Branche

Gesundheitswesen

Mitarbeitende

507

Standort

Pfronten

Gründung

1897

Herausforderung

Freigabe von Papierrechnungen per Hauspost
Ausdruck digitaler Rechnungen für die Hauspost
Intransparenz darüber, bei welchem Zuständigen sich Rechnungen befinden

Die St. Vinzenz Klinik Allgäu verfügt über 115 Betten. An die Klinik ist eine Rehaklinik mit 60 Betten sowie ein MVZ angeschlossen. Insgesamt beschäftigen alle Einrichtungen zusammen 507 Mitarbeitende. Jede Einrichtung wird als eigene GmbH geführt.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung beanspruchte bislang sehr viel Zeit. Rund 60 Rechnungen treffen täglich in der zentralen Verwaltung ein, davon damals gut zwei Drittel per Mail.

Um eine ordnungsgemäße Freigabe zu gewährleisten, mussten alle digitalen Rechnungen ausgedruckt – und wie auch die Papierrechnungen – gestempelt und in die Ablagefächer der Verantwortlichen einsortiert werden. Im St. Vinzenz sind 25 Abteilungsleiterinnen und -leiter plus 25 Vertretungen für die Prüfung und die Geschäftsleitung für die Freigabe der Rechnungen zuständig.

Für die Verwaltung bedeutete das nicht nur einen großen Aufwand. Der Prozess war auch intransparent: Einmal aus der Hand gegeben, war die Eingangsrechnung zunächst „verschwunden“. So war nicht mehr nachvollziehbar, ob die Rechnung auf dem Schreibtisch des Zuständigen gelandet war und in welchem Status sie sich befand.

Allein das Ausdrucken hat morgens viel Zeit gekostet. Außerdem fehlte der Überblick. Kam einmal eine Zahlungserinnerung, wussten wir nicht, ob die Rechnung überhaupt eingetroffen, verloren gegangen oder noch im Umlauf war.

Christina Mair
Finanzbuchhaltung St. Vinzenz Pfronten

Lösung

Prozessbeschleunigung durch digitalen Rechnungsworkflow
Höhere Transparenz in Bezug auf Verbleib und Status von Eingangsrechnungen
Nahtlose Anbindung an die E+S Finanzbuchhaltung

Mit dem Rechnungseingangsbuch der Scopevisio wird der Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung inzwischen komplett digital und für jede Einrichtung getrennt abgebildet. Dank des durchgängig digitalen Workflows konnten die Rechnungslaufzeiten deutlich verkürzt werden.

Daten und Belege werden automatisch in die E+S Finanzbuchhaltung übertragen, die nahtlos an Scopevisio angebunden ist. Dadurch entfällt manueller Aufwand, der zuvor notwendig war. Insgesamt ergibt sich so ein reibungsloser und schneller Prozess, der die Verwaltung entlastet.

Zuvor war die Verwaltungsfachkraft in Scopevisio geschult worden. Der Wechsel zur neuen Software konnte somit innerhalb kürzester Zeit stattfinden, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leiden musste oder gar unterbrochen wurde.

Der Rechnungseingangsprozess funktioniert jetzt wesentlich schneller. Dadurch können wir auch viel besser unsere Skontofristen einhalte

Christina Mair
Finanzbuchhaltung St. Vinzenz Pfronten

St. Vinzenz Allgäu

“Die Schnittstelle zu E+S ist für uns Gold wert.”

Christina Mair

Finanzbuchhaltung St. Vinzenz Pfronten

Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche

Organisation

360-Grad Blick auf das Unternehmen

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Finanzen

Automatisierung mit künstlicher Intelligenz

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DMS & ECM

Teamwork sicher und einfach

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Vertrieb

CRM und Vertriebssteuerung

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Beschaffung

Effiziente Material- und Warenwirtschaft

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Personal

Personalverwaltung und Abrechnung

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Nutzen

Onboarding

Die Einführung des Rechnungseingangsbuchs fand parallel zum Tagesgeschäft statt. Deshalb bestand der Wunsch, das Onboarding, für das normalerweise sechs Wochen angesetzt sind, etwas zu strecken. Pro Monat fanden ein bis zwei Beratungstermine statt. Als „Hausaufgabe“ zu den Terminen wurde den Anwenderinnen und Anwender eine Auswahl an Lernvideos mitgegeben. Die Mitarbeitenden konnten somit vorbereitet in die anstehenden Termine hineingehen. „Das Onboarding war vom Ablauf und vom Zeitaufwand her super“, so Christina Mair.

Digitaler Rechnungseingang

Inzwischen treffen im St. Vinzenz nur noch vereinzelt Rechnungen auf Papier ein. Die Lieferanten wurden gebeten, Ihre Rechnungen an eine Buchhaltungs-E-Mail-Adresse zu schicken. Auf Wunsch der Verwaltung übernimmt diese die Verteilung der Eingangsrechnungen auf die drei Rechnungseingangsbücher.

Differenziertes Berechtigungskonzept

Die Freigabe der Eingangsrechnungen findet digital im System statt. Damit jeder nur die Rechnungen sehen, prüfen und freigeben kann, für die er zuständig ist, wurde Berechtigungen und Workflows (z.B. im Falle von Urlaubsvertretung) für 25 Abteilungsleiter und ihre 25 Stellvertreter sowie die Geschäftsleitung definiert. Zuständige Personen werden seither automatisch per Mail informiert und erhalten einen Hinweis auf anstehende Prüfungen oder Freigaben.

Mehr Transparenz für alle

Wie lange liegt welche Rechnung wo? Diese Frage kann Christina Mair nun ganz einfach beantworten. Die digitalen Prüf- und Freigabeprozesse sorgen für höhere Transparenz, denn es kann jederzeit eingesehen werden, wo und in welchem Stadium sich eine Rechnung befindet.

Anbindung an E+S

Dank der Schnittstelle zu E+S kann die vorbereitete Buchung automatisiert an das E+S Rechnungswesen übergeben werden. „Die Schnittstelle ist für uns sehr wichtig“, so Mair. „Der Datensatz geht rüber und ich muss ihn nur noch übernehmen“. Das erspart der Buchhaltung unnötige Doppeleingaben.

„Sehr vorteilhaft ist auch, dass die Rechnung am Buchungssatz anhängt. Gibt es Rückfragen, kann man heute schnell im System nachschauen und muss nicht wie früher ins Archiv laufen“.

Es werden auch Daten zurückgespielt – zum Beispiel, wenn Lieferanten neu im KIS Orbis von Daedalus angelegt werden. Da E+S an Orbis angebunden ist, werden diese zu E+S und weiter an Scopevisio übergeben und stehen damit in allen Anwendungen zur Verfügung.

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St. Vinzenz Allgäu

Kirchenweg 15
D-87459 Pfronten
https://www.vinzenz-klinik.de/

Über St. Vinzenz Allgäu

Unter dem Dach des St. Vinzenz Allgäu in Pfronten sind eine Klinik, eine Rehaklinik und ein MVZ beheimatet. Alle drei Einrichtungen werden jeweils als eigene GmbH betrieben. In den drei Einrichtungen sind insgesamt über 500 Mitarbeitende tätig.

Das Krankenhaus blickt auf eine lange Tradition zurück. Es war Ende des 19. Jahrhunderts zunächst als „Wohltätigkeitsanstalt“ von einem örtlichen Pfarrer gegründet worden. Später leiten die Barmherzigen Schwestern vom Mutterhaus Augsburg das Krankenhaus. Im Jahr 2006 wurde es durch die St. Vinzenz Klinik Pfronten im Allgäu GmbH übernommen. Das MVZ wurde 2010 gegründet.

Der Leitspruch „Freundlichkeit löst Schwierigkeiten“ des Heiligen Vinzenz von Paul (1581-1660) – Namenspatron der Klinik – ist Leitbild der drei Einrichtungen. Der Mensch wird in den Mittelpunkt des Handelns gestellt. Wertschätzung und Offenheit kennzeichnen das Miteinander..

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Scopevisio

St. Vinzenz Allgäu (Klinik | Reha | MVZ)

Eingangsrechnungsverarbeitung: Digital statt Hauspost

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