Ein Cloud DMS vereinfacht das Dokumentenmanagement und erfüllt zugleich die Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Erfahren Sie, warum immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme setzen, wie die digitale Archivierung von Dokumenten funktioniert und worauf Sie bei der Auswahl der richtigen DMS-Software achten sollten.
- Was ist ein Cloud DMS?
- Abgrenzung zu On-Premises DMS
- Funktionsweise
- Verbreitung in Deutschland
- Vorteile eines Cloud DMS
- Zentrale Funktionen eines Cloud DMS
- Klassische Anwendungsfälle im Unternehmenskontext
- DMS und Workflows
- Was muss man bei der Auswahl eines Cloud DMS beachten?
- Ausblick: Warum ist ein Cloud DMS die Zukunft des Dokumentenmanagements?
- Fazit
Im Zeitalter der digitalen Transformation sind Informationen der wichtigste Rohstoff – und häufig sind Informationen an Dokumente gebunden. Unternehmen, die ihre Dokumente effizient, sicher und regelkonform managen möchten, setzen zunehmend auf cloudbasierte Lösungen.
Was ist ein Cloud DMS?
Definition
Ein Cloud DMS (Cloud-Document Management System) ist eine Software-Anwendung, die über das Internet bereitgestellt und genutzt wird und der zentralen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten dient.
Abgrenzung zu On-Premises DMS
Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen, die lokal auf eigenen Servern betrieben werden, wird ein Cloud DMS als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das heißt, die Anwendung läuft auf externen Servern eines Anbieters und wir vom diesem gewartet und aktualisiert.
Unternehmen „mieten“ das cloudbasierte DMS-System. Die Abrechnung erfolgt meist nutzungsbasiert oder als monatliches/jährliches Abonnement.
Funktionsweise
Im cloudbasierten DMS werden Dokumente digital erfasst – zum Beispiel durch Hochladen, Scannen oder per E-Mail – und direkt in einem zentralen Cloud-Speicher abgelegt.
Die meisten modernen DMS unterstützen eine Vielzahl von Dateiformaten wie zum Beispiel
- Textdokumente (z.B. Word-, TXT-, PDF-Dateien)
- Tabellen (z.B. Excel, CSV)
- Präsentationen (z.B. PowerPoint)
- E-Mails
- Bilder und Grafiken
- Audio- und Videodateien
Das Cloud DMS ersetzt somit die lokale Ablage und ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Informationen jederzeit und von überall über das Internet.
Zentrale Prinzipien:
Benutzer- und Rechteverwaltung: Zugriffsrechte können individuell vergeben werden. So wird gesteuert, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Wichtige Dokumente zum Beispiel mit geschäftskritischen Daten bleiben so vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dies ist zum Beispiel auch wichtig, wenn Dokumente personenbezogene Daten enthalten.
Versionierung und Protokollierung: Änderungen an Dokumenten werden automatisch dokumentiert und ältere Versionen bleiben erhalten. So können Anpassungen nachvollzogen und frühere Stände wiederhergestellt werden.
Effiziente Suche: Durch Metadaten, Verschlagwortung und Filterfunktionen lässt sich jedes Dokument direkt schnell auffinden.
Revisionssichere Archivierung: Ein Dokumentenmanagement System DMS ermöglicht die zentrale, revisionssichere Archivierung und Verwaltung dieser Dokumente.
Verbreitung in Deutschland
Laut dem Bitkom „Cloud Report 2025“ ist Cloud Computing mittlerweile ein zentrales Element der deutschen Wirtschaft. Neun von zehn Unternehmen nutzen die Cloud.
Insgesamt werden in der deutschen Wirtschaft rund die Hälfte (47 Prozent) aller IT-Anwendungen aus der Cloud betrieben. Speicher für Dateien stehen mit 76 Prozent auf Platz 2 der genutzten Cloud-Lösungen hinter klassischer Office-Software (z.B. Microsoft Office) sowie kaufmännischen Lösungen (je 77 Prozent).
Vorteile eines Cloud DMS
Ein cloudbasierte DMS-Systeme bieten zahlreiche Vorteile:
- Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeitende können jederzeit auf digitale Dokumente zugreifen – egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
- Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO wird durch technische Maßnahmen wie revisionssichere Archivierung unterstützt.
- Effizienzsteigerung: Zeitraubendes Suchen entfällt, da alle elektronischen Dokumente zentral gespeichert und durchsuchbar sind.
- Kostensenkung: Die IT-Infrastruktur muss nicht aufwendig betreut werden, was den Betrieb deutlich günstiger macht.
- Skalierbarkeit: Neue Nutzer, Speicherplatz oder Funktionen lassen sich flexibel hinzufügen.
- Automatisierung von Workflows: Wiederkehrende Prozesse wie Freigaben oder Prüfungen lassen sich automatisiert abbilden.
Zentrale Funktionen eines Cloud DMS
Ein modernes Cloud DMS umfasst mehrere essenzielle Funktionen:
- Digitale Erfassung und Import von Dokumenten (z. B. per Scanner, E-Mail oder Upload)
- Automatische Verschlagwortung und Kategorisierung
- Suchfunktion über Volltextindizierung
- Versionierung und Änderungsnachverfolgung
- Zugriffsrechte und Rollenverwaltung
- Workflows zur Freigabe, Prüfung oder Archivierung
- Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO
- Integration in andere Systeme, z. B. ERP oder Buchhaltungssoftware
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten
Klassische Anwendungsfälle im Unternehmenskontext
Wo lohnt sich der Einsatz eines Cloud DMS besonders?
Ein Cloud DMS eignet sich bereits bei Unternehmen mit mittlerem Dokumentenvolumen und verteilten Teams. Typische Einsatzbereiche sind:
- Finanzbuchhaltung: Belegarchivierung, Eingangsrechnungsprüfung, GoBD-konforme Ablage
- Personalabteilung: Digitale Personalakten, Vertragsverwaltung
- Vertrieb & Einkauf: Angebots- und Auftragsdokumente, Lieferantenkorrespondenz
- Projektarbeit: Gemeinsamer Zugriff auf Planungs- und Projektdokumente
- Recht & Compliance: Nachvollziehbarkeit und sichere Ablage sensibler Unterlagen, Vertragsmanagement
DMS und Workflows
Dokumente sind oft Bestandteile von Geschäftsprozessen – denken Sie zum Beispiel an den Rechnungseingang mit der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Ein gutes Cloud DMS unterstützt Unternehmen dabei, standardisierte Workflows zu automatisieren – etwa bei der Freigabe von Rechnungen oder der dem Vertragsmanangement. Dies erhöht die Geschwindigkeit, reduziert Fehler und sorgt für Transparenz.
Was muss man bei der Auswahl eines Cloud DMS beachten?
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollten Unternehmen gezielt verschiedene Fragen stellen, um sicherzustellen, dass die Lösung zu den eigenen Anforderungen und Zielen passt.
Fragen im Auswahlprozess
Die wichtigsten Fragestellungen lassen sich in folgende Bereiche gliedern:
Anforderungen und Ziele
- Welche konkreten Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Einführung eines DMS (z.B. Prozessoptimierung, Compliance, Digitalisierung)?
- Welche Arten von Dokumenten sollen verwaltet werden?
Funktionalität und Bedienbarkeit
- Welche Funktionen sind zwingend erforderlich (z.B. revisionssichere Archivierung, Volltextsuche, Workflows)?
- Gibt es branchenspezifische Anforderungen, die das DMS erfüllen muss?
Integration und Schnittstellen
- Wie gut lässt sich das DMS in bestehende IT-Systeme (z.B. ERP, Buchhaltung) integrieren?
- Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt und sind diese verfügbar?
Zugriffsrechte und Sicherheit
- Wie werden Zugriffsrechte und Rollen im System verwaltet?
- Wie sicher sind die Daten gespeichert und sind Compliance-Anforderungen (z.B. DSGVO, GoBD) erfüllt?
Flexibilität und Skalierbarkeit
- Kann das System bei Bedarf erweitert werden (z.B. bei Wachstum oder Internationalisierung)?
- Lässt sich das DMS an veränderte Geschäftsprozesse anpassen?
Kosten und Lizenzmodell
- Wie sieht das Preismodell aus?
- Welche laufenden Kosten entstehen und wie steht es um das Preis-Leistungs-Verhältnis?
Anbieter und Support
- Wie kompetent und zuverlässig ist der Anbieter?
- Welche Erfahrungen und Referenzen liegen vor?
- Gibt es die Möglichkeit, das System vorab zu testen?
Einführungsstrategie
- Wie erfolgt die Migration bestehender Dokumente und Daten ins neue System?
Kriterien für die Auswahl
Rechtskonformität
Das System muss gesetzliche Vorgaben wie die GoBD, DSGVO und Archivierungspflichten erfüllen, inklusive revisionssicherer Archivierung.
Revisionssicher bedeutet, dass elektronische Dokumente so gespeichert werden, dass sie über ihre gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg nicht verändert, gelöscht oder unbemerkt manipuliert werden können – und dass jede Änderung vollständig nachvollziehbar protokolliert wird. Grundlagen dafür sind die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB § 239, § 257), der Abgabenordnung (AO § 146, § 147) und der GoBD.
Ein revisionssicheres Cloud DMS erfüllt diese Anforderungen durch technische und organisatorische Maßnahmen – zum Beispiel durch Zugriffsprotokolle, versionierte Archivierung und Verschlüsselung.
Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Oberfläche und einfache Bedienung fördern die Akzeptanz im Unternehmen und senken Schulungsaufwände.
Zugriffs- und Rechtemanagement
Eine feingranulare Rechtevergabe stellt sicher, dass sensible Dokumente nur von berechtigten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können.
Integration in bestehende Systeme
Ein gutes Cloud DMS lässt sich nahtlos in ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme integrieren. Manche ERP-Systeme, wie zum Beispiel Scopevisio, enthalten bereits ein integriertes DMS.
Such- und Verschlagwortungsfunktionen
Volltextsuche, Filter und automatische Kategorisierung helfen beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten.
Automatisierungsmöglichkeiten
Workflows für Freigaben, Prüfprozesse und Wiedervorlagen erhöhen die Effizienz im Tagesgeschäft.
Datensicherheit & Hostingstandort
Idealerweise wird das System in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland oder der EU betrieben, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Das DMS sollte mit dem Unternehmen mitwachsen und individuell anpassbar sein – etwa durch Benutzererweiterungen oder neue Module.
Exkurs: Ist ein Open Source DMS eine Alternative?
Beim sogenannten Open Source DMS ist der Quellcode öffentlich zugänglich und frei verfügbar. Das bedeutet, Nutzer können eine solches Dokumentenmanagementsystem kostenfrei einsetzen.
Open Source DMS bieten im Standard allerdings oft nur Grundfunktionen. Für die Einhaltung spezifischer rechtlicher Vorgaben (z.B. GoBD-Konformität) sind häufig zusätzliche Anpassungen oder Erweiterungen nötig.
Ausblick: Warum ist ein Cloud DMS die Zukunft des Dokumentenmanagements?
Unstrukturierte Inhalte meistern
Der Großteil unternehmensinterner Informationen liegt in unstrukturierten Daten – E-Mails, PDFs, Scans, Bilder oder Texte. Digitales Dokumentenmanagement hilft, diese Informationen strukturiert und intelligent nutzbar zu machen.
Künstliche Intelligenz
Zukunftsfähige Systeme setzen zunehmend auf Künstliche Intelligenz, um Inhalte automatisch zu erkennen, zu verschlagworten oder in Workflows einzubinden. So entstehen aus bisher ungenutzten Informationen echte Mehrwerte – zum Beispiel durch automatische Kategorisierung oder das Erkennen von Fristen.
Fazit
Ein Cloud DMS bietet mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumentenprozesse effizient, sicher und rechtskonform zu gestalten. Von der digitalen Archivierung bis zur Workflow-Automatisierung – die Vorteile sind klar. Wer heute digital durchstarten will, kommt an einem leistungsstarken Cloud-basierten Dokumentenmanagement-System nicht vorbei.
