Referenzkunden

Referenzstory

MKM Gruppe

Fibu gesucht – ERP gefunden

Herausforderung

  • Mandantenfähigkeit als wichtiges Kriterium für die Abbildung beider Unternehmen der MKM-Gruppe
  • Separate Datenhaltung für beide Unternehmen mit der Möglichkeit übergreifender Auswertungen
  • Cloud-Lösung zum Einsatz an den Standorten in Nürnberg und Berlin

Herausforderung

Unter dem Dach der MKM-Gruppe sind die Rechtsanwaltskanzlei MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB und die Unternehmensberatung MKM Datenschutz GmbH beheimatet.

In beiden Unternehmen sollte aus betriebswirtschaftlichen Gründen die Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt und im Zuge dessen ein neue Buchhaltungssoftware angeschafft werden. Ein entscheidendes Kriterium war dabei die Mandantenfähigkeit.

Auch war von Anfang an klar, dass es sich um eine Cloud-Lösung handeln sollte, weil MKM keine eigenen Server betreiben wollte. Zudem sprachen die Standorte der Gruppe in Nürnberg und Berlin für eine Cloud-Lösung, die das verteilte und mobile Arbeiten optimal unterstützt.

Lösung

Integriertes Managementsystem

  • Cloud-Unternehmenssoftware mit umfassenden Funktionen für Dienstleistungsunternehmen
  • Mandantenfähige Lösung zur getrennten Abbildung der beiden Unternehmen auf einer Plattform
  • Einfache Anbindung an MS Power BI und daraus resultierend grenzenlose Möglichkeiten der Projektauswertung

Lösung

Anfangs auf der Suche nach einer Cloud-Lösung für die Buchhaltung, fanden die Nürnberger Rechts- und Datenschutzexperten in Scopevisio eine Unternehmenssoftware, die noch weit mehr bietet. So nutzt die MKM-Gruppe inzwischen nicht nur die Scopevisio Hauptfunktion Finanzen, sondern darüber hinaus Kontaktverwaltung, Kampagnenmanagement, Projektverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Abrechnung und Projektcontrolling. Scopevisio ist somit in beiden Dienstleistungsunternehmen in jeweils unterschiedlichem Umfang als EPR-Lösung im Einsatz.

In der Unternehmensberatung wurde Scopevisio vollumfänglich eingeführt; hier arbeiten inzwischen alle 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Scopevisio. Aufgrund der besonderen Anforderungen an Termine und Fristen nutzt die Wirtschaftskanzlei dagegen eine spezielle Anwaltssoftware. Zusätzlich sind die Scopevisio-Module Organisation und Finanzen im Einsatz.

Für uns war die Mandantenfähigkeit der Software ein entscheidendes Auswahlkriterium: Mit Scopevisio können wir beide Unternehmen der MKM-Gruppe getrennt verwalten – so wie dies gesetzlich vorgesehen ist. Dennoch können wir Daten gruppenübergreifend konsolidieren und gemeinsame Auswertungen erstellen.

Thilo Mätin

Geschäftsführer MKM Datenschutz

Thilo-Maetin - Geschäftsführer MKM Datenschutz

MKM Gruppe

„Besonders gut gefallen hat uns die offene API. Das ermöglicht es zum Beispiel, mit Daten aus Scopevisio in Microsoft Power BI sehr individuelle Auswertungen zu erstellen. Für uns ergeben sich daraus grenzenlose Möglichkeiten, Projekte auszuwerten.“

Thilo Mätin

Geschäftsführer MKM Datenschutz

Nutzen

Vorteile im Überblick

Die vielen zusätzlichen Funktionen von Scopevisio – zum Beispiel das Vertriebsmodul – aber auch die offene Schnittstelle und nicht zuletzt der Preis: All das waren Pluspunkte, die letztlich zur Entscheidung für Scopevisio führten

Francisco Hofmann Carvalho

Projektleiter MKM Datenschutz

Nutzen

ERP-Einführung in drei Monaten

Bei der Einführung der Software wurde MKM vom Scopevisio-Vertriebspartner Schuster und Walther unterstützt. Dank seiner IT-Erfahrung konnte Projektleiter Francisco Hofmann Carvalho jedoch den Wechsel vom Vorsystem auf Scopevisio weitgehend selbständig vornehmen und nach rund zwei bis drei Monaten abschließen. „Wenn man das Prinzip der Listen in Scopevisio einmal verstanden hat, kann man sich sehr gut in die Software reindenken“, so Hofmann Carvalho.

Synergien in der Kontaktverwaltung

Die Vorteile einer gemeinsamen Plattform machen sich zum Beispiel bei der Kontaktverwaltung bemerkbar. Sowohl die Kanzlei als auch die Unternehmensberatung hat separate Kunden, die DSGVO-konform getrennt in den separaten Software-Mandanten gespeichert und gepflegt werden. Aber es gibt auch gemeinsame Kunden. Diese können automatisiert in das jeweils andere System übertragen werden, was zusätzlichen manuellen Aufwand erspart.

Zielgerichtete E-Mail-Kampagnen

Die MKM Datenschutz hat auch bereits Brief- bzw. E-Mailkampagnen mit Hilfe von Scopevisio verschickt. Dazu wurden spezielle Verteiler in Scopevisio erstellt, die Kampagne in Scopevisio vorbereitet und die zugehörigen Mails mit wenigen Klicks gesammelt versendet – inklusive automatischer Dokumentation am jeweiligen Kontakt.

Projektverwaltung und Projektcontrolling

Die Datenschützer von MKM legen alle ihre Projekte in Scopevisio an. Am Projekt werden sämtliche zugehörige Dokumente wie Verträge oder die Datenschutzdokumentation gespeichert. So hat praktisch jedes Datenschutzprojekt seine eigene digitale Projektakte.

Projektzeiterfasssung und Budgetkontrolle

An den Projekten erfassen die Berater auch ihre Zeiten. Das wiederum macht eine Budgetkontrolle möglich. So berichtet Hofmann Carvalho davon, dass er einen entsprechenden Projektbericht in Power-BI angelegt hat. Jedem Projekt ist ein Zeitbudget (Jahresbudget oder einmaliges Gesamtbudget) zugewiesen. Von diesem werden die geleisteten monatlichen Beraterzeiten subtrahiert, so dass das Restbudget immer im Blick behalten werden kann.

Kombination Scopevisio – Power BI

Möglich wird die individuelle Berichterstellung durch die vielfältigen Möglichkeiten bei der Felder-Verwendung in Power BI. So können sich Scopevisio-Nutzer, die gleichzeitig Power-BI nutzen, ein sehr individuelles Controlling in unterschiedlichen Bereichen – etwa Vertrieb oder Projekte – einrichten.

Arbeitszeiterfassung: Zeit ist Geld

Bei MKM findet zudem eine Vollzeiterfassung durch die Mitarbeitenden in Scopevisio statt. Denn gerade im Beratungsbereich ist es essenziell, dass keine geleisteten Stunden unter den Tisch fallen. Um einer Untererfassung vorzubeugen, erhalten die MKM-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wöchentliche Erinnerungsmail über ihre eingetragenen Stunden. Diese dient nicht der Kontrolle, sondern als Reminder, eventuell vergessene Arbeitszeiten nachzutragen. Auch die Einrichtung dieser Mail wurde durch die Scopevisio-API einfach möglich.

Rechnungseingangsbuch: übersichtlich und automatisert

Die rund 100 Eingangsrechnungen, die MKM pro Monat erhält, werden in Scopevisio verarbeitet. Dazu hat das Unternehmen individuelle Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse in Scopevisio definiert. So können etwa Prokuristen Rechnungen bis 1.000 Euro freigeben, Rechnungen über 1.000 Euro gelangen automatisch zum Geschäftsführer. Selbst eingerichtet hat MKM auch eine E-Mail-Benachrichtigung, die jeder Sachbearbeiter morgens um 8.00 Uhr in sein Postfach bekommt. Diese erinnert ihn daran, dass bestimmte Rechnungen von ihm zu bearbeiten sind.

Faktura und Buchhaltung

Auch Ausgangsrechnungen werden in Scopevisio geschrieben und gebucht. „Das war früher wesentlich umständlicher. Damals mussten wir die Daten exportieren, und sie wurden dann beim Steuerberater eingespielt“, so Hofmann Carvalho. In Scopevisio als integrierte Lösung können Rechnungen sowohl erstellt und als auch gebucht werden. Auch die Arbeit mit Kassen funktioniert reibungslos: Für jede Kreditkarte wurde eine Kasse angelegt, die quartalsweise durch die Buchhaltung ausgeglichen wird.

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MKM Datenschutz GmbH

Über die MKM Gruppe

Zur MKM Gruppe zählen die MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB und die MKM Datenschutz GmbH.

Die MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB ist eine Wirtschaftskanzlei mit einem breiten Beratungsspektrum – angefangen beim Wirtschafts- und Handelsrecht, Steuer- und Steuerstrafrecht bis hin zum Arbeitsrecht. MKM ist für Unternehmen unterschiedlicher Branchen in ganz Deutschland aktiv. Branchenschwerpunkte sind Industrie, Pharma, Automotive, Softwareentwicklung und Baugewerbe. Die mittelständisch geprägte Wirtschaftskanzlei beschäftigt in Nürnberg und Berlin elf Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie sieben weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Expertinnen und Experten der MKM Datenschutz GmbH beraten zum Datenschutzrecht und stehen ihren Kunden bei Rechtsfragen rund um den Datenschutz zur Seite. Das 2013 gegründete Unternehmen beschäftigt am Hauptsitz in Nürnberg und in seinem Büro in Berlin insgesamt 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Unternehmensberatung betreut nationale und internationale Kunden.

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