Referenzkunden

Referenzstory

Paul IT-Service GmbH

Quantensprung in der Verwaltung

Herausforderung

  • Word und Excel reichten für die kaufmännischen Prozesse nicht mehr aus
  • „Papierverwaltung“ und Ordnerablage sollten abgeschafft werden
  • Statt auf eigenen Servern sollte die Unternehmenssoftware in der Cloud laufen

Herausforderung

Die Paul IT-Service GmbH ist ein Berliner Personaldienstleister im IT-Bereich, der hauptsächlich Support für Großkunden und Behörden anbietet.

Bevor sich Paul IT für Scopevisio entschied, waren Word und Excel für alle administrativen Prozesse im Einsatz. „Für alles gab es Vorlagen. Und es wurde viel mit Copy und Paste gearbeitet“, beschreibt Geschäftsführerin Petra Ebeling das damalige Vorgehen. Papier war allgegenwärtig, Dokumente wurden in Ordnern gesammelt.

2016 machte sich Paul IT die Suche nach einer Unternehmenssoftware, die Projekte und Buchhaltung kombinierte. „Wir haben uns viele Programme angeschaut, aber viele konnten nur das eine oder das andere. Die Verschneidung in die Buchhaltung fehlte oft“, so Ebeling. Außerdem war Paul IT das Thema Cloud wichtig, weil das Unternehmen keinen eigenen Server betreiben wollte – auch aus Sicherheitsgründen.

Lösung

  • Projektverwaltung, Projektabrechnung und vorbereitende Buchhaltung in einer Software
  • Ablösung manueller Prozesse bei der Abrechnung mit der Folge erheblicher Zeiteinsparung
  • Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Lösung

Mit Scopevisio konnten die Aufgabenorganisation und die Projektabrechnung auf ein neues Level gehoben werden.

So wurden zahlreiche Musteraufgaben angelegt, in denen detailliert alle zugehörigen Tätigkeiten gelistet werden, die nach und nach bearbeitet werden können.

Im Bereich der Faktura konnte der Aufwand mit Hilfe automatisch erstellter, wiederkehrender Rechnungen deutlich reduziert werden.

Scopevisio wird außerdem in der vorbereitenden Buchhaltung genutzt.

Auf diese Weise unterstützt Scopevisio den IT-Dienstleister bei zahlreichen administrativen Aufgaben und sorgt so für eine effiziente Verwaltung.

Wir haben uns für Scopevisio entschieden, weil die Software standardmäßig schon 80 Prozent von dem mitbrachte, was wir uns vorstellten.

Petra Ebeling

Geschäftsführerin Paul IT-Service

Petra Ebeling - Geschäftsführerin Paul IT-Service

Paul IT-Service

„Unsere monatliche Gesamtabrechnung ist sehr aufwändig. Was früher zehn bis zwölf Tage brauchte, schaffen wir jetzt in der Hälfte der Zeit.“

Petra Ebeling

Geschäftsführerin Paul IT-Service

Nutzen

Vorteile im Überblick

Sicherheit ist uns beim Thema Cloud sehr wichtig. Für uns kam nur ein Hersteller mit Serverstandort in Deutschland in Frage.“

Petra Ebeling

Geschäftsführerin Paul IT-Service

Nutzen

Projektverwaltung in Scopevisio

Projekte legt das Unternehmen mit Ansprechpartnern und Projektteilnehmern sowie den Rahmenbedingungen für die Abrechnung an. Aufträge werden ebenfalls unter das Projekt „gehängt“. Produkte in Scopevisio entsprechen bei Paul IT den verschiedenen Mitarbeiterfunktionen wie z.B. Supporter, IT-Spezialist oder IT-Projektleiter.

Musteraufgaben: eine Art To-Do-Liste

Paul IT arbeitet sehr intensiv mit Aufgaben in Scopevisio. So wurden zahlreiche Musteraufgaben angelegt, in denen detailliert alle zugehörigen Tätigkeiten gelistet werden. So gibt es zum Beispiel Vorlagen für das Onboarding von Angestellten mit 27 Einzeltätigkeiten, die in diesem Fall durchzuführen sind. Die Musteraufgabe kann kopiert, individuell angepasst und nach und nach abgearbeitet werden. So geht nichts Wichtiges verloren.

Dokumentenmanagement unterstützt Qualitätsprozesse

Paul IT hat ein ausgeklügeltes System für die Dokumentenablage entwickelt und dafür sogar ein eigenes Handbuch erstellt. Scopevisio spielt auch für die ISO-9001-Zertifizierung des Unternehmens eine zentrale Rolle. Qualitätsprozesse sowie die zugehörigen Dokumente können so beispielsweise bei Audits direkt und schnell präsentiert werden. „Mit unseren DMS können wir darlegen, wie wir Dokumente für wen zugänglich machen. Wir überlegen, auch die ISO 27001 anzugehen. Auch dafür ist wichtig nachweisen zu können, wer was einsehen kann.“

Arbeitszeiterfassung

Für die Arbeitszeiterfassung wird ein firmeneigenes, webbasiertes Tool verwendet. Dieses Tool ist aber insofern auf Scopevisio abgestimmt, als dass darin Projekte, Aufgaben und Produkte mit Master-IDs aus Scopevisio versehen sind. Mit einem einzigen Import am Monatsende können somit alle Daten in Scopevisio eingelesen werden, wo sie automatisch korrekt den Projekten zugeordnet werden.

Zeitersparnis bei der Abrechnung

Die Paul IT stellt monatlich vor allem wiederkehrende Rechnungen. Die Rechnungen werden mit Scopevisio weitgehend automatisiert erstellt. Gegenüber der zuvor manuellen Rechnungslegung bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis. „Mit Scopevisio und dank unserer Prozessoptimierung sind wir extrem schnell geworden.“

XRechnung

Sehr intensiv nutzt Paul IT auch die XRechnung, denn das Unternehmen stellt viele Rechnungen an Behörden, die seit diesem Jahr das besondere Format verlangen. Bei Paul IT ist man deshalb sehr angetan von der Tatsache, dass Scopevisio die XRechnung schnell implementiert hat.

Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung wird ebenfalls in Scopevisio erledigt. So werden etwa die erzeugten Rechnungen in Scopevisio gebucht. Zuvor hat das Unternehmen alles Buchhalterische wie Kontenrahmen, Sachkonten u.a. mit dem Steuerberater abgestimmt. Über DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 werden die Buchungen an den Steuerberater übertragen. Rohdaten aus Scopevisio werden für eigene Management-Reports verwendet.

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PAUL IT-Service GmbH

Über Paul IT-Service GmbH

Die Paul IT-Service GmbH – kurz Paul IT – ist ein mittelständischer IT-Dienstleister mit 110 festen und 48 freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das 2011 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin, ein weiterer Standort befindet sich in Cottbus.

Paul IT ist auf den IT-Support (1st, 2nd und 3rd Level Support) spezialisiert, den es für Bundesbehörden und große Unternehmen bundesweit leistet. Darüber hinaus begleitet der Servicespezialist auch Rollout- und Migrationsprojekte und stellt dafür komplette Projektteams vom Projektleiter bis zum Rollouter zusammen.

Die Geschäftsführung erfolgt gemeinsam durch Petra Ebeling und Patrick Kümmel.

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