Für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gelten Aufbewahrungsfristen. Folgender Beitrag erläutert die Details rund um die Aufbewahrungsfirsten.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen von Unternehmen in Deutschland gelten im Regelfall achtjährige Aufbewahrungsfristen, die jeweils am Ende des Kalenderjahres beginnen, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Daneben existieren weitere Fristen (z.B. sechs oder zehn Jahre) für andere Arten von Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit Rechnungen relevant sein können.
Die Aufbewahrungsfrist für Eingang- und Ausgangsrechnungen wurde Anfang 2025 durch das das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
Privatpersonen müssen Rechnungen für Handwerker und andere haushaltsnahe Dienstleistungen sowie für Arbeiten am Haus oder Grundstück nur zwei Jahre lang aufbewahren.
Aufbewahrungspflichten für Gewerbetreibende und Freiberufler
- 8 Jahre: Sämtliche Buchungsbelege sowie erhaltene und versendete Rechnungen müssen acht Jahre lang archiviert werden.
- 10 Jahre: Bestimmte steuerrelevante Dokumente oder Unterlagen, die bei Betriebsprüfungen benötigt werden, sind zehn Jahre aufzubewahren.
- 6 Jahre: Geschäftskorrespondenz ohne Rechnungscharakter (etwa Kostenvoranschläge oder Versandpapiere) unterliegt einer sechsjährigen Frist.
Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen
- 2 Jahre: Belege über haushaltsnahe Dienste wie Handwerks- oder Reinigungsarbeiten sowie Leistungen an Immobilien müssen zwei Jahre vorgehalten werden.
Rechtliche Grundlagen
- Die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen ergibt sich im Wesentlichen aus Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), die Buchungsbelege für acht Jahre verlangen.
- Ergänzend regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG), dass umsatzsteuerlich relevante Rechnungen ebenfalls über den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum aufzubewahren sind.
Weitere typische Aufbewahrungsfristen
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und ähnliche Unterlagen sind meist zehn Jahre aufzubewahren.
- Geschäftsbriefe und sonstige geschäftsrelevante Korrespondenz unterliegt häufig einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist.
Beginn und Ende der Frist
- Maßgeblich ist immer das Ende des Kalenderjahres der Entstehung des Dokuments (z.B. Rechnung vom 15.05.2023 – Fristbeginn 31.12.2023 – Vernichtung frühestens ab 01.01.2032).
- Unterlagen sollten erst vernichtet werden, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen und keine offenen steuerlichen Verfahren oder Betriebsprüfungen mehr zu erwarten sind.
Praktische Hinweise
Elektronische Rechnungen müssen im Originaldatenformat unveränderbar archiviert und während der gesamten Frist maschinell auswertbar sein (GoBD-Konformität).
