Digitale Personalakte: alle Personaldokumente an einem Ort

Die vielen Dokumente, die HR-Abteilungen heute verwalten müssen, bedeuten für sie einen großen Aufwand. Personalakten von Mitarbeitende sind ein wesentlicher Teil davon. Die Einführung einer digitalen Personalakte kann hier helfen.

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Was ist eine digitale Personalakte?

Im Grunde ist die digitale Personalakte das elektronische Gegenstück zur Papier-Personalakte. So wie in der papierbasierten werden in der digitalen Personalakte Daten und Dokumente zu Arbeitnehmern gespeichert und bearbeitet.

Alle Personaldokumente in der digitalen Personalakte

Der zunehmende Trend zur elektronischen Personalakte ist eine Folge eines allumfassenden Prozesses, der als digitalen Transformation bezeichnet wird. Dieser, verstärkt durch das Cloud Computing, ebnet auch den Weg zu digitalen HR Prozessen und zum papierlosem Büro.

Wie funktioniert eine digitale Personalakte?

Das Funktionsprinzip der digitalen Personalakte ist das gleiche wie bei der klassischen Personalakte. Der wesentliche Unterschied ist, dass Sie eine spezielle Software-Lösung nutzen, um mit der elektronischen Personalakte zu arbeiten. Personalakten-Software ist meist Dokumentenmanagement-Software. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten oftmals Erweiterungen für digitale Akten, für zugehörige Workflows und für die elektronische Archivierung an.

Sie können diese Software in Ihrem Unternehmen installieren und betreiben oder eine Cloud-Lösung dazu verwenden. Im letzteren Fall können Sie auf die digitale Personalakte unkompliziert mit einem Browser über eine Internetverbindung zugreifen.

Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?

Wenn Sie die papierbasierten Personalakten in eine digitale Form umwandeln, profitiert davon nicht nur HR.

Die Vorteile der digitalen Personalakte sind vielfältig:

  • Mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitende in der HR-Abteilung. Der Grund: Ein schneller und bequemer Zugriff auf die erforderlichen Personaldaten.
  • Eine Entlastung der Personalabteilung. Dadurch können sich Ihre Mitarbeitende mit wichtigeren Aufgaben befassen.
  • Eine nahtlose Integration in das HR-System
  • Die Möglichkeit, auf Personalakten von überall zuzugreifen. Ihre Mitarbeitende können so problemlos mobil arbeiten.
  • Zusatzfeatures wie ein Terminkalender mit einer automatischen Erinnerungsfunktion. So wissen Sie immer Bescheid – etwa, wann die nächste Bewertung Ihrer Mitarbeitende ansteht.
  • Eine Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Datenschutzstandards. So können Sie persönliche und personenbezogene Daten gesetzeskonform schützen. Ein ausgefeiltes Berechtigungsmanagement sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen in Ihrem Unternehmen einen Zugriff auf schützenswerte Daten haben.

Was enthält eine digitale Personalakte?

Inhaltlich besteht die digitale Personalakte aus den gleichen Informationen und Dokumenten wie die papierbasierte Personalakte.

Das sind unter anderem:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Gehaltsentwicklung
  • Lohnsteuerkarte
  • Mitarbeiterbeurteilungen
  • Arbeitsverträge
  • Beförderungen und Fortbildungszertifikate

Was gehört nicht hinein?

Die digitale Personalakte darf nur berufsbezogene und für das Arbeitsverhältnis relevante Angaben enthalten. Und hier auch nur die Informationen, die direkt in Bezug mit der Tätigkeit der Mitarbeitenden im Unternehmen stehen. Ausschließlich private Daten gehören daher nicht in die digitale Personalakte. Beispiele dafür sind:

  • Politische und religiöse Einstellungen
  • Hobbys
  • Private Reiseziele

Daneben gibt es einige berufliche Informationen, die nicht in die elektronische Personalakte dürfen. Das sind beispielsweise Angaben über die Leistungsbereitschaft der Arbeitnehmer oder Gründe, warum sie krankheitsbedingt abwesend waren.

Ist die elektronische Personalakte gesetzlich erlaubt?

Die digitale Personalakte ist gesetzlich nicht verboten. Es besteht auch keine Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen. Unternehmen können diese jedoch jederzeit einführen.

Sie sollten jedoch sicherstellen, dass die elektronischen Personalakten die gleichen Voraussetzungen erfüllen, die bereits für die papierbasierten Gegenstücke gelten.

Dazu kommen die speziellen Vorschriften – etwa zum Datenschutz –, denen digitale Dokumente unterliegen, wenn diese personenbezogene Daten enthalten.

Was ist beim Einsatz der digitalen Personalakte zu beachten?

Falls Sie sich entscheiden, die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen Sie einiges beachten. Beispielsweise dürfen Mitarbeitende nach dem Betriebsverfassungsgesetz (§ 83) jederzeit ihre Personalakten einsehen.

Des Weiteren können Mitarbeitende unter Umständen verlangen, dass bestimmte Informationen aus ihrer elektronischen Personalakte gelöscht werden.

Ferner haben Unternehmen die Pflicht, nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, die Personalakte mindestens drei Jahre lang aufzubewahren (in bestimmten Fällen auch länger). Sie sollten daher dafür sorgen, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, die diesen und weiteren Rechten und Pflichten Genüge tun.

Ein weiterer Punkt zu beachten: Die persönlichen und personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitende sollten gut geschützt werden. Die Einzelheiten dazu finden Sie in der Datenschutz Grundverordnung, der DSGVO.

Digitale Personalakte: der Digitalisierungsprozess

Wenn Sie Papierakten digitalisieren, sind ebenfalls einige Aspekte zu berücksichtigen.

Sie sollten eine Verfahrensdokumentation einführen, in der Sie konkret beschreiben, wie die Personalakten in Ihrer Organisation digitalisiert werden. Dieser Prozess ist in den GoBD beschrieben (den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Danach können Sie die eingescannten Dokumente gesetzeskonform archivieren.

Die papierbasierten Unterlagen können Sie nach einem ordnungsgemäßen Einscannen grundsätzlich vernichten. Allerdings ist es im Falle von Personalakten aufgrund ihrer Bedeutung ratsam, die Originale aufzubewahren.

Wann lohnt sich eine digitale Personalakte?

Prinzipiell kann jedes Unternehmen von der Einführung einer digitalen Personalakte profitieren. Insbesondere kann sie sich jedoch in folgenden Fällen lohnen:

  • Bei größeren Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiteranzahl und einem entsprechend hohen Aufwand für die papierbasierte Aktenverwaltung.

Die Personalarbeit wird durch die digitale Personalakte effizienter.

  • Für Unternehmen, die nicht ausreichend qualifiziertes HR-Personal haben.
  • Von der technischen Perspektive: Schauen Sie, ob in Ihrer Firma demnächst ein größeres Projekt ansteht, beispielsweise die Einführung eines DMS-Systems. Eventuell können Sie die Einführung der elektronischen Personalakte damit zusammenzulegen und dadurch Aufwand und Kosten zu sparen.

Moderne DMS-Lösungen bieten im Übrigen viele weitere Vorteile im Bereich HR. Damit stellen Sie sicher, dass alle Daten und Dokumenten-Workflows (Anträge, Verträge, Zertifikate usw.), die in Ihrer HR-Abteilung und im gesamten Unternehmen im Umlauf sind, optimal verwaltet und gesetzeskonform archiviert werden.

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Autor:in Sabine Jung-Elsen
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