ERP-Anwendung für Kleinunternehmen

ERP, kurz für „Enterprise Resource Planning“ umfasst Systeme, die Unternehmen helfen, ihre Ressourcen zu planen. Klassischerweise sind dies Material, Geldmittel und Personal. Häufig werden noch andere Dinge zu den Unternehmensressourcen gezählt. Kontakte und Kunden zum Beispiel. Daher können im weitesten Sinne auch eine CRM-Software und Kontaktverwaltung Bausteine eines umfassenden ERP-Systems sein. Auch Dokumente und Wissen gehören zu den Ressourcen. Das gilt besonders für Freiberufler und Agenturen, die nicht selten hochspezialisierte Wissensarbeiter sind.

ERP-Systeme sparen Zeit

Kleinunternehmer haben oft wenig personelle Ressourcen. Häufig ist der Chef oder die Chefin Buchhalter, Projektmanager, Personaler, Controller, Sekretärin, Vertrieb und Kundenbetreuer in Personalunion – hat aber nichts davon „richtig“ gelernt. Die angebotene Leistung und Kernkompetenz ist stattdessen Grafikdesign, Werbung, Übersetzung, Architektur, Catering, Eventmanagement, Online-Handel oder noch etwas ganz Anderes. Da Kleinunternehmer so wenig Zeit und Fachkompetenz fürs Administrative haben, ist es gut, wenn ihnen ein ERP-System unter die Arme greift, das Aufgaben und Abläufe rationalisiert und automatisiert, Fehlerquellen eliminiert und die Produktivität erhöht. ERP-Lösungen lassen sich an das individuelle Geschäftsmodell anpassen und sind in der Lage, unterschiedliche Prozesse abzubilden. Dazu braucht es keine Branchenlösung; auch die heutigen Standardlösungen sind sehr gut konfigurierbar.

Preiswerte, flexible ERP-Systeme aus der Cloud

Die Auffassung, Kleinunternehmen könnten sich keine ERP-Systeme leisten, gehört in das Reich der Legende.

Cloud-gestützte ERP-Systeme können für überschaubare monatliche Gebühren als SaaS („Software as a Service“) gemietet werden. Der Unternehmer benötigt dafür keine eigenen Server oder IT-Administratoren und braucht keine Anschaffungskosten für eine teure Software zu kalkulieren. Das gefürchtete „Roll-out“ ist schnell erledigt, der Aufwand hält sich in Grenzen. Häufig helfen Cloud-Anbieter bei der Migration der Daten und bei der Einarbeitung in das neue System.

Mit dem SaaS-Konzept können Unternehmer einfach die benötigten Lizenzen monatlich hinzubuchen oder abbestellen; sie können das System je nach Bedarf um weitere Module erweitern oder abspecken. Cloud-Lösungen sind flexibel, sie wachsen mit dem Unternehmen.

ERP-Bausteine für Kleinunternehmen

1. Finanzbuchhaltung

Eine Finanzbuchhaltungssoftware wird von praktisch allen Unternehmen eingesetzt – zumal die Finanzverwaltung Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen heute gar nicht mehr auf Papier entgegennimmt. Die Daten werden digital über die ELSTER-Schnittstelle überspielt. Streng genommen verwendet also jeder, der seine Buchhaltung mit einer Software erledigt, bereits ein ERP-System. Gute Finanzbuchhaltungsprogramme unterstützen den Unternehmer darüber hinaus beim Forderungsinkasso und bei verschiedenen Auswertungen. Doch damit nicht genug: Kleine Unternehmen können auch von anderen ERP-Bausteinen profitieren.

2. Projektmanagement

Viele Freiberufler, Agenturen und Dienstleister arbeiten mit Projekten. Vor allem Arbeitszeiten werden geplant und auf Projekte abgerechnet. Traditionell werden die Zeiten in Excel-Tabellen erfasst. Natürlich ist es wichtig zu wissen, ob der Zeitaufwand in den einzelnen Projektphasen im Budget liegt oder dieses sprengt. Außerdem ist es notwendig, Aufgaben an Projektteam-Mitglieder zu delegieren und die Erfüllung der Aufgaben nachzuhalten. Ein integriertes ERP-System hilft, die Projektarbeit zu organisieren, den Projektaufwand zu kalkulieren und eine ganzheitliche, aktuelle Sicht das Projekt zu ermöglichen: Zeiten, Projektbeteiligte, Arbeitsergebnisse, Abrechnungsbelege, Zu- und Abflüsse von Geld und Materialien, all dies wird strukturiert und informativ aufbereitet. Die standortunabhängige Zusammenarbeit wird durch Cloud-Lösungen und mobile Apps wesentlich verbessert. Soll-Ist-Vergleiche und Deckungsbeitragsrechnungen sind mit einem ERP-System einfacher zu bewerkstelligen. Wenn die Zeitaufschreibung direkt in die Projektabrechnung übernommen wird oder Zahlungseingänge und offene Posten projektbezogen betrachtet werden können, erhält der Unternehmer einen Echtzeit-Überblick, wo das Projekt steht. Er erfährt frühzeitig, ob alle Parameter stimmen oder ob er umsteuern muss. So können auch Nicht-Kaufleute ein Projektcontrolling installieren.

3. Marketing und Vertrieb

Bei der Neukunden-Akquisition ebenso wie beim Nachverkauf an Bestandskunden ist es wichtig, die Bedürfnisse der Zielgruppe richtig einzuschätzen. Moderne CRM-Systeme geben einen Rundum-Blick auf Kunden und Kontakte und sind eine Fundgrube für relevante Informationen. Sie helfen bei der Marktsegmentierung und Einschätzung von Verkaufschancen und sorgen für maximale Produktivität und optimale Prozesse im Vertrieb. Gerade wenn die Personaldecke dünn ist, sollten Unternehmen alles tun, um sich auf die lohnenden Akquisitionen zu konzentrieren. Da der Aufwand der Neukunden-Akquisition den der Bestandskundenbetreuung bei weitem übersteigt, sollte außerdem das vorhandene Kundenpotenzial voll ausgeschöpft werden.

4. Wissens- und Dokumentenmanagement

Ein nicht zu unterschätzender Faktor bei ERP-Systemen: Verträge, Spezifikationen, E-Mails, Arbeitsergebnisse und alle relevanten Informationen sollten ohne großen Suchaufwand in einem Dokumentenmanagementsystem sofort verfügbar sein. Sie sollten von Benutzern, die die entsprechenden Zugriffsrechte haben, möglichst auch standortunabhängig eingesehen werden können. Cloud-gestützte Dokumentenmanagementsysteme bieten solche Möglichkeiten der strukturierten Speicherung und Online-Zusammenarbeit. Auch sie gehören unbedingt zu einer ERP-Lösung für Kleinunternehmen.

5. Bestellwesen und Lagerhaltung

Viele ERP-Systeme lassen sich an gängige Online-Shop-Lösungen anbinden und verarbeiten Bestellungen, Lieferungen und die zugehörigen Abrechnungsprozesse weitgehend automatisiert. Sie generieren Packzettel und Lieferlisten für Logistik-Unternehmen. Das entlastet Shop-Betreiber von vielen Routine-Aufgaben und gibt ihnen Zeit für ihr Kerngeschäft.

6. Material- und Warenwirtschaft

Kleinbetriebe benötigen je nach Geschäftsmodell eine Warenwirtschaft. ERP-Systeme bieten auch diese Option an. Andere sind in der Lage, bestehende Warenwirtschaftssysteme anzubinden. Unternehmen, die mit Fertigungsprozessen oder Lagerung und Logistik zu tun haben, sollten darauf achten, dass ihr ERP-System auch diese Anforderungen abbilden kann.