Die Kleinbetragsrechnung – Voraussetzungen, Pflichtangaben, Fallstricke

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist – Überraschung! – eine Rechnung über einen kleinen Betrag. Die Höchstgrenze wurde zuletzt von 150 auf 250 Euro brutto festgesetzt. Sie gilt seit 1. Januar 2017; Stichtag ist der Tag der Rechnungsstellung. Kleinbetragsrechnungen sind „einfacher“ als Rechnungen über höhere Beträge. Diese Vereinfachung besteht darin, dass sie weniger gesetzliche Angaben enthalten müssen. Rechtsgrundlage ist der § 33 UStDV. Die vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge ist allerdings kein Muss. Jedem Unternehmer steht es frei, auch für Kleinbeträge ganz gewöhnliche Rechnungen zu schreiben, die alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile enthalten.

Vom Brutto zum Netto

Wie bereits gesagt, lautet eine Kleinbetragsrechnung maximal auf 250 Euro brutto. Doch was bedeutet das für den Nettobetrag und die Mehrwertsteuer? Die jeweiligen Höchstbeträge können Sie aus folgender Tabelle ablesen:

Brutto (Euro)	Steuersatz	Netto (Euro)	Steuerbetrag (Euro)
250,00	19 %	210,08	39,92
250,00	7 %	233,64	16,36

  Sie können übrigens auch „gemischte“ Rechnungen ausstellen, auf denen ein Teil der Umsätze dem vollen Umsatzsteuersatz von 19 Prozent und ein anderer Teil der ermäßigten Umsatzsteuer von 7 Prozent unterliegt. Hauptsache, der Brutto-Endbetrag der Kleinbetragsrechnung ist kleiner oder gleich 250,00 Euro.

Voraussetzungen für die Kleinbetragsrechnung

Im Grunde ist eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnung wie alle anderen auch. Für sie gelten keine Sonderregeln, sondern nur Vereinfachungen. Sie müssen nicht alle Rechnungsmerkmale enthalten. Das erleichtert dem Rechnungssteller die Arbeit.

Notwendige Angaben

Die folgenden Angaben sind auf einer Kleinbetragsrechnung Pflicht:

• Vollständiger Name und Anschrift des des Rechnungsstellers
• Datum der Rechnungsstellung
• Art und Umfang der erbrachten Leistung oder gelieferten Gegenstände
• Bruttopreis / Honorar inklusive Mehrwertsteuer
• Mehrwertsteuersatz; alternativ Hinweis auf die Steuerbefreiung (Kleinunternehmer)

Die Mehrwertsteuer muss unbedingt als Prozentsatz angegeben werden. Der Hinweis „inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer“ oder ähnlich genügt nicht. Wenn Sie Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind, machen Sie überhaupt keine Angaben zur Mehrwertsteuer.

Vorsicht, Falle

Man kann Rechnungsausstellern nur raten, alle Rechnungen bis zur 250-Euro-Grenze nur mit den absoluten Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen zu versehen (siehe § 33 UStDV). Ein leeres Empfängerfeld bedeutet, dass der Empfänger keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen kann. Wenn Sie aber einen Empfänger nennen, kann eine falsche oder fehlerhafte Angabe den Vorsteuerabzug verhindern. Die Finanzverwaltung begründet dies damit, dass die Rechnung nicht den Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen entspricht. Manche Rechnungen müssen trotz allem noch weitergehende Angaben enthalten. Das klassische Beispiel ist die Bewirtungsrechnung. Auf ihr müssen natürlich weiterhin der Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen vermerkt werden.

Sinn der Kleinbetragsregelung

Die Kleinbetragsregelung erleichtert bei vielen alltäglichen Geschäften den Vorsteuerabzug. Laut Umsatzsteuergesetz muss ein Waren- oder Leistungsempfänger dem Finanzamt normalerweise eine Rechnung präsentieren, die alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile enthält, um die Umsatzsteuer daraus geltend machen zu können. Umsatzsteuer aus einer Kleinbetragsrechnung kann jedoch auch abgezogen werden, wenn kein Leistungsempfänger angegeben ist und die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen wird. Für den Aussteller und Empfänger der Rechnung ist dies wesentlich unbürokratischer und einfacher.

Ausnahmen

Auslandsgeschäfte sind von der Kleinbetragsrechnung ausgenommen, auch wenn sie die Grenze von 250 Euro brutto nicht überschreiten. Dazu gehören

• steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ( 6a UStG)
• Umsätze aus dem grenzüberschreitenden Versandhandel ( 3c UStG)
• Reverse-Charge-Geschäfte ( 13b UStG)

Der Trick mit dem Scan

Rechnungen müssen über eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg archiviert werden. Haben Sie schon einmal versucht, ein Fax auf Thermopapier nach wenigen Monaten „Liegezeit“ noch zu entziffern? Oder einen mit schlechter Tinte gedruckten Kassenbon? Solche Unterlagen werden schneller unleserlich, als dem Finanzamt lieb ist. Daher sollten Sie grundsätzlich jeden Papierbeleg bei Erhalt scannen oder fotografieren. Solche Belegbilder lassen sich in moderne Buchführungsprogramme hochladen und in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicher speichern. Manche dieser nützlichen Apps können die Belegbilder sogar automatisch erkennen. So finden Sie die Belege schneller wieder und Ihr Steuerberater kann die Angaben einfach automatisch in seine Buchhaltung übertragen.

Fazit

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über maximal 250 Euro brutto. Sie muss weniger Angaben enthalten als eine gewöhnliche Rechnung. Insbesondere muss kein Rechnungsempfänger angegeben werden. Das erleichtert dem Lieferanten die Rechnungsstellung und dem Kunden den Vorsteuerabzug. Für grenzüberschreitende Geschäfte gilt die Kleinbetragsregelung nicht.