Ein ERP-System gilt oft das digitale Herzstück eines Unternehmens – von der Warenwirtschaft bis zur Buchhaltung läuft alles zusammen. Doch kein ERP arbeitet isoliert: Online-Shops müssen Bestellungen übertragen, Branchenlösungen Daten übergeben, Steuerberater Buchhaltungsinformationen erhalten. Ohne ERP-Schnittstellen funktioniert all dies nur mit großem Aufwand.
- Was sind Schnittstellen und warum sind sie für ERP-Systeme unverzichtbar?
- Schnittstellen in ERP-Lösungen – historisch betrachtet
- Welche Beispiele für ERP-Schnittstellen gibt es?
- Schnittstellentypen im Überblick: REST-API, EDI und CSV-Import
- Datenaustausch und API bei Scopevisio: Interview mit Andreas Kyrmegalos, Entwickler bei Scopevisio
- Fazit: Vernetzte Systeme schaffen Freiraum
Was sind Schnittstellen und warum sind sie für ERP-Systeme unverzichtbar?
Eine Schnittstelle (API – Application Programming Interface) ist eine technische Verbindung, über die verschiedene Softwareanwendungen Daten automatisch austauschen können.
APIs sorgen also dafür, dass der Austausch von Daten ohne manuelle Eingaben durch Mitarbeitende korrekt stattfindet. Die Schnittstelle fungiert vereinfacht gesagt als Dolmetscher zwischen Systemen, die unterschiedliche „Sprachen“ sprechen.
Für Enterprise Resource Planning (ERP) sind Schnittstellen unverzichtbar, weil moderne Unternehmen in der Regel mit einem Ökosystem an Softwarelösungen arbeiten. Zwar verwaltet das ERP-System zentral alle Stamm- und Bewegungsdaten, doch viele Daten entstehen oft außerhalb: im Online-Shop, bei Zahlungsdienstleistern oder in Systemen für Customer Relationship Management (CRM). Ohne automatisierte Schnittstellen bedeutet jeder Datentransfer manuelle Arbeit – mit allen damit verbundenen Risiken für Fehler und Zeitverlust.
Welchen Zweck haben ERP-Schnittstellen?
- Automatisierung: Synchronisieren Daten wie Bestellungen, Kundeninformationen und Lagerbestände in Echtzeit
- Eliminierung von Datensilos: Verknüpfen isolierte Systeme zu einer einheitlichen Informationsquelle
- Effizienzsteigerung: Reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquoten erheblich
Welche Arten von Schnittstellen gibt es?
- Echtzeit-Schnittstellen (APIs): Tauschen Daten sofort aus – etwa wenn eine Bestellung direkt ins ERP fließt
- Batch-Schnittstellen: Übertragen Daten zu festgelegten Zeiten in größeren Paketen, beispielsweise alle Zahlungseingänge des Tages
- Datei-basierte Schnittstellen: Arbeiten mit Export- und Importdateien (CSV, XML) und eignen sich für periodische Übertragungen
Schnittstellen in ERP-Lösungen – historisch betrachtet
ERP-Systeme hatten schon immer Schnittstellen, aber Art, Umfang und Flexibilität haben sich massiv weiterentwickelt.
Frühe ERP-Systeme (1970er-1990er): Die ersten Systeme hatten bereits Schnittstellen, da sie Daten mit anderen Systemen austauschen mussten – etwa mit Buchhaltungssoftware, Produktionsanlagen oder Lagerverwaltungssystemen. Diese Schnittstellen waren allerdings oft proprietär, starr programmiert und sehr aufwendig zu implementieren. Datenaustausch erfolgte häufig über Batch-Verarbeitung mit Dateien (CSV, EDI) oder direkte Datenbankzugriffe.
Moderne ERP-Systeme (ab 2000er): Mit der Verbreitung des Internets und Standardisierung kamen offenere, flexiblere Schnittstellen. REST-APIs, SOAP-Webservices und später moderne API-Architekturen machten Integration deutlich einfacher und schneller. Cloud-basierte ERP-Systeme haben Integration zur Kernfunktion gemacht – sie sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften einzufügen.
Der wesentliche Unterschied: Früher waren Schnittstellen eine technische Notwendigkeit, die individuell programmiert werden musste. Heute sind sie ein strategisches Feature mit standardisierten Protokollen, oft mit fertigen Konnektoren für gängige Systeme (CRM, E-Commerce, etc.) und Low-Code-Integrationsmöglichkeiten.
Welche Beispiele für ERP-Schnittstellen gibt es?
Online-Shop-Anbindung: Sobald ein Kunde bestellt, fließen alle Daten automatisch ins ERP. Das System prüft die Verfügbarkeit, bucht Ware aus und erstellt Lieferscheine sowie Rechnungen. Der Lagerbestand wird in Echtzeit synchronisiert – Kunden sehen die aktuelle Verfügbarkeit, Überverkäufe werden vermieden.
Zahlungsdienstleister: Payment-Schnittstellen verbinden Ihr ERP mit Dienstleistern wie PayPal oder Ihrer Bank. Zahlungseingänge werden automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet. Bei Online-Zahlungen wird der Auftrag sofort zur Auslieferung freigegeben, ohne manuelle Prüfung.
DATEV-Schnittstelle: Die für deutsche Unternehmen besonders relevante DATEV-Schnittstelle überträgt Buchhaltungsdaten verschlüsselt und automatisiert direkt zum Steuerberater.
Branchenspezifische Schnittstellen: Kassensysteme im Einzelhandel, EDI-Dienste im Großhandel, MES-Systeme in der Produktion oder Logistikdienstleister-Anbindungen automatisieren weitere branchenspezifische Prozesse.
Schnittstellentypen im Überblick: REST-API, EDI und CSV-Import
Die technische Umsetzung von Schnittstellen unterscheidet sich je nach Anforderung und Möglichkeiten der beteiligten Systeme:
| Schnittstellentyp | Funktionsweise | Vorteile | Nachteile | Typische Anwendung |
|---|---|---|---|---|
| REST-API | Webbasierte Echtzeitschnittstelle über HTTP | Schnelle Implementierung, standardisiert, echtzeitfähig | Erfordert stabile Internetverbindung | Online-Shops, Payment-Provider, Cloud-Services |
| EDI (Electronic Data Interchange) | Standardisierter Nachrichtenaustausch nach festen Formaten | Branchenstandard, strukturiert, rechtssicher | Komplex in der Einrichtung, oft teuer | B2B, Großhandel, Automotive |
| CSV/XML-Import | Datei-basierter Austausch über definierte Formate | Einfach, keine Internetverbindung nötig, universell | Manueller Aufwand, keine Echtzeit, fehleranfällig | Einmalige Datenübernahmen, Legacy-Systeme |
| SOAP-Webservice | XML-basiertes Protokoll für Datenübertragung | Hohe Sicherheit, gut dokumentiert | Technisch aufwendiger als REST | Banking, Versicherungen, Enterprise-Software |
| Middleware/iPaaS | Vermittlungsschicht zwischen verschiedenen Systemen | Verbindet verschiedene Protokolle, zentrale Verwaltung | Zusätzliche Kosten, weiteres System | Komplexe Systemlandschaften mit vielen Schnittstellen |
REST-APIs sind heute der Standard für moderne Cloud-Anwendungen. Sie arbeiten mit standardisierten HTTP-Anfragen und übertragen Daten meist im JSON-Format.
Auch der Cloud-ERP-Anbieter Scopevisio stellt seinen Kunden eine REST-API zur Verfügung.
Datenaustausch und API bei Scopevisio: Interview mit Andreas Kyrmegalos, Entwickler bei Scopevisio
Welche Möglichkeiten zum Datenaustausch zwischen der ERP-Software und Fremdsystemen bietet Scopevisio?
Wir bieten bei Scopevisio über OpenScope mehrere Möglichkeiten zum Datenaustausch an:
Zunächst ist bei uns grundsätzlich ein Import und Export von Daten – zum Beispiel im CSV, XLS oder XML-Format – möglich. Beispiele dafür sind der Import von Abrechnungen oder der Export von Kontakten.
Darüber hinaus kann Scopevisio als Datenquelle genutzt werden. Datenquellen bilden dabei vereinfacht gesprochen eine Brücke nach außen. Ein Beispiel hierfür ist die Anbindung von Scopevisio an ein Controlling-Tool wie Microsoft Power BI. Nachdem die Verknüpfung einmal eingerichtet ist, fließen Daten automatisiert. Für unser Beispiel bedeutet das: Dashboards in Power Bi werden in Echtzeit mit Daten aus Scopevisio gespeist.
Als dritte Möglichkeit bietet Scopevisio eine REST-API an. Über die offene Schnittstelle können zum Beispiel spezielle Branchenlösungen an Scopevisio angebunden werden. Die REST-API bietet einen einheitlichen Standard zur Integration in bestehende Systeme und ermöglicht so die einfache Interaktion mit anderen Anwendungen.
Welchen konkreten Zeitvorteil bringt die API-Anbindung im Vergleich zur manuellen Datenübertragung?
Das hängt stark vom Datenvolumen und der Häufigkeit der Übertragungen ab. Aber in der Regel ist die Zeitersparnis deutlich spürbar. Beispiel: Bankdaten importieren. Dafür würde ich 15-30 Minuten bei manuellen Download, Formatierung und Upload veranschlagen. Bei täglichem Import wäre das eine Zeitersparnis von 2-3 Stunden pro Woche. Mit der API läuft alles automatisch im Hintergrund. Außerdem passieren auch weniger Fehler als bei manuellen Eingaben.
Welche Kunden von Scopevisio nutzen die REST-API und wozu?
Die REST-API der Scopevisio wird von Kunden aus ganz unterschiedlichen Branchen genutzt. Zum Beispiel von Dienstleistern, die Projektmanagement-Software anbinden und Daten aus Ihrem Projekt-Tool in die Finanzbuchhaltung der Scopevisio einfließen lassen. Das bildet dann die Grundlage für Echtzeit-Auswertungen zu Kundenprojekten oder zur Profitabilität.
Ein anderes Beispiel kommt aus der Hotellerie. Hier können sogenannte Property Management Systeme (PMS) mit Scopevisio integriert werden.
Oder die Gesundheitsbranche: Für sie ist es wichtig, dass Krankenhausinformationssysteme (KIS) wie zum Beispiel das Orbis KIS an Scopevisio angebunden werden können.
Gemeinsam ist allen, dass sie mit unserer REST-API ein vernetztes Ökosystem ohne Medienbrüche schaffen.
Fazit: Vernetzte Systeme schaffen Freiraum
ERP-Schnittstellen sind kein technischer Luxus, sondern eine Notwendigkeit für effiziente Geschäftsprozesse. Sie eliminieren Medienbrüche, reduzieren Fehlerquellen und schaffen Zeit für Aufgaben, die Mehrwert generieren.
Die Anbindung von CRM-Systemen, Online-Shops, Zahlungsdienstleistern und Steuerberatern gehört heute zur Grundausstattung moderner Unternehmen. Branchenspezifische Schnittstellen ergänzen diese Basis und optimieren die Prozesse, die für Ihre Branche besonders relevant sind.
Wenn Daten zwischen dem ERP und anderen Systemen automatisch fließen, haben Sie jederzeit den aktuellen Stand für fundierte Entscheidungen. Ihre Verwaltung wird nicht nur effizienter – Sie gewinnen auch strategischen Überblick. Das ist der eigentliche Wert durchdachter ERP-Schnittstellen.
