Ecosia GmbH
Bäume wachsen in die Cloud
Branche
Mitarbeitende
Standort
Gründung
Herausforderung
- Ortsunabhängiges Arbeiten in der Buchhaltung
- Zugriff von überall bei arbeitsteilige Organisation und gleicher Informationsstand
- Gleicher Informationsstand für effiziente Zusammenarbeit
Herausforderung
Ecosia.org ist eine ökologische Suchmaschine, die ihre Werbeeinnahmen nutzt, um Bäume zu pflanzen.
Für die Buchhaltung bei Ecosia ist Sabine Kurrle zuständig, die als Bilanzbuchhalterin auch ein weiteres Tech-Unternehmen betreut und außerdem Unternehmen zur Digitalisierung in den Bereichen Controlling und Buchhaltung berät. Sie arbeitet hauptsächlich in Ihrem Office zuhause und ist nur gelegentlich im Berliner Büro der Ecosia.
Ihre Kollegin Kristin Schreiber ist bei Ecosia ebenfalls in der Buchhaltung tätig. Beide sollen sich gegenseitig vertreten können– etwa im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Das bedeutet aber auch: Dafür müssen beide jederzeit Zugriff auf die aktuelle Buchhaltung haben – etwa was die Bezahlung von Rechnungen angeht.
Lösung
- Sichere Buchhaltungssoftware aus der Cloud
- Public Cloud statt Private Cloud
- Reibungslose Zusammenarbeit dank transparent dokumentierter Änderungen
Lösung
Um das verteilten Arbeiten an unterschiedlichen Standorten zu gewährleisten, hat Sabine Kurrle den Wechsel von der bislang bei Ecosia eingesetzten On-Premise-Lösung zu einer Cloud-Buchhaltungssoftware vorangetrieben.
Denkbar wäre auch eine Private Cloud gewesen. Dann wäre ein Server notwendig gewesen, auf den beide Buchhalterinnen Zugriff bekommen hätten. „Diese Variante wäre aber relativ teuer geworden“, so Kurrle. „Außerdem hätte der Server gepflegt werden müssen. Und jemand hätte regelmäßig Updates einspielen müssen“, erläutert Kurrle. Deshalb bevorzugte Kurrle den Wechsel zu einer sicheren Public Cloud-Lösung.
In Scopevisio haben beide Buchhalterinnen Zugriff auf die Eingangsrechnungen. Im Rechnungseingangsbuch von Scopevisio ist genau dokumentiert, ob und wann die Rechnung einging sowie wann und von wem sie bezahlt und gebucht wurde. „So sind wir immer auf dem gleichen Stand.“
Für arbeitsteilige Buchhaltung an verschiedenen Standorten ist Scopevisio ideal.
Sabine Kurrle
Controlling Ecosia GmbH
Ecosia GmbH
“Bei den Auswertungen ist in Scopevisio prinzipiell alles vorgegeben – etwa die Gliederung der BWA. Aber wenn man etwas ändern möchte, dann funktioniert das sehr einfach und schnell.”
Sabine Kurrle
Controlling
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Wie Scopevisio die Sache mit der befristeten Umsatzsteuersenkung während der Corona-Pandemie gehandhabt hat – das fand ich sehr komfortabel
Sabine Kurrle
Controlling Ecosia GmbH
Nutzen
Vorteil Scopen: Gesucht? Gefunden!
„Sehr praktisch an Scopevisio ist das Scopen – etwa für andere Kolleginnen und Kollegen, die nichts mit der Buchhaltung zu tun haben, aber zum Beispiel eine Eingangsrechnung suchen: Man gibt einfach den Suchbegriff in das entsprechende Feld ein und schon werden die entsprechenden Ergebnisse angezeigt. In anderen Programmen muss man dagegen recht genau wissen, wo man suchen muss.“
Individuelle Reports
Besonders interessant für Start-ups sind die Möglichkeiten von Scopevisio, individuelle Reports zu erstellen. Natürlich kann man in Scopevisio eine „reguläre“ BWA und eine „ordentliche“ Bilanz erstellen, so wie es das HGB erfordert. „Aber in Start-ups möchte man die Gliederung oft anders haben. Angepasst an die Erfordernisse der Investoren. In Scopevisio kann man das relativ leicht umsetzen.“
Finanzberichte bei Ecosia
Die Ecosia GmbH ist ein Non-Profit Unternehmen. Das Geschäftsmodell entspricht „einer Kreuzung aus einem gemeinnützigen und einem gewinnorientierten Unternehmen“, so die Selbstbeschreibung des Unternehmens. Ziel ist es durchaus, Gewinne zu maximieren – dies jedoch vor allem, um Aufforstungsprojekte zu finanzieren. Transparenz ist dem Unternehmen deshalb sehr wichtig. Monatlich werden Berichte dazu auf der Homepage veröffentlicht, wie viel Geld mit Werbung eingenommen wurde und welcher Prozentsatz der Erträge in Baumprojekte geflossen ist. Auch Zahlen aus der Scopevisio Cloud-Finanzbuchhaltung fließen in diese Berichte ein.
Thema Jahresabschluss
Als GmbH muss Ecosia einen Jahresabschluss erstellen. Diesen vorzubereiten, ist mit Scopevisio nicht aufwändig, wenn die Buchhaltung im Geschäftsjahr strukturiert geführt würde. Auch die Übergabe aller Unterlagen an den Steuerberater gestaltet sich durch diverse Schnittstellen einfach. Zudem kann der Steuerberater einen kostenlosen Zugang zur Softwareinstanz erhalten. Die Ecosia GmbH wird den Jahresabschluss erstmalig für das Jahr 2021 mit Scopevisio selbst erstellen. Kurrles Fazit: „Ich bin immer wieder begeistert von Scopevisio und wie viel man damit machen kann.“
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Über Ecosia
Die Suchmaschine, die Bäume pflanzt
Ecosia.org ist eine kostenlose Suchmaschine, die ihre Gewinne aus Werbeanzeigen für die weltweite Pflanzung von Bäumen nutzt. Seit der Gründung im Jahr 2009 konnten bereits über 127 Millionen Bäume gepflanzt werden. Die Wiederaufforstungen mildern den Klimawandel, retten gefährdete Tiere, regenerieren ausgelaugte Böden und verbessern die Lebensgrundlage der lokalen Bevölkerung. Die Zentrale in Berlin beschäftigt über 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
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