Automatisch zum Erfolg durch Automatisierung

Der digitale Wandel bewirkt eine Veränderung jeglicher Prozesse in der Wertschöpfungskette von Unternehmen. Dies umfasst sowohl die primären Wertschöpfungsprozesse als auch administrative Unterstützungsprozesse. In diesem Zusammenhang ist auch das Schlagwort Automatisierung immer häufiger zu finden.

Was ist Automatisierung?

Herkunft und Bedeutung

Der Begriff entstammt dem antiken Sprachgebrauch der Griechen (altgriechisch automatos) und bedeutet so viel wie „sich selbst bewegend“. Die Automatisierung bezeichnet auf der einen Seite den Prozess des Automatisierens, welcher die Einrichtung von sich selbst steuernden Abläufen in einem System umfasst. Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein automatisiertes Arbeitsobjekt. Erfolgt die Einrichtung der Abläufe ausschließlich mithilfe mechanischer Komponenten, wird von einer sogenannten Automation gesprochen.
Stellen elektronische Komponenten sowie Software die Grundlage des automatisierten Arbeitsobjekts dar, wird dieses ebenfalls als Automatisierung bezeichnet. Dem Menschen kommt in beiden Fällen allenfalls eine Überwachungsfunktion zu. In der Industrie finden sich automatisierte Systeme vor allem im Bereich von Fertigungsanlagen zur Produktion von Gütern. Im Bereich des Dienstleistungssektors umfassen Automatisierungen hauptsächlich Systeme zur Abwicklung datenbasierter Arbeitsprozesse. Administrative Aufgaben zur Unterstützung der wertschöpfenden Aktivitäten können hierbei ebenso wie die primären Wertschöpfungsprozesse an sich abgebildet werden.

Formen der Automatisierung

Grundsätzlich existieren drei verschiedene Formen (o.a. Stufen) der Automatisierung eines Arbeitsobjekts:

  1. Verfahrensautomatisierung – Fokus auf einzelnen Arbeitsschritten
  2. Prozessautomatisierung – Fokus auf gesamtheitlichen Prozessen
  3. Systemautomatisierung – Fokus auf gesamtem System, beinhaltet mehrere Prozesse

Je nach Menge der automatisierten Prozesse und Funktionen eines Systems wird von einer Teil- oder Vollautomatisierung gesprochen. Die Kennzahl des Automatisierungsgrads macht den jeweiligen Stand erkennbar und vergleichbar.

Entwicklungsprozess der Automatisierung

Historische Entwicklung

Die Entwicklung der Automatisierung blickt auf eine lange Historie zurück. Bereits im 18. Jahrhundert stellten Windmühlen, welche sich selbst in den Wind drehten, eine der frühesten Formen dar. Über die Zeit hinweg hat sich in Abhängigkeit von den technischen Möglichkeiten ihr Angesicht verändert. Bereits Dampfmaschinen und Elektrizität führten in der ersten und zweiten industriellen Revolution dazu, dass Arbeit zunehmend automatisch verrichtet wurde. Seit dem Beginn der digitalen Revolution hat die Digitalisierung gänzlich neue Umstände geschaffen. Eine digitalisierte Infrastruktur bot fortan ein enormes Potenzial der Automatisierung einzelner Arbeitsaufgaben oder ganzer Arbeitsprozesse. Im Rahmen der Industrie 4.0 hat diese Entwicklung heute ihren vorläufigen Höhepunkt erreicht.

Heutige Situation

Bisher lag der Fokus vor allem auf der Automatisierung starrer Routineprozesse. Mit der fortschreitenden Entwicklung der Technologie und einem enormen Aufschwung des Dienstleistungssektors verschieben sich jedoch die Perspektiven. Nicht nur haptische Produktionsprozesse stehen heute im Mittelpunkt. Vielmehr gewinnt die Automation von Serviceleistungen auf der Basis von Software an Bedeutung. Immer flexiblere und effizientere Lösungen ermöglichen den unterschiedlichsten Branchen einen enormen Zuwachs an Produktivität. Die Stichworte lauten Digital Process Automation (DPA) und Robotic Process Automation (RPA).DPA ist eine Methode zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels Einsatz von Software. Das Ziel ist die Vervollständigung und Optimierung von Workflows, wobei jedoch weiterhin auch Mitarbeiter spezifische Funktionen übernehmen. RPA verzichtet wiederum gänzlich auf menschliche Hilfe bei der Abwicklung repetitiver Aufgaben. Hier nehmen sich Software-Roboter (sog. Bots) jeglicher Funktionen an. Durch das Hinzufügen einer kognitiven, intelligenten Komponente ist die Anwendung einer Intelligent Process Automation (IPA) möglich. Diese stellt die bislang höchste Form des Automatisierungsgrades eines Arbeitsobjekts dar. Ein prominentes Beispiel ist der Einsatz von komplexen Chatbots in der Kundenkommunikation.

Wozu automatisieren?

Die Automatisierung ist eines der wichtigsten Instrumente der betrieblichen Rationalisierung. Diese steht für jegliche Maßnahmen, um die Effizienz der Arbeitsleistung zu steigern und betriebliche Rahmenbedingungen zu verbessern. Ineffiziente Prozesse sollen auf ein Maximum an Quantität und Qualität im Output getrimmt werden. Dabei liegt der Fokus auf konkreten Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden. Intelligente Systeme reagieren von selbst auf sich ändernde Rahmenbedingungen und passen den Workflow automatisch an. Das erspart Mitarbeitern viel Aufwand und Stress. Als Grundlage dafür ist jedoch eine umfassende Software notwendig.. Neben vielfältigen Möglichkeiten hinsichtlich der wertschöpfenden Prozesse, sind die Potenziale auch im administrativen Bereich riesig – denken Sie etwa an den Prozess der Rechnungseingangsprüfung und -freigabe, der in Teilen automatisiert werden kann. Studien des Bitkom zum Digital Office Index zeigen noch weitere Ansatzpunkte, seien es Dokumentenmanagement oder Buchhaltung. Viele Unternehmen setzen diesbezüglich auf Cloud-Lösungen und die Expertise externer Dienstleister wie Scopevisio.

Automatisierung im Mittelstand
© Shutterstock / NicoElNino

Vorteile der Automatisierung

Automatisierte Geschäftsprozesse bringen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Die automatische

n Anpassungen des Workflows von intelligent gesteuerten Systemen erhöhen deren Effizienz und Effektivität enorm. Ebenfalls reduzieren automatisierte Arbeitsobjekte in der Regel die Fehlerquote in standardisierten, repetitiven Aufgabenbereichen. Somit sind weniger Korrekturarbeiten notwendig und  die Produktqualität steigt.  Unternehmen sparen in der Folge eine Menge an zeitlichen und personellen Ressourcen. Diese Arbeitszeit können Mitarbeiter in spannende, interessante Projekte stecken sowie die betrieblichen Automatisierungen weiterentwickeln und verbessern. Automatisierte Prozesse laufen zudem in rasantem Tempo ab. Dies steigert die Produktionsleistung und folglich die verfügbare Absatzmenge von Produkten. Eine adäquat umgesetzte Automatisierung führt schlussfolgernd zu einer erheblichen Kostenersparnis. Auch die Prozesstransparenz wird durch handliche Steuerungs- und Planungsmöglichkeiten bereichert. Auf diese Weise können Risiken zeitig erkannt und behoben werden. Ebenfalls führen transparente Arbeitsabläufe zu einer Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Situation im Mittelstand

Die Wichtigkeit der Automatisierung zeichnet sich in vielen Branchen bereits seit den 90er-Jahren ab. Obwohl sich seitdem ein sukzessives Wachstum abzeichnet, hinkt vor allem der deutsche Mittelstand im internationalen Vergleich hinterher. Ein Verständnis der Notwendigkeit von  Investitionen entwickelt sich gerade erst in vielen Bereichen. Dabei gibt es gerade hierzulande die erforderlichen Technologien, um auch KMUs auf die nächste Ebene der Automatisierung zu heben. Der Fortschritt stockt, da die Herausforderungen einer Teil- oder Vollautomatisierung weitläufig als zu überwältigend angesehen werden. Hierzu zählen vor allem hohe Kosten für die Anschaffung von Technologie, eine aufwändige Integration der Systeme sowie der Erwerb des erforderlichen Know-hows. Viele Unternehmen machen dabei den großen Fehler, die Automatisierung zu allumfassend zu sehen. Bereits kleine Anpassungen von Geschäftsprozessen führen häufig zu einer immensen Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Mit der richtigen Expertise und Mut zur Veränderung blickt auch der Mittelstand in eine rosige Zukunft.

Digitalisieren – Automatisieren – Profitieren

Mittelständische Unternehmen profitieren nachhaltig enorm von einer gezielten Automatisierung einzelner oder mehrerer Geschäftsprozesse. Um langfristig vor allem im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben, ist dieser Schritt unerlässlich. Notwendig ist jedoch eine sorgfältige Planung der zu digitalisierenden Inhalte, welche als Grundlage benötigt werden. Zudem sollten Führungskräfte keine Scheu vor Investitionen und Veränderungen haben. Dabei ist es besonders wichtig, jeden Mitarbeiter auf den Weg mitzunehmen, zu schulen und Vertrauen zu schaffen. Es lohnt sich in den meisten Fällen in spezifischen Bereichen klein anzufangen und sich Schritt für Schritt weiterzuentwickeln. Auch der Einbezug externer Experten ist äußerst empfehlenswert, um nicht den roten Faden im digitalen Dschungel zu verlieren. Scopevisio steht Ihnen bei der Automatisierung administrativer Prozesse mit Rat und Tat zur Seite. Testen Sie die benutzerfreundlichen und effizienten Cloud-Lösungen kostenfrei und unverbindlich. Überzeugen Sie sich, wie schnell auch Ihr Unternehmen von der Automatisierung profitiert.

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