Was ist Angebotssoftware?
Unternehmen bieten Produkte oder Dienstleistungen an. Die Angebote werden in vielen Fällen auch heute noch extra geschrieben.
Dabei enthalten diese Angebote Informationen, die man auch aus einer Datenbank entnehmen kann: Von der Kundenadresse über die Einzelpositionen des Angebots bis hin zu den üblichen Textbausteinen für Anrede, Lieferbedingungen usw.
Eine Angebotssoftware tut genau das: Sie nimmt die Angaben aus einer Datenbank und gibt das Angebot als E-Mail oder als PDF-Dokument aus. Das kann auch im firmeneigenen Look geschehen, denn in der Angebotssoftware können entsprechende Vorlagen hinterlegt werden. Textbausteine werden automatisch eingefügt, variable Angaben wie Name, Anrede oder Adresse des Kunden werden in Platzhalter eingesetzt.
Der Anwender muss lediglich mit einigen Mausklicks die Produkte oder Leistungen aus der Produktdatenbank in ein Formular einsetzen, schon ist die Arbeit fertig. Ohne Zahlendreher, ohne Tippfehler und ohne Adress-Irrtümer.
Angebotssoftware und Rechnungssoftware – ein unschlagbares Team!
Eine Kombination aus Angebotssoftware und Rechnungssoftware kann Unternehmen viel Zeit und Arbeit sparen. Denn die Belege, die auf das Angebot folgen, können aus diesem entwickelt werden:
Reagiert der Interessent positiv auf das Angebot, wird der Inhalt des Angebots, eventuell in leicht abgewandelter Form, zur Auftragserteilung umfunktioniert. Wurde der Auftrag ausgeführt, stehen anschließend dieselben Positionen auf dem Lieferschein und später auf der Rechnung.
Was liegt näher, als ein Dokument einfach aus dem anderen zu entwickeln und damit den gesamten Hauptprozess im Unternehmen abzubilden?
Integrierte Softwarelösung optimiert Prozesse und spart Geld
Es gibt Softwarelösungen, die den gesamten Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zur letzten Mahnung begleiten können. Bei einem erfolgreichen Geschäftsabschluss wird das Angebot in einen Auftrag, der Auftrag in einen Lieferschein und der Lieferschein in eine Rechnung überführt. Das funktioniert ganz einfach auf Knopfdruck. Natürlich können die Angaben bei jedem Prozesschritt manuell geändert werden – zum Beispiel, wenn der Kunde den Preis heruntergehandelt hat oder eine Teillieferung abgerechnet wird.
Es ist sogar möglich, die von der Rechnungssoftware erstellte Rechnung direkt zu buchen und in die Offene-Posten-Liste aufzunehmen. Anhand der im System hinterlegten Rechnungsbedingungen merkt das Programm, wenn ein Zahlungsziel überschritten wird, und generiert dann auch gleich eine entsprechende Mahnung.
Viele Vorteile
Neben der offensichtlichen Zeit- und Kostenersparnis hat die Integration von Angebots- und Rechnungssoftware noch weitere Vorteile. Fehlerquellen werden eliminiert. Daten werden nicht redundant gespeichert. Der Prozess wird vereinheitlich und optimiert. Analysen und Berichte, z. B. über die Auftragsquote oder über Außenstände, werden möglich. Die Transparenz und Durchgängigkeit im Unternehmen nimmt zu. Routineaufgaben werden beschleunigt und teilweise automatisiert, sodass die Mitarbeiter qualifizierter arbeiten und mehr Produktivität generieren können.
