Referenzkunden

Referenzstory

SIEDA GmbH

Integrierte Workflows in der Auftragsbearbeitung

Herausforderung

  • Ablösung einer On-Premise-Lösung für die Auftragsabwicklung und Buchhaltung
  • Ausbaufähige Unternehmenssoftware mit einfachen Export-Möglichkeiten
  • Erfahrungen mit Cloudsoftware für das eigene Geschäft sammeln

Herausforderung

Die SIEDA GmbH aus Kaiserslautern hat sich auf die Entwicklung von Software für die Personaleinsatzplanung und für das Arbeitszeitmanagement spezialisiert. Bei Feuerwehren und Rettungsdiensten ist der Softwarehersteller Marktführer. Darüber hinaus sind die SIEDA-Anwendungen im Gesundheits- und Sozialwesen weit verbreitet.

In der Verwaltung war bei SIEDA zuletzt eine On-Premise-Lösung im Einsatz, die jedoch durch eine Cloud-Lösung abgelöst werden sollte. “Wir wollen uns mehr und mehr in Richtung Cloud entwickeln – als Anwender und als Softwarehersteller gleichermaßen“, erläutert der Prokurist Alexander Wilms. Die neue Unternehmenssoftware sollte Funktionen für den Auftragsworkflow und die Buchhaltung bieten, später jedoch auch das CRM ersetzen und den Vertrieb unterstützen.

Wichtig war dem Unternehmen auch, dass die Standardsoftware eine gewisse Flexibilität bieten sollte, auch künftige Anforderungen abzubilden. Zudem sollte sie die Offenheit mitbringen, auch Daten einfach aus dem System exportieren zu können, um diese für das Controlling bereitzustellen.

Lösung

  • Cloudbasierte Unternehmenssoftware
  • Integrierte Workflows vom Angebot bis zur Abrechnung
  • Import- und Exportmöglichkeiten über Datenquellen

Lösung

Scopevisio wurde im Jahr 2016 für die Auftragsabwicklung und Buchhaltung eingeführt. Später wurde der Einsatz auf die Projektverwaltung ausgeweitet. Zuletzt kam der Vertrieb hinzu. Möglich ist dies, weil Scopevisio modular aufgebaut ist und die Bausteine kombiniert werden können. Das hat den Vorteil, dass die Software mit dem Unternehmen wachsen kann.

Heute nutzt SIEDA die Software von Scopevisio umfänglich. Gleichwohl sind weitere Systeme im Einsatz. Vorteilhaft ist, dass Daten einfach aus Scopevisio exportiert und zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen – hier in BI-Tools – verwendet werden können. Anders als andere Anwendungen im ERP-Umfeld baut Scopevisio hier keine Hürden auf, was die Offenheit des Systems unterstreicht.

Einer der Hauptvorteile von Scopevisio ist sicherlich die Tatsache, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt, die stabil im Rechenzentrum läuft.

Alexander Wilms

Prokurist SIEDA GmbH

Alexander Wilms

SIEDA GmbH

„Wir haben in der Vergangenheit mit Serviceberichten auf Papier gearbeitet. Das war enorm aufwändig. Heute nutzen wir die digitalen Leistungsnachweise in Scopevisio, die auf der Zeiterfassung basieren. Dadurch wird die Verwaltung deutlich entlastet. Das war wirklich das Beste, was wir machen konnten.“

Alexander Wilms

Prokurist

Nutzen

Wir haben sehr viele Kunden, bei denen mehrere Projekte parallel laufen. Die Software hilft uns, in das Projektmanagement Struktur und Ordnung hineinzubringen.

Alexander Wilms

Prokurist SIEDA GmbH

Nutzen

Vom Lead zum Auftrag

In Scopevisio werden Leads, die zum Beispiel aus Messebesuchen resultieren oder die der Telemarketing-Mitarbeiter gewonnen hat, gepflegt und im Vertriebsprozess weiterentwickelt. Auf der Basis der Daten aus dem Vertrieb werden Forecasts erstellt. Aufgrund spezifischer Vorgaben geschieht dies jedoch nicht in Scopevisio, sondern mithilfe von Power Query für Excel. Als vorteilhaft erweisen sich hier die Exportmöglichkeiten von Scopevisio.

Vielfältige Möglichkeiten der Individualisierung

Komplexität kann Fluch oder Segen sein: Die Möglichkeiten, zum Beispiel Kontakte in Scopevisio zu beschreiben, sind vielfältig. „Unsere Mitarbeiter sind angehalten, keineswegs alle Felder auszuschöpfen. Nur die wirklich verabredeten werden genutzt“, so Alexander Wilms. Klare Absprachen sorgen so dafür, dass die Komplexität von Scopevisio sinnvoll für das eigene Unternehmen kanalisiert wird.

Gemeinsames Arbeiten an Projekten

Seit einem Jahr nutzt SIEDA auch verstärkt die Projektfunktionen in Scopevisio. Hervorzuheben ist hier der gleitende Übergang eines Projektes von der vorhergegangenen in die nächste Phase. Wilms findet dies wichtig, weil Vertriebler und Projektleiter bei SIEDA nicht isoliert agieren. So sind die Vertriebler gerade zu Beginn eines Kundenprojekts als wichtige Ansprechpartner der Kunden weiterhin involviert. Umgekehrt informieren sich die Projektleiter noch während des Vertriebsprozesses zu einem sich anbahnenden Geschäft. Hier erweisen sich die vielfältigen Filtermöglichkeiten in Scopevisio als positiv. „Gerade die Abschluss- bzw. Startphase halten wir für äußerst kritisch und widmen ihr besondere Aufmerksamkeit“, erläutert der Prokurist. Entsprechende gefilterte Listen dienen auch als Grundlage für die gemeinsame Wochenbesprechung von Vertrieb und Projektleitern.

Optimierte Prozesse in der Projektabrechnung

Die Neueinführung oder Nutzung einer Software kann dazu führen, eigene Prozesse zu überdenken. Genau das hat SIEDA im Hinblick auf die Projektabrechnung getan. Vormals arbeitete der IT-Spezialist mit Dienstleistungsbudgets, die der Kunde beauftragte. Zugehörige Serviceberichte wurden ausgedruckt und vom Kunden abgezeichnet.

Heute wird vermehrt nach Aufwand abgerechnet. Statt der Serviceberichte werden der Abrechnung digitale Leistungsnachweise beigefügt, die auf der Projektzeiterfassung in Scopevisio basieren. „Das wird von den Mitarbeitern und von den Kunden sehr gut angenommen. Das war das Beste, was wir machen konnten,“ so das Fazit von Wilms.

Buchhaltung

„Alle Pflichtaufgaben in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung erledigt Scopevisio sehr gut. Mehr noch: Von Kollegen höre ich immer wieder, wie leicht jetzt manche Dinge fallen, die früher sehr umständlich waren. Die Integration der Workflows ist wirklich gut“, betont Wilms. Eine Mitarbeiterin in der Steuerkanzlei des Unternehmens hat ebenfalls Zugriff, was den Jahresabschluss vereinfacht.

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SIEDA Systemhaus für Intelligente EDV-Anwendungen GmbH

Über SIEDA

Die SIEDA GmbH (Systemhaus für Intelligente EDV-Anwendungen) entwickelt und vertreibt Software für die Personaleinsatzplanung und das Arbeitszeitmanagement. Mithilfe der SIEDA-Anwendungen können Personalverantwortliche schnell und einfach Dienst- und Schichtpläne erstellen und dadurch Zeit und Kosten sparen. „biduum – der Online Dienstplan“ ist die cloudbasierte Lösung im Portfolio des Softwareherstellers mit Sitz in Kaiserslautern.

Spezialisiert ist SIEDA vor allem auf Einrichtungen mit Mehrschichtbetrieb und Branchen mit komplexen tariflichen Rahmenbedingungen. Weit verbreitet sind die Anwendungen der SIEDA im Gesundheits- und Sozialwesen. Bei den Feuerwehren und Rettungsdiensten ist das Unternehmen Marktführer, wenn es um die softwaregestützte Dienstplanung geht. Rund 800 Kunden schätzen die Unterstützung der SIEDA-Anwendungen besonders bei komplexen Planungsaufgaben.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1993 ist die inhabergeführte SIEDA GmbH stetig gewachsen. Derzeit beschäftigt der Softwarehersteller 60 Mitarbeitende.

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