Datenpool okay? 7 Tipps für Ihr Datenmanagement

Digitalisierung

23. Oktober 2018 170 Aufrufe

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts – so das neue Credo im digitalen Zeitalter. Dennoch behandeln Unternehmen ihren Datenpool oft stiefmütterlich. Die Datenorganisation erschöpft sich in Laufwerks-Ordnern, deren Struktur den Aktenplänen aus dem 20. Jahrhundert abgeschaut wurde. Datenerfassung, Datenpflege und Datenhaltung gelten als undankbare und öde Aufgaben, die gerne an Hilfskräfte delegiert werden.
Das rächt sich spätestens dann, wenn Ihr Unternehmen Schritte zur Digitalisierung unternimmt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher ist es jetzt höchste Zeit, Ihren Datenpool anzupacken und qualitativ auf die höchste Stufe zu heben.

Datenmanagement – Definition

„Datenmanagement ist die Menge aller methodischen, konzeptionellen, organisatorischen und technischen Maßnahmen und Verfahren zur Behandlung der Ressource Daten mit dem Ziel, sie mit ihrem maximalen Nutzungspotenzial in die Geschäftsprozesse einzubringen und im laufenden Betrieb deren optimale Nutzung zu gewährleisten.“ Quelle: Wikipedia

Datenpool bildet Mehrwert für Ihr Unternehmen

Wussten Sie, dass manche Unternehmen deshalb so erfolgreich sind, weil sie ihren Datenpool richtig zu nutzen wissen? Das kann den Gewinn um ein Viertel steigern, wie die Unternehmensberatung Capgemini feststellte. Gutes Datenmanagement liefert Informationen, die Ihnen helfen,

  • produktiver zu arbeiten,
  • die Kundenzufriedenheit zu steigern,
  • mit Partnern und Lieferanten reibungslos zusammenzuarbeiten,
  • Projekte besser zu managen,
  • Marktentwicklungen zu durchschauen,
  • Datenschutzanforderungen zu erfüllen,
  • Ihre Reputation zu stärken und
  • den Wettbewerb abzuhängen. 

Sind Sie bereit, sich auf die Reise zu mehr Datenqualität zu machen? Dann lesen Sie unsere Tipps.

7 Tipps für Ihr Datenmanagement

1. Dokumente digitalisieren

Digitalisierung macht aus Papierfetzen strukturierte Informationen. Zum Beispiel Rechnungen: Scannen Sie diese in Ihre Buchhaltungssoftware ein, so wird die Software viele Rechnungsinhalte automatisiert erkennen und Ihnen die fehleranfällige manuelle Erfassung ersparen. Digitalisierte Dokumente haben einen Mehrwert, weil sie sich in Prozesse und Automatisierungen einbinden lassen und für eine Wiederverwendung zur Verfügung stehen. Die Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie Ihre Informationen nicht in einer Vielzahl getrennter Anwendungen verarbeiten, sondern eine integrierte Softwarelösung für Datenhaltung und Datenverarbeitung verwenden.

Scannen

2. Gesamtsicht auf Daten herstellen

Wie gesagt, Silo-Anwendungen sind von gestern. Heute bieten ERP-Anwendungen einen einheitlichen Datenpool, der alle Unternehmensbereiche integriert und Vorgänge transparent macht. Wenn Sie noch nicht in diesem Stadium angekommen sind, sollten Sie es zumindest anstreben. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten entsprechend vorbereiten.

3. Problemzonen identifizieren

In welchen Unternehmensbereichen macht die Datenhaltung Schwierigkeiten? Häufig ist dies ausgerechnet bei Kundendaten der Fall, weil die Informationen über Kunden auf unterschiedlichen Wegen fließen. Der Kundenbetreuer tauscht E-Mails mit dem Einkauf des Kundenunternehmens aus, der Servicetechniker kümmert sich um die dortigen Installationen, die Sekretärin chattet mit dem Back Office und in Ihrem CRM liegen ganz andere Daten als in Outlook. Hier sollten Sie – siehe Datenmanagement-Definition – organisatorische und methodische Maßnahmen treffen.
Vor einer eventuellen Migration auf eine moderne ERP-Anwendung sollten Sie daher Ihren Datenbestand bereinigen.

4. Datenpool bereinigen

Fast jedes Unternehmen hat Dubletten und Inkonsistenzen in seinen Datenbeständen. Besonders Kundendaten und Lieferantendaten sind ein Quell steten Missbehagens. Aktuelle CRM-Software inkludiert häufig eine Dublettenprüfung. Sie findet es heraus, wenn dieselbe Firma mit unterschiedlichen Adressen, Ansprechpartnern, Telefonnummern usw. mehrfach gespeichert wurde und schlägt eine Zusammenführung der unterschiedlichen Daten in einem einzigen Datensatz vor. Auch eine Adressprüfung können Sie mit CRM-Software oder anderen Tools automatisiert vornehmen. 
Spezielle Data Cleaning-Produkte und Berater helfen Ihnen beim Extrahieren, Bereinigen und Aufbereiten Ihrer Daten. Diese können anschließend sauber und konsistent in Ihre neue ERP-Software importiert werden. 

5. Organisatorische Maßnahmen treffen

Die Organisation von Daten beruht auch auf der Organisation der Vorgänge, in denen diese Daten produziert werden. Stellen Sie Richtlinien dafür auf, wie und auf welchen Wegen mit Kunden, Lieferanten, Partnern usw. kommuniziert wird und welche Angaben sofort in Ihren zentralen Datenpool übernommen werden. Untersuchen Sie auch, ob Ihre Mitarbeiter eine „Schatten-IT“ nutzen. Manch einer teilt vielleicht kritische Informationen über Dropbox mit Kunden oder Externen, weil Ihr Unternehmen ihm kein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung stellt. Daher sollten Sie standardisierte Prozesse für den Umgang mit Ihren Daten einrichten. Folgende Fragen können dabei hilfreich sein:

  • Wo fallen Daten an?
  • Welche Daten sind das?
  • Wer transferiert die Daten in Ihr ERP-System oder generiert sie?
  • Wie werden sie weiterverwendet?
  • Wo werden sie benötigt und von wem?
  • Wie unternehmenskritisch sind sie?
  • Welche Datenschutzvorschriften gelten (zum Beispiel DSGVO)?
  • Welche Aufbewahrungsfristen existieren? 

6. Zuständigkeiten festlegen

Ihr Datenpool ist zu wertvoll, um ihn willkürlich von jedem pflegen zu lassen, der gerade einmal Zeit hat. Jede Unternehmensfunktion, jedes Team sollte Verantwortliche benennen, die für eine ordnungsgemäße Datenhaltung geradestehen. Das bedeutet nicht, dass diese Personen zu Datenerfassern degradiert werden. In einem datengetriebenen Unternehmen ist jeder Mitarbeiter Datenerfasser. Beispielsweise sollte ein Vertriebsmitarbeiter in das CRM-Modul des Unternehmens-ERP schon vor Ort beim Kunden die relevanten Informationen eingeben, die ihm zu Ohren kommen und die er besser kennt als jeder andere. Das ist seine Aufgabe. Die für Vertriebsdaten zuständige Person sollte allerdings dafür sorgen, dass die Richtlinien für das Datenmanagement in ihrer Abteilung auch befolgt werden. 

7. Datenpool sichern

Ihr Datenpool ist eine wertvolle Unternehmensressource. Daher sollten Sie ihn ständig auf dem aktuellen Stand halten und sichern. Jedes Unternehmen weiß um den Wert von Backups, aber trotzdem haben einige noch keine belastbare Backup-Strategie. Unternehmenskritische Daten, die nur auf einem einzigen Server liegen, können mit diesem untergehen. Hardware-Versagen, Feuer, Hochwasser und andere Katastrophen können jederzeit zuschlagen. 
Cloud-Anwendungen sind die sicherste Möglichkeit, Daten zu archivieren. Cloud-Software wird in bestens abgesicherten Serverfarmen auf aktueller Hard- und Software von Fachpersonal betrieben und redundant, das heißt auf mehreren Maschinen, gespeichert.

Klasse statt Masse – smarte Daten

Die Diskussionen um Big Data und Daten als neuen Produktionsfaktor unserer Zeit veranlassen manche, in eine wahre Datensammelwut auszubrechen. Man weiß nie, ob es nicht noch einmal nützlich werden könnte. Wenn Sie allerdings zu viele Daten unstrukturiert in Ihr Unternehmen pumpen, besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. 
Daten nützen Ihnen nur dann etwas, wenn sie für Ihre Anwendungsfälle benötigt werden. Ihr Datenpool soll Ihnen aussagekräftige Informationen und Analysen liefern, keine Bits und Bytes. Eine ERP-Software hilft Ihnen, Daten zu strukturieren, zu vernetzen und in ganz konkreten Geschäftsprozessen nutzbar zu machen. Darüber hinaus können Sie die Informationen filtern und analysieren, um aussagekräftige Reports zu erhalten. 

Fazit

Keine Panik, wenn Ihr Datenpool nicht den Anforderungen Ihrer Firma entspricht. In sieben Schritten können Sie die Datenhaltung in Ihrem Unternehmen zukunftsfähig machen. Als Erstes digitalisieren Sie Ihre Dokumente. Dann bereinigen Sie die Datenbasis und ergreifen organisatorische Maßnahmen, um die Datenqualität nachhaltig zu sichern. Eine ERP-Software schafft eine Plattform für maximale Transparenz und Vernetzung der Daten. So ziehen Sie aus Ihrem Datenpool intelligente Informationen und zapfen den Wert der Ressource „Daten“ an.

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