwicklung übergehen (Kommissionierung, Auslieferung, Abrechnung).

In der Übersicht zu den Wareneingängen sehen Sie, welche Lieferungen eingetroffen sind oder noch ausstehen.

Rechnungprüfung und Zahlung

Eingangsrechnungen werden im Rechnungseingangsbuch mit Bestellungen abgeglichen und teilautomatisiert weiterverarbeitet. Dadurch entfällt weitgehend die manuelle Prüfung, ob zur Rechnung Ihres Lieferanten die Ware entsprechend eingebucht wurde. Da dies automatisch erfolgt, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich um andere wichtige Dinge zu kümmern. Die Buchhaltung ist in der Lage, Skonto zu ziehen und Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Möglich ist dies, weil Scopevisio Beschaffung und Scopevisio Finanzen als Bestandteile der integrierten Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware sind.

Vorteile der Scopevisio Beschaffung

In Scopevisio wird Ihr Beschaffungsprozess durchgänige und konsistent abgebildet:

Auftrag → Bestellvorschlag → Bestellung → Wareneingang → Rechnungsprüfung

Weil alles in einem System läuft, kann Scopevisio automatisch prüfen, ob Bestellung, Lieferung und Rechnung zusammenpassen. Ihr Einkauf bestellt, Ihr Lager bucht ein, Ihre Buchhaltung zahlt – ohne Medienbrüche, ohne Rückfragen.

Sicherlich kennen Sie Fragen wie:

• Wer hat das bestellt?
• Wann wurde das bestellt?
• Haben wir das noch auf Lager?
• Wurde das bereits geliefert?

In der Vergangenheit bedeutete das lästiges Nachfragen im Einkauf oder Nachschauen im Lager. Mit Scopevisio sind diese Informationen für alle Berechtigten zentral auf Knopfdruck verfügbar. Für Sie bedeutet das endlich mehr Transparenz in der Beschaffung – und mehr Effizienz!

In Scopevisio sind Prozesse basierend auf erprobten Best Practices vorkonfiguriert. Für alle Beteiligten im Einkauf und Verkauf ergeben sich dadurch viele Vorteile.

• Ganzheitlicher Überblick über die gesamte Auftragslage
• Bedarfsgerechte Beschaffung auf der Basis von automatisierten Bestellvorschlägen
• Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kolleg:innen und Kunden durch Echtzeitdaten
• Zeitersparnis durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
• Verlässliche Liefertermine und erhöhte Kundenzufriedenheit

Funktionen der Scopevisio Beschaffung

Die Scopevisio Beschaffung wird kontinuierlich zu einer umfassenden Material- und Warenwirtschaft ausgebaut. Derzeit sind folgende Funktionen verfügbar:

Standorte und Lager

• Mehrere Standorte und Lager

Produkte

• Produktverwaltung mit Text, Bild, Verkaufspreisen
• Staffeleinkaufspreise und individuelle Preise
• Einheiten
• Mehrere Lieferanten und Preise pro Produkt
• Bevorzugter Lieferant pro Produkt

Lieferanten

• Lieferantenverwaltung mit Kontaktmanagement

Stücklisten

• Mehrstufige Stücklisten als Auftragsstücklisten

Aufträge

• Auftragserfassung
• Auftragssteuerung und Produktreservierung nach Wunschdatum und Priorität
• Automatische Vorbereitung der Kommissionierung/Auftragsfertigung nach Wunschdatum
• Liefertermine an Aufträge übertragen aus Bestand und eingehenden Lieferungen

Bestellungen

• Automatische Bestellvorschläge zur Bedarfsdeckung aus Auftrag oder Meldebestand
• Ausfertigung Bestellung und Versand dieser per Mail an Lieferanten

Wareneingang

• Buchung Wareneingang gegen Bestellung

Eingangsrechnungen

• Teilautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen dank der Integration der Beschaffung in Scopevisio Finanzen (Rechnungseingangsbuch)

Inventur

Fazit

Optimierte Beschaffung = zufriedene Kunden

Mit Scopevisio Beschaffung behalten Sie alle Daten im Blick und verschlanken und straffen gleichzeitig den Beschaffungsprozess. Beides trägt dazu bei, die Auftragsabwicklung zu optimieren, was schlussendlich die Kundenzufriedenheit erhöht.

Mehr Transparenz: Daten müssen nicht mehr in verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Lager) zusammengesucht werden. Statt dessen rufen Sie mit einem Klick Übersichten über Aufträge, Bestellungen und Wareneingänge auf.

Beschleunigte Prozesse: Beschaffungsprozesse werden in Kombination mit vor- und nachgelagerten Prozessen in einem integrierten System gelenkt und gestrafft.

So erreichen Sie durch Standardisierung, Automatisierung und Transparenz eine optimale Kundenzufriedenheit.