Referenzkunden

Referenzstory

Grotenkamp Holding Management & Beteiligungs GmbH

Steuerung einer Unternehmensgruppe mit Power BI und Scopevisio

Herausforderung

Wettbewerbsfähige Organisation

  • Das Marktumfeld ist national wie international sehr wettbewerbsintensiv. In der Branche herrscht ein großer Preis -und Kostendruck.
  • In den Unternehmen der Holding sind unterschiedliche, isolierte Anwendungen im Einsatz, die relevante Daten für die Unternehmenssteuerung liefern
  • Es fehlte ein übergreifendes, integriertes Managementsystem, in dem ausgewählte Daten automatisiert aggregiert und in Bezug zueinander gesetzt werden können.

Herausforderung

Die Grotenkamp Holding vereint derzeit vier Unternehmen der Druckvorstufe mit insgesamt 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter ihrem Dach. Größtes Unternehmen der Gruppe ist die U. Günther GmbH in Hamburg mit Referenzen wie Iglo, Homann und Vitakraft. Im Bereich der Druckvorstufe ist die Unternehmensgruppe mit einem jährlichen Umsatz von 15 Mio. Euro markt- und technologieführend. Diese Position gilt es zu stärken und auszubauen.

Im Bereich der Druckvorstufe befinden wir uns in einem sehr wettbewerbsintensiven Markt. Deshalb ist für uns ein übergreifendes Managementsystem wichtig, in dem wir sämtliche Kennzahlen jederzeit im Blick haben.

Iris Wilhelm

Geschäftsführerin

Iris Wilhelm - Geschäftsführerin

Lösung

Integriertes Managementsystem

  • Einfache Anbindung von Scopevisio über die API
  • Konsolidierte Daten in MS Power BI
  • Übersichtliche Diagramme mit Drill-Down-Möglichkeit zum „Hineinzoomen“ auf Detailinformationen

Lösung

Auf Basis von Microsoft Power BI entstand in Kombination mit Scopevisio Finanzen ein integriertes Managementsystem für die Unternehmenssteuerung und das Controlling. An dieses System sind weitere Programme (z.B. Personalsoftware, Auftragsdaten, Zeiterfassung, Maschinendaten, Lagerverwaltung) angebunden.

In Microsoft Power BI werden die Daten aggregiert und in übersichtlichen Dashboards aufbereitet. Beispiele dafür sind Ergebnis- und Liquiditätskennzahlen, Kostenanalysen gegliedert nach Standorten und Geschäftsbereichen, Umsätze nach Kunden- und Produktgruppen, Top Kunden, Krankheitsquoten und viele weitere Auswertungen mehr. Alle Auswertungen sind automatisiert und stehen in Echtzeit zur Verfügung. Eine zentrale Rolle in diesem System spielt Scopevisio Finanzen. Die Finanzkennzahlen fließen über die Scopevisio-API automatisch in Power BI ein.

Wenn wir zu Bankterminen mit Power BI auf unserem Tablet erscheinen und unsere Dashboards in Echtzeit abrufen, sind die Bankberater immer sehr erstaunt, wie das ohne SAP möglich ist.

Iris Wilhelm

Geschäftsführerin

Grotenkamp Holding

„Scopevisio war der Auslöser, uns intensiver mit Power BI zu beschäftigen. Wir sind dann immer tiefer eingestiegen.“

Iris Wilhelm

Geschäftsführerin

Nutzen

Die Kombination von Microsoft Power BI und Scopevisio – mit der Option, auch weitere Anwendungen anzubinden – bietet Mittelständlern ein integriertes Managementsystem, wie man es sonst nur von großen Unternehmen und Konzernen kennt.

Iris Wilhelm

Geschäftsführerin

Nutzen

Cloud Anwendung

In der Unternehmensgruppe arbeiten 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Scopevisio. „Mitarbeiter in der Buchhaltung können bei uns grundsätzlich mobil arbeiten“, so die Geschäftsführerin Iris Wilhelm. Gerade während der Corona-Pandemie erwieß sich die Cloud-Lösung als praktisch. „Ich arbeite derzeit vier Tage im Homeoffice. Mit Scopevisio kann ich problemlos auch von Zuhause aus arbeiten“, so Claudia Kohlenberg, Finanzbuchhalterin bei der U. Günther GmbH.

Hoher Automatisierungsgrad

Scopevisio ist in den vier Unternehmen als Finanzbuchhaltungslösung im Einsatz, weitere Funktionsbereiche – etwa die Abrechnung – werden teilweise ebenfalls genutzt. In Scopevisio laufen viele Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse automatisiert. Beispiel dafür sind:

  • Vordefinierte Prüf- und Freigabeprozesse im Rechnungseingangsbuch
  • Hohe Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung durch Regeln im Rechnungseingangsbuch
  • Bankbuchungen mit automatischer Vorbelegung

Rechnungseingangsbuch

Vor dem Einsatz von Scopevisio wurden Rechnungen gescannt und per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung und Freigabe verschickt. Dieser Prozess konnte in Scopevisio mit Hilfe von Freigabeworkflows deutlich verschlankt und beschleunigt werden. Für die Freigabeprozesse wird teils die mobile Anwendung SCOPEVISIO2GO genutzt, weitere Softwarelizenzen sind hier also nicht nötig.

Datenschnittstelle (API Open Scope)

„Im Vergleich zu anderen Anwendungen lässt sich Scopevisio sehr einfach und komfortabel an Power BI anbinden. Das ist wirklich ein großer Vorteil“, betont die Geschäftsführerin Iris Wilhelm.

Rechnungseingangsbuch

Vor dem Einsatz von Scopevisio wurden Rechnungen gescannt und per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung und Freigabe verschickt. Dieser Prozess konnte in Scopevisio mit Hilfe von Freigabeworkflows deutlich verschlankt und beschleunigt werden. Für die Freigabeprozesse wird teils die mobile Anwendung SCOPEVISIO2GO genutzt, weitere Softwarelizenzen sind hier also nicht nötig.

Schnelles und kostengünstiges Controllinginstrument

Das Managementsystem konnte in kurzer Zeit mit überschaubaren Kosten aufgesetzt werden – auch weil nicht alle „alten“ Anwendungen ersetzt werden mussten. So konnte ein professionelles und individuelles Instrument zur Steuerung der gesamten Unternehmensgruppe auch ohne sechsstellige Investition geschaffen werden.

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Grotenkamp Holding Management & Beteiligungs GmbH

Über die Grotenkamp Holding

Die Grotenkamp Holding führt als strategische Management Holding eine Unternehmensgruppe mit vier Firmen der Druckvorstufe

Mitglieder der Gruppe sind die U. Günther GmbH, Hamburg, die Klischee-Anstalt Cl. Jaehde GmbH, Berlin, die Reprofeil GmbH, Memmingen und die PreCess GmbH, Neetze. Die vier inhabergeführten Firmen blicken auf eine teils langjährige Firmengeschichte zurück. So feiert die Cl. Jaehde GmbH im Jahr 2022 ihr 125-jähriges Jubiläum; die U. Günther GmbH ist seit über 50 Jahren am Markt. Gemeinsam erzielen die Unternehmen der Gruppe einen jährlichen Umsatz von 15 Millionen Euro.

Als zertifizierte Restrukturierungs- und Sanierungsberater bieten die beiden Geschäftsführer der Holding, Iris Wilhelm und Peter Tarnowski, auch Consulting-Dienstleitungen mit den Schwerpunkten Effizienzsteigerung in der Produktion und Digitalisierung von Unternehmensprozessen an.

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