Herausforderung
- Ablösung der Filosof-Finanzbuchhaltung
- Datenmigration zu neuer Software
- Umstieg von On-Premises auf Cloud
Das Privathotel Lindtner ist das einzige inhabergeführte 5-Sterne-Hotel im Hamburger Raum. Das traditionsreiche Haus bietet seinen Gästen seit über 85 Jahren ein besonderes Ambiente und erstklassigen Service.
In der Finanzbuchhaltung war bei Lindtner lange Jahre die Software der Filosof im Einsatz. Doch mit der Übernahme der Filosof durch die Scopevisio stand die Überlegung an, auf ein neues System zu wechseln. Die Entscheidung für Scopevisio fiel vor allem aufgrund der Tatsache, dass der Softwarehersteller eine einfache Migration versprach – und dieses Versprechen auch einlösen konnte. Übertragen wurden die Buchungssätze von des laufenden und vorangegangen Wirtschaftsjahres
Lösung
- Scopevisio Finanzen und Lohn & Gehalt
- Komfortable Anpassung von Auswertungen
- Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
In der Buchhaltung arbeiten heute drei Mitarbeitende mit Scopevisio Finanzen und in der Personalabteilung zwei mit der Anwendung Lohn & Gehalt. Im Frontoffice nutzt das Hotel eine Anwendung von Protel. Die Daten des Tagesabschlusses werden über eine Schnittstelle automatisiert zu Scopevisio übertragen.
Als besonders komfortabel empfindet Thorsten Marxen, Leiter der Buchhaltung, die Möglichkeit, Auswertungen individuell anzupassen.
Sehr einfach funktioniert auch die Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin, die einen gesicherten Zugriff auf die Software erhalten und Daten unmittelbar einsehen kann.
„In unserem alten System waren die Auswertungen damals sehr starr und Änderungen sehr umständlich. In Scopevisio ist es viel einfacher, Auswertungen individuell anzupassen.“
Thorsten Marxen
Leiter Buchhaltung
Privathotel Lindtner Hamburg
„Das Thema Cloud war ursprünglich nicht der ausschlaggebende Punkt für uns. Im Nachhinein hat sich die Cloud aber als vorteilhaft erwiesen: Wir sind dadurch unabhängig von eigenen Servern.“
Thorsten Marxen
Leiter Buchhaltung
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
„Unsere Steuerberaterin kann in der Kanzlei unsere Daten unmittelbar einsehen. Das ist ein ganz klarer Vorteil einer Cloud-Lösung“.
Thorsten Marxen
Leiter Buchhaltung
Berichtswesen: Individuelle Auswertungen
In der zuvor genutzten Buchhaltungssoftware war die Anpassung von Auswertungen oft mühsam. „Wir mussten mit großem Bedacht vorgehen“, erläutert Marxen. „Zeilennummern in den Auswertungen mussten genau definiert und den entsprechenden Stellen zugeordnet werden. Das war aufwändig und fehleranfällig. In Scopevisio funktioniert das wesentlich komfortabler. Man kann sich Auswertungen sehr einfach maßgeschneidert zusammenstellen.“
Das liegt auch dran, dass Scopevisio viel mehr Dateneingaben ermöglicht. Beispiele dafür sind Felder wie „Interne Belegnummer“ und „Externe Belegnummer“, die man für verschiedene Zwecke nutzen kann. Durch die zusätzlichen Datenfelder ergeben sich folglich auch mehr Auswertungsmöglichkeiten.
Banking über MT940
Die Bewegungen auf den Bankkonten liest das Unternehmen weiterhin über MT940-Dateien ein. Die Regeln in der vorherigen Software waren vergleichsweise simpel. Scopevisio dagegen bietet mehr Kriterien, die in eine Regel einfließen können. „Das ist Segen und Fluch gleichzeitig“, so Marxen.
Integrierte Kassenfunktion
Die Kassenfunktion war in der zuvor genutzten Software ein eigenes Modul, in Scopevisio hingegen ist sie integriert. Dadurch entfällt die Übertragung vom einen in das andere System. „Man erfasst die Buchung und hat sie dann auch gleich im System“, beschreibt der Buchhaltungsleiter den Vorteil eines „All-in-one“-Ansatzes.
DMS-Teamwork als Dokumentenablage
Ebenfalls integriert ist ein Dokumentenmanagementsystem. Darin speichert das Hotel nicht nur die Belege, sondern zum Beispiel auch Verträge und Konditionen.
Ein Sonderfall im Haus ist die Abrechnung von E-Ladesäulen. Hierbei handelt es sich nicht um Kreditorenrechnungen im eigentlichen Sinne, sondern teils um Gutschriften, die ebenfalls im DMS abgelegt werden.
Steuerberaterzugang: Sicherer Zugriff auf die Finanzbuchhaltung
In der Vergangenheit wurden der Steuerkanzlei PDF-Dateien übermittelt, die oft Nachfragen nach sich zogen. Heute kann sich die Steuerberaterin ebenfalls in die Buchhaltungssoftware einloggen und die entsprechenden Informationen selbst im System recherchieren. Möglich macht dies ein Steuerberaterzugang, der in der Scopevisio-Lizenz inbegriffen ist. Der Steuerberaterzugang vereinfacht auch die Zusammenarbeit beim Jahresabschluss: So finden die vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten zunächst in der Verwaltung statt. Die Steuerberaterin wird anschließend informiert, wenn sie übernehmen kann. Da alle Parteien auf der Basis der gleichen Software und mit den gleichen Daten arbeiten, funktioniert die Zusammenarbeit viel reibungsloser als zuvor.
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Privathotel Lindtner Hamburg
- Privathotel Lindtner Hamburg
- Heimfelder Str. 12
- 21075 Hamburg
- www.lindtner.com
Über das Lindtner Privathotel Hamburg
Das Privathotel Lindtner in Hamburg ist ein privat geführtes 5-Sterne-Hotel im Stadtteil Heimfeld im grünen Süden der Hansestadt. Das Haus mit 128 individuell gestaltete Zimmer und Suiten zeichnet sich durch eine exklusive Kombination aus luxuriösem Komfort und erstklassigem Service aus.
Schwerpunkt des Privathotels ist mit über 90 Prozent das Tagungsgeschäft. 21 Veranstaltungsräume – darunter ein großer Festsaal – bieten ideale Rahmenbedingungen für Events und Konferenzen mit bis zu 1.000 Personen.
Kulinarisch verwöhnt das Privathotel Lindtner mit zwei Restaurants, einer Bar und einer Kaminlounge.
Der Wellnessbereich „Lindtner Spa & Beauty“ bietet Sauna, Dampfbad, medizinische Therapien sowie diverse Beauty- und Entspannungsangebote.
Das Hotel ist zudem als „Certified Green Hotel“ Umweltpartner der Stadt Hamburg und legt großen Wert auf Nachhaltigkeit in allen Bereichen.
Das Privathotel Lindtner geht auf eine 1912 gegründete Konditorei zurück, die heute noch als Tochterunternehmen besteht und im Hamburger Stadtteil Eppendorf angesiedelt ist.
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