Exzellentes Projektmanagement

Gutes Projektmanagement ist ein zentraler Baustein für den Unternehmenserfolg. Doch Projekte sind heute oft äußerst komplex. Die Pi-mal-Daumen-Methode funktioniert nicht mehr. Projekte brauchen ein strukturiertes Vorgehen und einen durchgreifenden Überblick über alle Ressourcen – Zeit, Personal, Material, Dienstleistungen, Aktivitäten…

Dieser Beitrag erklärt, welche Elemente exzellentes Projektmanagement ausmachen.

IPMA-Modell gibt Leitlinien für exzellentes Projektmanagement

Die International Project Management Association (IPMA) und die Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfehlen ein Projekt-Excellence-Modell, mit dem Ihr Unternehmen Projekte besser planen, steuern und realisieren kann.

Das Projekt-Excellence-Modell identifiziert fünf Bereiche, in denen sich Ihr Projektmanagement bewähren muss:

  1. Zielorientierung
  2. Führung
  3. Mitarbeiter-Einbindung
  4. Ressourcen-Management
  5. Projektmanagement-Prozesse

Zielorientierung

Projektziele sind nicht in Stein gemeißelt. Unterschiedliche Stakeholder verbinden unterschiedliche Ziele mit einem Projekt. Außerdem können sich während der Projektlaufzeit Ziele ändern. Neue Ziele kommen hinzu, alte werden konkretisiert oder über Bord geworfen. Wer soll da noch den Überblick behalten? Achten Sie auf folgende zielrelevanten Aspekte:

  • Berücksichtigen Sie alle Stakeholder und nehmen Sie deren Ziele auf. Wenn Zielkonflikte auftreten, können Sie diese rechtzeitig ansprechen und korrigieren.
  • Bestehen Sie auf einer SMARTen Definition der Ziele. SMART bedeutet: Die Ziele müssen spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und zeitlich terminiert werden. Das ist eine Grundvoraussetzung, um später den Projekterfolg bestimmen zu können.
  • Sie sollten den Stakeholdern (dazu gehört auch das Projektteam!) die Ziele zurückmelden. Dann sind die Kriterien für den Projekterfolg klar und unmissverständlich festgelegt.
  • Etablieren Sie einen Prozess für nachträgliche Änderungen oder Aktualisierungen der Ziele. Solche Änderungen werden häufig verlangt, also seien Sie darauf vorbereitet. Ihr Prozess sollte unbedingt auch eine Risikoanalyse und die Kommunikation der Änderungen umfassen.
  • Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, in dem Sie die Ziele in (SMARTe) Arbeitspakete unterteilen.

Führung

  • Die Projektleitung sollte die Kommunikation im Projekt organisieren, strukturieren und – ganz wichtig – selbst vorleben. Effektive Projektkommunikation erfordert eine pragmatische Abwägung zwischen Informationsbedürfnis und Transparenz auf der einen sowie Datenschutz und Vertraulichkeit auf der anderen Seite.
  • Das Projektmanagement muss sich an Zielen orientieren und nicht in Details verlieren. Jede Aktivität muss der Zielerreichung dienen, jedes Arbeitspaket messbar zum Projekterfolg beitragen.
  • Der Umgang mit Stakeholdern und Projektteam sollte partnerschaftlich sein. Je nach Ihrer Unternehmenskultur können Sie Formen des Neuen Arbeitens etablieren, wie zum Beispiel Aufgabenpools und selbstorganisierte Teams.
  • Durch kontinuierliche Verbesserung kann die Projekteffizienz gesteigert werden. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird im Projektteam gelebt, indem kleine Verbesserungsschritte als PDCA (Plan-Do-Check-Act)-Zyklen durchlaufen und die so erreichten Ergebnisse als Best Practices dokumentiert werden.
  • Die Projektleitung sollte auch die Best Practices kennen, die von anderen innerhalb des Unternehmens entwickelt wurden. Dafür muss sie über den Tellerrand schauen.

Mitarbeiter-Einbindung

  • Geeignete personelle Ressourcen müssen rechtzeitig beschafft oder geblockt werden. Wenn Neueinstellungen erforderlich sind, müssen Projektleitung, Stakeholder und HR schon Monate vor Projektstart aktiv werden.
  • Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter das Projektziel mit tragen. Daher sollte das Ziel kommuniziert werden, nicht nur ein isoliertes, individuelles Arbeitspaket.
  • Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre Stärken einzubringen. Eine auf die Projektarbeit ausgerichtete Personalentwicklung kann durch Qualifizierungsmaßnahmen und Coaching dazu beitragen, dass jeder Mitarbeiter im Rahmen seiner Fähigkeiten bestmöglich gefördert wird.
  • Mitarbeiter sollten die Chance haben, selbständig zu arbeiten und Eigeninitiative zu zeigen. Sie sollten Verantwortung übernehmen. Zwei Möglichkeiten dazu sind selbstorganisierende Teams und Aufgabenpools, aus denen sich jeder „bedienen“ kann.

Zufriedene Mitarbeiter

Ressourcen-Management

Das Ressourcen-Management sollte sich an den „7 R“ der Logistik orientieren, nämlich: die richtige Ressource in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort zum richtigen Preis und mit den richtigen Informationen zur Verfügung stellen. Daraus ergibt sich:

  • Die finanziellen Ressourcen müssen ausreichen. Ihr Projektbudget sollte die Kosten aller Ressourcen berücksichtigen – eventuell in einer geeigneten zeitlichen Staffelung und auf jeden Fall mit einer Sicherheitsmarge.
  • Planen Sie Zeitpuffer ein, die notwendig sind, um eine Ressource zu beschaffen. Das gilt sowohl für den Einkauf von Waren als auch für Dienstleistungen oder andere Leistungen von internen und externen Projektbeteiligten. Externe Lieferanten und Dienstleister sollten in die Projektarbeit und Projektkommunikation soweit wie notwendig eingebunden werden.
  • In der digitalisierten Welt sind Informationen ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Projektarbeit. Projektaufgaben und -ergebnisse müssen mit allen relevanten Informationen vernetzt sein, damit Akteure effizient arbeiten können. Die Bereitstellung, Strukturierung und Vernetzung von Informationen ist Kernaufgabe eines ERP-Systems.
  • Arbeitszeit- und Projektkostenerfassung helfen Ihnen, die wichtigen Ressourcen Zeit und Geld zu managen.

Projektmanagement-Prozesse

Von der Initiierung über die Planung, Durchführung und Kontrolle bis hin zum Abschluss und der Lessons-Learned-Sitzung existieren erprobte Projektmanagement-Prozesse. Die Standardprozesse können Sie als Vorlage nehmen, um Ihre eigenen, individuellen Prozesse daraus zu entwickeln.

  • Entwickeln, dokumentieren und erproben Sie Ihre Projektmanagement-Prozesse und implementieren Sie diese in Ihrem Projekt. Verfeinern Sie die Prozesse mithilfe der PDCA-Methodik.
  • Es ist wichtig, dass Sie Ihre Projektmanagement-Prozesse standardisieren und in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen. So können Sie, aber auch andere Abteilungen und Niederlassungen, jederzeit auf aktuelle, praxistaugliche Best Practices zurückgreifen, anstatt jedesmal „das Rad neu zu erfinden“.
  • Entwickeln Sie kein starres Regelwerk, sondern eine lebende Methodik, die Raum für Kreativität und Flexibilität lässt.
  • Ein Prozess für Änderungsmanagement (Change Management) gewährleistet, dass nachträgliche Änderungen die Wirtschaftlichkeit Ihres Projekts nicht gefährden. Zum Change Management-Prozess gehört es auch, neue Projektrisiken zu bewerten, Abhängigkeiten zu analysieren und Verantwortlichkeiten sowie eine Eskalatiosstrategie festzulegen.
  • Projektcontrolling ermöglicht Ihnen eine effiziente Steuerung Ihrer Projektmanagement-Prozesse. Die Deckungsbeitragsrechnung in Projekten gibt Aufschluss, ob Sie sich noch innerhalb des Budgets bewegen.

Ziele erreicht? So bewerten Sie Ihr Projektergebnis

Oberste Maxime für Ihren Projekterfolg ist die Rentabilität. Ein Projekt, bei dem Sie draufzahlen, bringt Ihnen nichts. Daher ist es so wichtig, den Deckungsbeitrag mithilfe Ihres ERP-Systems engmaschig zu überprüfen und Abweichungen zu analysieren. Darüber hinaus existieren allerdings noch drei weitere Kriterien für den Projekterfolg:

  1. Zielerreichung des Projekts
  2. Kundenzufriedenheit
  3. Zufriedenheit der Mitarbeiter und anderen Beteiligten

Zielerreichung des Projekts

  • Haben Sie Ihre Projektziele erreicht? Wenn Sie diese SMART definiert haben, sollte die Antwort nicht zu schwierig sein.
  • Konnte das Budget eingehalten werden? Untersuchen Sie, ob durch das Projekt eventuell noch weitergehende Erträge realisiert werden können. Außerdem sollten Sie nachträglich den Ressourceneinsatz überprüfen: Wurden alle Ressourcen effizient und sinnvoll eingesetzt oder wurde etwas verschwendet? Kanban lässt grüßen!
  • Idealerweise konnte das Projekt dazu beitragen, Ihre Marktposition zu stärken oder immaterielle Werte zu erzielen, wie zum Beispiel ein besseres Image Ihres Unternehmens.
  • Projekte bieten viele Ansatzpunkte, um die Kundenbindung zu stärken. Sie haben jetzt einen Zugang zu neuen Mitarbeitern und Entscheidern im Kundenunternehmen. Nutzen Sie ihn! Vielleicht finden Sie Potenzial für Anschlussprojekte.
  • Wenn der Kunde zufrieden ist – siehe nächster Punkt – können Sie ihn vielleicht als Referenzkunden gewinnen. Schreiben Sie einen Anwenderbericht, den Sie für Ihr Marketing verwenden können.

Kundenzufriedenheit

  • Die Abnahme des Projektergebnisses sollte in einem strukturierten Prozess stattfinden. Bei dieser Gelegenheit bekommen Sie Feedback zur übergreifenden Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig zeigt das Klima, in dem die Abnahme stattfindet, ob die Chemie (noch) stimmt.
  • Wenn Sie bei der Zieldefinition alles richtiggemacht haben, sollte der Kunde den Projekterfolg an denselben Maßstäben messen wie Sie. Fragen Sie trotzdem nach. Etablieren Sie eine Methode, um die Kundenzufriedenheit abzufragen und langfristig sicherzustellen.
  • Ein intaktes Vertrauensverhältnis zeigt sich daran, dass der Kunde Ihnen und Ihrem Team auch in schwierigen Situationen die Problemlösung zutraut.
  • Das Feedback der Kunden sollte in Ihre weitere Projektarbeit einfließen. Die Erfahrungen aus dem Projekt sollten zentral dokumentiert werden, sie sind ein wichtiger Baustein für Ihre kontinuierlichen Verbesserungsanstrengungen. Der Vertrieb und die Kundenbetreuung sollten Zugriff auf diese dokumentierten Erfahrungen haben.

Zufriedenheit von Mitarbeitern und anderen Beteiligten

  • Analysieren Sie die Krankheitsquote und die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter.
  • Holen Sie (eventuell auch anonym) Feedback ein, was Sie besser machen können.
  • Projektarbeit ist mehr als nur Pflichterfüllung. Das Feedback und die Anregungen Ihrer Mitarbeiter sind ein wesentliches Element Ihres Erfolgs. Lob und Anerkennung ist das Mindeste, was Sie ihnen geben können.
  • Die Mitarbeiter sollen Spaß an ihrer Arbeit haben. Dazu gehört, dass sie interessante, inspirierende Aufgaben und einen angenehmen Arbeitsplatz haben. Nicht jeder übernimmt gerne Verantwortung, doch wer es möchte, sollte dies auch tun können.
  • Wenn es zu Ihrer Firmenkultur passt, können Sie Team-Events oder Freizeitaktivitäten anbieten, oder – noch besser – diese von den Mitarbeitern in Eigenregie organisieren lassen.
  • Mitarbeiter und auch andere Stakeholder sollten ihre Interessen in das Projekt einbringen können. Damit ist keine „Wünsch dir was“-Selbsthilfegruppe gemeint, sondern Anregungen für ein produktiveres Miteinander und eine effizientere Kommunikation. Dazu können zum Beispiel Teamwebsites, agile Tools und E-Collaboration beitragen.

Projektmanagement und ERP

Dabei offenbart sich, dass exzellentes Projektmanagement ohne ERP undenkbar ist. Vom Kontaktmanagement über Projektplanungsfunktionen bis hin zur Ressourcenbeschaffung und den Controlling-Auswertungen bietet Ihnen eine ERP-Software vernetzte Daten und verlässliche Informationen in Echtzeit. Hoch konfigurierbare Lösungen, die eine Projektmanagement-Software einbinden, erlauben Ihnen, Ihre Projekte individuell abzubilden.

Tipp: Lesen Sie auch unsere Checkliste für Ihr Projektmanagement.

Warum die Digitalisierung kein Selbstzweck sein sollte

Die Deutsche Bahn hat eine große Digitalisierungsstrategie, der Vorstandschef Rüdiger Grube leitet ein „Competence Center Digitalisierung“ und der Kunde kann sich Fahrtinformationen via App holen. Aber was nützt das dem Kunden, wenn der Automat nicht funktioniert? Die Digitalisierung im Alltag: am Kunden vorbei Wer hat nicht schon mal am Ticketautomaten gestanden und sich gefragt, was die ganze Digitalisierung denn bringt, wenn man am Ende weder mit Karte, noch mit Scheinen bezahlen kann, weil der Automat streikt? Oder wenn der große Fortschritt der Deutschen Bahn darin liegt, dass der Kunde keine Tickets mehr im Zug kaufen darf, es sei denn, er will eine Strafgebühr zahlen? Oder wenn das „kostenlose“ W-LAN in allen ICEs nach lächerlichen 200MB Datenvolumen runtergedrosselt wird? So wie der Köder dem Fisch und nicht dem Angler schmecken soll, sollte die Digitalisierung auch dem Nutzer bzw. Kunden gefallen und nicht demjenigen, der sie implementiert. Wenn ich von Kunden rede, meine ich übrigens auch die Mitarbeiter, die am Ende mit neuen digitalen Workflows arbeiten müssen. Denn unzufriedene Mitarbeiter bzw. langwierige Prozesse betreffen auch den Kunden. So erhalten alle Schwarzfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe BVG ihren Schein mit einem eingescannten Barcode, der das Identifizieren des Vorgangs einfach macht. Der Kontrolleur kann sogar besondere Umstände notieren. Doch dann muss man trotzdem zur stark überfüllten unbequemen Meldestelle mit ungünstigen Öffnungszeiten, wo der Barcode keine Verwendung mehr findet und neben den Eingaben im Computerprogramm auch noch eine Papierliste ausgefüllt wird. Hier kann nicht mehr von Digitalisierung 2.0 und nicht einmal mehr von der Digitalisierung 0,5 geredet werden. Digitale Prozesse sollen Arbeit optimieren, nicht erschweren Das Wichtigste, sobald man die Planung der digitalen Transformation beginnt und sich überlegt, welche neue Software man implementiert, welche Apps man entwickelt und welche Workflows man initiiert, ist der Gedanke des „wozu“. Digitalisierung-kein-Selbstzweck-1 Wenn ich selbst nicht weiß, warum ich einen Vorgang digitalisiere, sondern es nur tue, weil es alle tun, dann werde ich früher oder später ein Problem bekommen. In einer Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbundes aus dem Jahr 2016 gaben 46% aller befragten Arbeitnehmer an, dass sie durch die Digitalisierung noch mehr belastet werden (Quelle: t3n). Bankenmitarbeiter gestanden Anfang 2016 in einer Studie der Unternehmensberatung PPI (zitiert von der FAZ), dass die Digitalisierung bei ca. 25% aller Angestellten zu mehr Arbeitsschritten führt (also Computer und Papierliste). Wie kann so etwas passieren? Wenn wir uns vorstellen, dass die neuen Anwendungen über den Köpfen der Angestellten (also der Nutzer) hinweg ausgesucht und implementiert wurden, dann fehlt natürlich wichtige Information zu den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer, die beim Auswahlprozess nötig gewesen wäre. Auch aus Kundensicht fallen immer wieder „gut gemeinte“ Digitalisierungsvorgänge auf, die in der Praxis nach hinten losgehen. Bei der Post kann man beispielsweise bequem online Briefmarken bestellen. Da jedoch das im Shop angezeigte Angebot anscheinend nicht mit einer logistischen Software verknüpft ist, kann man als Kunde Markensets in den Einkaufswagen legen, die bereits ausverkauft sind. Das wäre generell schon ärgerlich, aber nicht unbedingt ein Grund für den Absprung, wenn der Kaufprozess dadurch nicht in einen Fehlermodus käme, bei dem der Kunde zu keinem Zeitpunkt informiert wird, warum es nicht weitergeht. Ich möchte hier mal den Direktor der Konzernkommunikation und Unternehmensverantwortung der Post, Christof Ehrhart, zitieren:
„Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance.“ Digitalisierung-kein-Selbstzweck-2
4 Grundlagen einer effektiven digitalen Transformation:
  • Überlegen Sie sich zuerst, welche Unternehmensbereiche wie optimiert werden können. Ignorieren Sie dabei erst einmal die technischen Lösungen, sondern konzentrieren Sie sich auf Workflows und Strategien. Die Technologie ist nur das Mittel zum Zweck.
  • Wählen Sie digitale Anwendungen nach Ihren Bedürfnissen aus und nicht nach Popularität. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Anforderungskatalog.
  • Lassen Sie den Anforderungskatalog nicht ausschließlich von der Geschäftsführung und/oder IT zusammenstellen, sondern auch von den Unternehmensbereichen, die später mit der Software umgehen sollen.
  • Binden Sie alle Nutz(nieß)er neuer digitaler Prozesse und Services in den Entwicklungs- und Auswahlprozess mit ein. Sei es durch Testgruppen, Beta-Versionen oder kontinuierliche Feedback-Möglichkeiten.
Herr Ehrhart hat Recht, die Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance. Aber nur dann, wenn sie nicht zum Selbstzweck umgesetzt wird, sondern ein klares Ziel verfolgt: Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Über die Autorin: Juliane-Waack-1 Juliane Waack ist Fachautorin für Digitalisierung, Content Marketing und Customer Journey Management. Sie schreibt für die ec4u expert consulting ag