E-Mails ganz einfach Projekten zuordnen

Tipps & Tricks

10. Juli 2018 592 Aufrufe

Nutzen Sie Scopevisio für Ihre Projekte? Dann ist es sicherlich wichtig für Sie, die Kommunikation am Projekt zu dokumentieren. Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach verrät Ihnen, wie Sie Ihre Mails automatisch vom System den richtigen Projekten zuordnen lassen können.

„Gerade wenn ich unterwegs bin, finde ich sehr praktisch, Mails von Smartphone oder Tablet an Projekte anhängen zu können – einfach nur durch Weiterleitung an Scopevisio“, so Rosbach.

Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach arbeitet oft von unterwegs

Diese Funktion ist besonders dort nützlich, wo man den Connector nicht nutzen kann, zum Beispiel auf dem iPad oder iPhone. Damit die Weiterleitung zu Projekten funktioniert, sind zuvor einige Handgriffe notwendig – aber danach spart man sich manuellen Aufwand.

In der projektbezogenen Mail, die Sie an einen Kontakt schreiben, verwenden Sie im Betreff zusätzlich die sogenannte Master-ID (MID) in eckigen Klammern – wie etwa in diesem Beispiel:  [Projekt 123456]

Die MID finden Sie in der Projektübersicht gleich oben im Geschäftsfeld Projekt.

Sollte sie nicht sichtbar sein, blenden Sie diese über den Klick mit der rechten Maustaste Datenfeld suchen ein.

Praktisch ist es nun, dass Sie Antworten, die Sie auf diese Mail erhalten, wie zum Beispiel hier:

AW: Protokoll unseres Meetings [Projekt 123456]

einfach an Scopevisio weiterleiten können, wo Sie automatisch dem Projekt zugeordnet werden.

Für die Weiterleitung an Scopevisio verwenden Sie Ihre persönliche Scopevisio E-Mail-Adresse, die Sie in der Systemadministration unter Systemadministration > Persönliche E-Mail-Adresse verwalten > Allgemein finden. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, unter dem Punkt Kommentare einzustellen, ob Sie E-Mails als Kommentar eingeblendet haben möchten.

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