Herausforderung
- Neustart in der Verwaltung nach der Flut im Ahrtal
- Software, die den Anforderungen einer modernen Finanzbuchhaltung entspricht
- Migration vom Altsystem auf Scopevisio
Die Dr. von Ehrenwall’sche Klinik ist ein privates Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatik und Neurologie in Bad Neuenahr-Ahrweiler. Im Jahr 2021 wurde die Klinik durch die Flutkatastrophe im Ahrtal stark geschädigt. Auch die Unterlagen der Finanzbuchhaltung wurden nahezu komplett zerstört, da sie sich im Erdgeschoss befanden.
Im Zuge des Wiederaufbaus wurde auch die IT neu überdacht. Als Nachfolgelösung für die bislang genutzte Buchhaltungssoftware der E+S kam Scopevisio ins Spiel. Ein Vorteil der Lösung von Scopevisio ist die Tatsache, dass sie cloudbasiert ist und somit keinen eigenen Server benötigt, die durch Hochwasser gefährdet sein könnten. Vor allem aber überzeugte die Klinik der Scopevisio-Ansatz „Alle Daten aus einer Quelle“, der eine konsistente und transparente Sicht auf alle Finanzdaten sicherstellt.
Lösung
- Cloudbasierte Buchhaltungssoftware Scopevisio „Finanzen“
- Digitalisierung bisher analoger und papierbasierter Verwaltungsabläufe
- Alle Daten aus einer Quelle: transparentes und übersichtliches Berichtswesen
Mit der cloudbasierten Buchhaltungssoftware arbeiten inzwischen zwei Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung, die kaufmännische Direktorin und die Geschäftsleitung.
Liefen in der Verwaltung früher noch viele Prozesse analog und papierbasiert ab, sind diese heute weitgehend digitalisiert – allen voran die Eingangsrechnungsverarbeitung. 20 Mitarbeitende können Rechnungen in der Software prüfen und freigeben. Damit dies reibungslos geschehen kann, wurden digitale Workflows eingerichtet. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung sparen dadurch manuellen Aufwand und Zeit.
Wir sind zunächst mit der E-Rechnung gestartet, waren uns aber dann schnell einig, dass wir unsere gesamte Finanzwelt umstellen wollen. Wir möchten alles, was in der Finanzbuchhaltung zusammenfließt, zentralisiert einsehen können.
Heike Heideck
Kaufmännische Direktorin und Prokuristin
Dr. von Ehrenwall’sche Klinik
„Das digitale Arbeiten in der Cloud ist sicherer. Egal, welches Schadensereignis auch eintritt – wir haben immer Zugriff auf unsere Daten.“
Heike Heideck
Kaufmännische Direktorin und Prokuristin
Video AnsehenGenutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Wir fühlen uns bei Scopevisio rundum super betreut.
Heike Heideck
Kaufmännische Direktorin und Prokuristin
Rundum gut betreut bei der Software-Einführung
Das Onboarding wurde vom Customer Care der Scopevisio engmaschig begleitet. Die Buchhaltung konnte deshalb innerhalb von drei Monaten aufgesetzt werden. Als besonders positiv empfanden es die Mitarbeitenden, dass sie feste Ansprechpartnerinnen und -partner bei Scopevisio hatten und ein strukturierter Projektplan ihnen Orientierung gab. „Wir waren immer up to date zu den nächsten Schritten“, so Heike Heideck. „Und falls es mal Fragen gab, hingen wir nicht in einer Telefonhotline, sondern konnten direkt unseren festen Ansprechpartner kontaktieren.“
Test-Datenbank zu Übungszwecken
Die Datenmigration fand in einem ersten Schritt zunächst testweise statt. Mit den so übertragenen Daten könnten die Mitarbeitenden üben. „Unsere Sorge, dass gegebenenfalls Daten verloren gehen oder bestimmte Sachverhalte nicht berücksichtigt würden, waren dadurch verflogen“, erklärt Heideck. Erst danach fand in einem zweiten Schritt die „echte“ Migration statt, die mithilfe von Scopevisio reibungslos vonstattenging.
Moderne Finanzbuchhaltung
Mit Scopevisio Finanzen kann die Ehrenwall’sche Klinik viele ihrer Anforderungen an eine moderne Finanzbuchhaltung umsetzen:
Finanzdaten und Prozesse zentralisiert und von überall zugänglich
Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung von Scopevisio kann problemlos auch im Homeoffice genutzt werden. Der IT-Aufwand sinkt: Um Bereitstellung, Wartung und Sicherheit kümmert sich Scopevisio.
Automatisierung manueller Prozesse – zum Beispiel im Rechnungseingangsbuch
Das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio vereinfacht und beschleunigt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen – auch als E-Rechnung. „Die Rechnungen gelangen digital direkt in die Finanzabteilung, die Bearbeitungszeiträume verkürzen sich“, bestätigt die kaufmännische Direktorin. Die zuständigen Kolleginnen und Kollegen erhalten automatisiert eine Mail, wenn Sie Rechnungen prüfen und/oder freigeben müssen. „Ein wesentlicher Aspekt ist, dass der Papieraufwand bezüglich der Rechnungen um einiges reduziert werden konnte“, sagt Heideck.
Ein schneller und tagesaktueller Überblick über die konsolidierten Zahlen
War das Thema Auswertungen zuvor häufig mit Aufwand verbunden, stehen heute alle relevanten Zahlen auf Knopfdruck bereit. Welche Verbindlichkeiten haben wir? Welche Forderungen sind offen? Welche Rechnungen sind zu mahnen? Wie sieht es mit unserer Liquidität im Haus aus? Antworten auf diese Fragen kann die kaufmännische Direktorin in Echtzeit abrufen.
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Über die Dr. von Ehrenwall’sche Klinik
Die Dr. von Ehrenwall’sche Klinik in Bad Neuenahr-Ahrweiler blickt auf eine 148-jährige Tradition zurück. Gegründet wurde sie 1877 von Carl von Ehrenwall als Ehrenwall’sche Kuranstalt für Gemüths- und Nervenkranke. Bis heute befindet sich das Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatik und Neurologie in Privatbesitz.
Die Ehrenwall’sche Klinik beschäftigt 260 Mitarbeitende. Sie bietet derzeit 106 Betten, wobei die Kapazität nach dem Wiederaufbau auf 170 ansteigen wird. Zu den Einrichtungen der Klinik zählen ein Akutkrankenhaus, zwei Tageskliniken, die die PIA (Psychiatrische Institutsambulanz) und der aufsuchende Dienst E3.4. Die Ehrenwallsche Klinik zeichnet sich durch einen integrativen Therapieansatz an, der auf die individuellen Ansprüche der Patientin bzw. des Patienten ausgerichtet ist. Durch den Einsatz moderner therapeutischer Konzepte und Behandlungsmethoden sorgt das Klinik-Team für eine bestmögliche Patientenversorgung. Die Einrichtung bietet mehrere Therapieformen, darunter zum Beispiel Kunsttherapie und körperorientierte Gruppenpsychotherapie, an.
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