Brauchen Sie mandantenfähige Software?

Die meisten Mittelständler haben mehrere Niederlassungen oder sogar Tochtergesellschaften. Diese Unternehmen ziehen Vorteile aus mandantenfähiger Software.

Was bedeutet „mehrmandantenfähig“?

Dies ist die Eigenschaft mancher Software-Systeme, mehrere Kunden auf derselben Plattform mit denselben Ressourcen zu bedienen, ohne dass der eine Einblick in die Daten des anderen hat.

„Tenant“ bedeutet eigentlich „Mieter“ und Multi Tenancy lässt sich tatsächlich am besten an einem Mietshaus verdeutlichen:

  • Die Mieter bewohnen getrennte Wohnungen.
  • Jeder hat einen Schlüssel zu seiner Wohnung und ohne diesen Schlüssel kommt niemand herein.
  • Mieter können nach Belieben Gegenstände in die und aus der Wohnung transportieren.
  • Solange sie die Hausordnung beachten, können sie ihn ihren Wohnungen tun und lassen, was sie möchten.
  • Bestimmte Einrichtungen im Mietshaus stehen allen zur Verfügung: Treppenhaus, Aufzug, Eingangshalle, Heizung, Leitungen, die die einzelnen Wohnungen erschließen.

So ähnlich funktionieren auch mandantenfähige Systeme.

Mit „Mandanten“ sind hier nicht nur die Kunden von Rechtsanwälten und Steuerberatern gemeint, sondern alle separaten Betriebe, Organisationen und Personen in einer mandantenfähigen Software-Umgebung.  

Der Begriff „Mehrmandantenfähigkeit“ leitet sich ab von engl. „Multi-Tenancy“, einem Fachbegriff, der genau diese Eigenschaft von Informationssystemen meint. In Deutschland sagt man häufig auch schlicht „mandantenfähig“.

Mandantenfähige Systeme

Große Webhosting-Anbieter, Betreiber von Content-Management-Systemen und Cloud-Anbieter bedienen alle ihre Kunden in unterschiedlichen Instanzen auf derselben Plattform.

Doch daneben existiert noch eine weitere Variante: Es gibt mandantenfähige ERP-Systeme. In diesen können mehrere Unternehmen geführt werden, wie zum Beispiel eine Muttergesellschaft mit mehreren Tochtergesellschaften. Von diesen handelt dieser Beitrag.

Was ist das Besondere an Mandantenfähigkeit?

IT-Experten unterscheiden zwischen „Instanzen“ – dem Mietshaus aus der obigen Analogie – und „Mandanten“ – den einzelnen Wohnungen mit ihren Mietern.

Innerhalb einer Software – einer so genannten „Instanz“ – ist ein Mandant das oberste Ordnungskriterium.

Eine Instanz ist zum Beispiel Ihre ERP-Software. Ein Mandant ist eine Gesellschaft, die Sie in diesem ERP-System betreiben. Sie können also mehrere „Mandanten“ oder Gesellschaften in derselben Instanz Ihrer Software anlegen. Die Daten dieser Gesellschaften bleiben streng getrennt.

Vorteil der Mandantenfähigkeit

Mandantenfähige Software ist aus folgenden Gründen wirtschaftlich.

  • Übergreifende Konfigurationseinstellungen müssen nur einmal festgelegt werden.
  • Es muss nur eine Instanz der Software gekauft oder als SaaS gemietet werden.
  • Damit haben Sie einen festen Kostenbetrag. Ihre Kosten steigen nicht, wenn weitere Mandanten-Gesellschaften hinzukommen.
  • Ressourcen werden geschont, da sie in einem Ressourcenpool auf mehrere Mandanten verteilt werden. Lastverteilung sorgt für eine gleichmäßige Auslastung der Rechen- und Speicherkapazitäten.

Ein cloudgestütztes ERP-System hat darüber hinaus den Vorteil der Skalierbarkeit. Die IT-Infrastruktur wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kosten für Hardware, Wartung, Serveradministration, Entwicklung, Updates und Sicherheit sind in der SAAS-Miete enthalten und werden damit pro Instanz gezahlt – nicht pro Mandant.

Mandantendaten und -Einstellungen

Hierunter fällt alles, was direkt mit dem Mandanten verbunden ist, zum Beispiel:

  • die eigenen Daten und Objekte der Gesellschaft, etwa Kundendaten, Produktkatalog, Buchhaltungsdaten, Dokumente usw.
  • die Konfigurationen und Ansichten, die speziell für den gegebenen Mandanten angelegt werden.

Mandantenübergreifende Daten und Einstellungen

Dies sind neben dem Anwendungscode allgemeine Konfigurationseinstellungen des Systems, d.h. Angaben wie:

  • Währungen und Währungskurse
  • Länder, Orte, Zeitzonen
  • international standardisierte Branchenkataloge

Brauchen Sie ein mandantenfähiges ERP-System?

Wenn Sie mehrere Gesellschaften, Zweigniederlassungen, Standorte oder Filialen haben, benötigen Sie eine mandantenfähige ERP-Software.

In einem solchen System legen Sie jede Ihrer selbständigen organisatorischen Einheiten separat als Gesellschaft an.

Üblicherweise werden Filialen getrennt geführt, aber bestimmte Dinge, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, werden in der Zentrale erledigt.

In einer mandantenfähigen Software ist es ganz einfach, allen Beteiligten die notwendigen Zugriffe zu geben und ihnen einen passenden digitalen Arbeitsplatz einzurichten.

Sicherheit

Angenommen, Ihr Betrieb liegt in Köln, mit Niederlassungen in Bonn, Düsseldorf und Aachen. Sie haben in Ihrem ERP-System vier Gesellschaften angelegt: Ihre Kölner Zentrale und die drei Niederlassungen.

Der jeweilige Niederlassungsleiter bekommt Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen seiner Filiale.

Der Buchhalter, der zentral in Köln die Buchführung für die gesamte Gruppe erledigt, hat Zugriff auf die Buchhaltung aller vier Standorte. Er bucht diese Filialen zentral. Buchungsregeln für die automatisierte Buchung von Geschäftsvorfällen muss er nur einmal anlegen und kann sie dann auf die anderen Standorte übertragen.

Kosten senken, Synergien nutzen

In einem solchen Szenario profitieren Sie gleich mehrfach vom Einsatz einer mandantenfähigen Cloud-Unternehmenssoftware:

  • Sie nutzen Synergien, um wirtschaftlich zu arbeiten.
  • Alle Standorte arbeiten konsistent, auf der gleichen Software und mit den gleichen Prozessen.
  • Als Geschäftsführer oder Entscheidungsträger bekommen Sie Auswertungen und Informationen über die Unternehmensgruppe in Echtzeit von Ihrem ERP geliefert.

Multi-Tenant-Architektur

Was für Anwender die Mandantenfähigkeit ist, ist für IT-Unternehmen die Multi-Tenant-Architektur. Dieses Konzept gewährleistet, dass Cloud-Anbieter wie Scopevisio die Daten von Kundenunternehmen streng getrennt und hoch gesichert auf ihren Servern verarbeiten können.

Eine Multi-Tenant-Architektur im eigenen Unternehmen zu entwickeln kann kostspielig sein. Besonders Mittelständler schrecken vor den hohen Investitionen zurück und finden auf dem ausgetrockneten Markt keine Fachkräfte, die dies umsetzen könnten.

Die Lösung: Eine Cloud-Software wie Scopevisio mieten! Scopevisio hat intensiv in den Ausbau einer hochsicheren Multi-Tenant-Architektur investiert. Diese bietet jederzeit und an jedem Standort Zugriff auf Ihre Anwendungen, inkludiert mobile Apps und erfüllt höchste Ansprüche an Datenschutz und Ausfallsicherheit.

Nutzer von Scopevisio partizipieren an diesen Investitionen und an der Arbeit der qualifizierten IT-Experten. All dies ist in der Software-Miete im SaaS-Modell inbegriffen.

Fazit

Mittelständler haben meist mehr als einen Standort und benötigen daher mandantenfähige Software. Ein mandantenfähiges ERP-System erlaubt den Anwendern, in einer einzigen Instanz der Software mehrere „Mandanten“ – oder Niederlassungen – anzulegen und zu betreiben.

Die Vorteile sind Kostensenkung, Datensicherheit, Synergie-Effekte und Konsistenz der Daten und Prozesse. Nutzer partizipieren an den hohen IT-Investitionen des Herstellers, ohne mehr aufzuwenden als die Miete für ihre Cloud-Applikationen. 

Autor:in Dorothea Heymann-Reder
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