Fliegender Wechsel: Migration von E+S zu Scopevisio

Referenzkunde-Arid-Hus-2

Herausforderung

  • Wechsel von der E+S-Finanzbuchhaltungssoftware zu Scopevisio
  • Altdatenübernahme aus dem Vorsystem
  • Onboarding und erste Schritte im neuen System

Herausforderung

Das Arid-Hus ist eine vollstationäre Einrichtung in Heiligenhafen mit 45 Betreuungsplätzen für chronisch suchtkranke, vor allem alkoholabhängige Menschen. Träger der therapeutischen Einrichtung ist der Arid-Hus e.V., der 18 festangestellte Mitarbeitende und mehrere Minijobber beschäftigt.

In der Verwaltung der Einrichtung war Ende 2022 der Wunsch nach einer neuen Buchhaltungssoftware aufgekommen. „Wir wollten keinen eigenen Server mehr im Haus haben“, erklärt Marlis Pfützenreuter, Verwaltungsfachkraft des Arid-Hus, den Wunsch nach einer neuen, cloudbasierten Software. Die Einrichtung entschied sich deshalb für den Wechsel von der vor Ort installierten Lösung der E+S zur Cloud-Software FINANZEN der Scopevisio.

Ich habe in meinem Berufsleben schon mehrere Umstellungen auf eine andere Software erlebt. Aber so einfach wie bei Scopevisio war es nie.“

Marlis Pfützenreuter

Verwaltungsfachkraft Arid-Hus e.V.

Lösung

  • Datenmigration innerhalb weniger Tage
  • Nahtloser Übergang zur neuen Software
  • Schnelles Onboarding mit Hilfe von Lernvideos und persönlichen Schulungen

Lösung

Der Wechsel von E+S zu Scopevisio verlief reibungslos. Die Datenmigration wurde dabei komplett von Scopevisio übernommen. Migriert wurden die alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung und die Buchungen der letzten zwei Jahre. Für die korrekte und vollständige Datenübernahme sorgte Scopevisio, ohne dass sich Arid-Hus um Daten-Importe oder Exporte kümmern musste.

„Wir hatten praktisch keinen Aufwand mit der Migration. Scopevisio hat sich um alles gekümmert. An einem Tag habe ich noch mit E+S gearbeitet – am nächsten schon mit Scopevisio“, beschreibt Marlis Pfützenreuter den nahtlosen Übergang.

Zuvor war die Verwaltungsfachkraft in Scopevisio geschult worden. Der Wechsel zur neuen Software konnte somit innerhalb kürzester Zeit stattfinden, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leiden musste oder gar unterbrochen wurde.

Arid-Hus e.V.

“Die Kombination von Lernvideos und persönlichen Terminen beim Onboarding finde ich sehr gut. Die Basisinformationen kann man sich selbst aneignen. In den gemeinsamen Websessions werden dann die Themen vertieft. Die Anbindung unserer Banken haben wir zum Beispiel gemeinsam vorgenommen.”

Marlies Pfützenreuter

Verwaltungsfachkraft Arid-Hus

Nutzen

Die persönliche Startseite gefällt mir. Wenn man das Programm am Morgen startet, hat man alles Wichtige im Blick“

Marlis Pfützenreuter

Verwaltungsfachkraft Arid-Hus

Nutzen

Schneller Einstieg

Beim Onboarding kombiniert Scopevisio Lernvideos mit persönlichen Websessions. Die Lernvideos finden sich auf der Scopeunity, einer speziellen Plattform für die Anwenderinnen und Anwender der Scopevisio.

Hier werden zudem virtuelle, abgeschlossene Coworking Spaces für den gemeinsamen Informationsaustausch eingerichtet – etwa für die Protokolle der Websessions. „Da gucke ich jetzt manchmal noch hinein“, so Marlis Pfützenreuter, die die Scopeunity auch weiterhin nutzt.

Das Onboarding bei Arid-Hus erstreckte sich über zwei bis drei Monate. Insgesamt fanden sechs Websessions statt.

Einfache Suche

Heute nutzen sowohl die Einrichtungsleitung als auch die Verwaltung die Buchhaltungssoftware Scopevisio FINANZEN. Besonders gut kommt das sogenannte „Scopen“ an: „Einfach ein Schlagwort einzugeben und mit einem Klick einen Beleg angezeigt zu bekommen – das erspart schon enorm viel Zeit, wenn man bedenkt, wie lange ich vorher manchmal in Ordnern suchen musste,“ so die Verwaltungsmitarbeiterin.

Individuelle Startseite

Scopevisio bietet außerdem die Möglichkeit, sich eine individuelle Startseite mit Favoriten anzulegen. Auch Marlis Pfützenreuter hat sogenannte Widgets mit ihren bevorzugten Themen ausgewählt und individuell auf der Startseite angeordnet. Sie lässt sich unter anderem die Eingangsrechnungen, die Kasse und die Banken anzeigen.

Fazit

Das Fazit der Verwaltungsfachangestellten: Scopevisio ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen – auch im Vergleich zu anderen Lösungen. Kurzum: einfach perfekt.

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Arid-Hus, Therapeutische Einrichtung zur Förderung chronisch Suchtkranker e.V.

Über Arid-Hus

Das „Arid-Hus“ ist eine vollstationäre Einrichtung für chronisch mehrfach geschädigte abhängigkeitskranke Menschen. Träger ist der Verein „Arid-Hus Therapeutische Einrichtung zur Förderung chronisch Suchtkranker e.V.“, der 1986 gegründet wurde. Die Einrichtung selbst wurde 1987 eröffnet und verfügt heute über 42 Betreuungsplätze, die sich auf zwei ehemalige Bauernhöfe verteilen.

Betreut werden vor allem Menschen, deren langjährige Alkoholabhängigkeit zu organisch bedingten psychischen Störungen geführt hat. Ziel ist es, sie wieder in die Gesellschaft einzugliedern und ihnen ein selbstbestimmtes Leben ohne Sucht zu ermöglichen.

Der Verein beschäftigt 18 Mitarbeitende unterschiedlicher Profession, darunter Sozialpädagogen, Ärzte, Krankenpfleger, Therapeuten und Hauswirtschaftskräfte.

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