MS Power BI für intelligente Auswertungen

Controlling

21. März 2019 300 Aufrufe

Daten treiben die Geschäftswelt. Mit modernen ERP-Programmen und Analyse-Tools lässt sich so viel machen…und das Rad dreht sich immer weiter. Big Data, Automatisierung und Künstliche Intelligenz lassen die Möglichkeiten explodieren. Fast jeder hat davon gehört und viele Unternehmer befürchten, ins digitale Abseits zu geraten, wenn sie nicht schnell etwas ändern.

Zeiträuber Excel

Trotzdem hantieren die meisten weiter mit Excel-Listen und inkonsistenten, fehlerhaften Daten. KPI-getriebene Unternehmenssteuerung sieht anders aus.

Hinzu kommt, dass die Tools von gestern Ihre Mitarbeiter viel Zeit kosten. Mehrfach-Erfassung von Daten, nachträgliche Korrekturen und die Tücken von Excel sorgen dafür, dass die Arbeit nie ausgeht. Sachbearbeiter reagieren frustriert und gelangweilt auf immer wiederkehrende Tätigkeiten. Dadurch häufen sich Fehler. 

Führungskräfte haben andere Quellen der Frustration. Entscheidungsrelevante Informationen müssen mühsam und zeitraubend zusammengetragen werden. Was gestern noch stimmte, ist heute bereits überholt. Beim Generieren einer Auswertung gibt Excel eine Fehlermeldung aus Und wenn der Datenguru, der immer Rat weiß, einmal nicht am Platz ist, gerät alles ins Stocken.

Die Lösung: ERP plus Business Intelligence

Gute Auswertungen basieren auf einheitlichen Daten. Eine IT-Umgebung mit mehreren Datensilos verhindert dies. Daher lautet das wichtigste Gebot für Unternehmen heute: die Qualität und Verfügbarkeit von Business Daten herstellen. Und zwar bereichsübergreifend, denn die Prozesse machen nicht an Abteilungsgrenzen halt.

Deshalb ist Enterprise Resource Planning oder ERP Software so wichtig. Ein ERP System bildet komplette Prozesse ab, wo separate Tools nur Teilbereiche erfassen. Es verbessert die Datenqualität. Die gewonnenen Informationen werden in einer einheitlichen Datenbasis abgelegt. Diese ist die Grundlage für eine moderne, KPI-getriebene Unternehmenssteuerung. Optimal ist das Ganze, wenn es in der Cloud läuft. Dann sind Daten und Reports in Echtzeit und standortunabhängig verfügbar.

Zweites wichtiges Element: Ein Business Intelligence oder BI System, das die Daten nimmt, zu Analysen aufbereitet und zur besseren Übersicht visualisiert. Wenn beide Systeme perfekt harmonieren, amortisieren sie sich schnell: durch Arbeitsersparnis und bessere Entscheidungen auf Grundlage schneller, präziser und individueller Auswertungen.

Was ist Power BI?

MS Power BI ist eines der leistungsfähigsten BI Tools auf dem Markt. Seit 12 Jahren in Folge sieht das Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Gartner Microsoft in der Pole Position bei den Analytics und Business Intelligence Plattformen. Power BI ist stark skalierbar und eignet sich für kleine und große Unternehmen. Und lässt sich einfach anpassen und erweitern.

Scopevisio als ERP System arbeitet nahtlos mit etlichen Microsoft Anwendungen zusammen. So auch mit Power BI und Office 365. Ein wichtiger Vorteil: Benutzer können auf der vertrauten Microsoft-Oberfläche arbeiten und finden sich sofort zurecht. Excel-Nutzer haben also einen leichten Einstieg, wenn sie mit Power BI und Scopevisio ERP anfangen zu arbeiten. 

Power BI plus ERP – Beispiele

Bestimmt interessieren Sie sich für Beispiele aus der Praxis. Im Folgenden lesen Sie, wie das Tandem aus ERP und Business Intelligence mit geringem Aufwand nützliche Reports und Forecasts erstellt.

Scopevisio dient dabei als Datenquelle und Power BI als Frontend, um die Daten flexibel in Beziehung zu setzen und grafisch darzustellen.

Projektcontrolling

BWA kann jeder. Aber mit Ihrer Power BI-Lösung können Sie noch viel mehr: nämlich flexible Finanzberichte und Plan-Ist-Vergleiche beispielsweise für Ihr Kosten-Controlling erstellen.

Controlling

Scopevisio kennt nicht weniger als zehn Dimensionen. Und jedes Projekt hat seine eigene Kostenstelle. Das gibt Ihnen ungeahnte Möglichkeiten für Ihr Projektcontrolling.

So können Sie beispielsweise für jedes Projekt eine eigene BWA erstellen. Die BWAs können Sie miteinander vergleichen oder auch mit Ihrer Planung. So stellen Sie fest, welche Projekte für Sie die lukrativsten sind und welche Projekt-Methodik sich am besten bewährt.

Operative Auswertungen

Sie können die Informationen aus Zeiterfassung, Auftragswesen und Rechnungswesen zusammenziehen. So beantworten Sie Fragen wie: „Wie viele Stunden habe ich im Auftrag noch offen?“ Diese Information ist mit herkömmlichen Tools kaum zu bekommen. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Projekte besser zu steuern und zu kalkulieren.

Forecasts

Wer möchte nicht gerne in die Zukunft schauen? Da es noch keine Zeitreisen gibt, sind Power BI und Scopevisio das Beste, was Sie derzeit bekommen können.

In Scopevisio können Sie anhand der Informationen aus Ihrem Unternehmen individuell bei jeder Geschäftsanbahnung einstellen, mit welcher Wahrscheinlichkeit diese zu einem Auftrag wird. Dafür gibt es feste Parameter. Angenommen, Sie haben die Erfahrung gemacht, dass ein Lead mit 5 Prozent Wahrscheinlichkeit zum Auftrag wird, ein Interessent mit 20 Prozent und ein Bestandskunde mit 80 Prozent. Anhand Ihrer individuellen Parameter werden die Anbahnungen in der Sales Pipeline gewichtet und fließen in den Auftrags-Forecast ein.

Eine Analyse dieses Forecasts gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Ressourcen rechtzeitig zu planen. Sie werden von der Auftragslage nicht mehr überrascht, sondern kennen sie im Voraus und können Material und Personal dann vorhalten, wenn es gebraucht wird.

Vertrieb

Sie können für jeden Vertriebsmitarbeiter und für jede Niederlassung einzeln wichtige KPIs, beispielsweise die Conversion-Rate, berechnen und vergleichen. Power BI gibt Ihnen die Reports an die Hand und lässt Sie vergleichen, wo es gut läuft und wo weniger gut.

Geschäftsführung

Als Geschäftsführer wollen Sie Ihre Zeit nicht mit kryptischen Datenhalden verschwenden. Sie brauchen den Überblick und Sie brauchen ihn schnell.

Mit Power BI erstellen Sie eine Scorecard über alle Bereiche, die Ihnen wichtig sind. Sie erhalten Grafiken und Zahlen darüber, wer Ihre Top-Kunden, Top-Produkte und Top-Regionen sind. Sie erhalten eine komplette Projektion über Ihr zukünftiges Geschäft.

Finanzberichte können Sie filtern und auf verschiedene Arten grafisch aufbereiten, wie es für Ihren Bedarf passt. So sind Sie jederzeit auskunftsfähig und greifen in Echtzeit auf Informationen zu, auf die Sie früher eine Woche warten mussten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass das auf allen mobilen Endgeräten funktioniert. Scopevisio und Microsoft Power BI sind Cloud-gestützt. Das bedeutet, dass Sie mit mobilen Apps Ihr Geschäft jederzeit und überall im Griff haben. Auch am Ende der Welt.

Mobile

Fazit

Scopevisio und Microsoft Power BI sind ein ideales Tandem für die Analyse, Aufbereitung und Visualisierung von Geschäftsdaten.

Power BI verwendet die integrierte Unternehmenssoftware Scopevisio als Datenquelle. Dadurch stehen konsistente Daten aus dem gesamten Unternehmen zur Verfügung. Die Oberfläche von Power BI erleichtert Excel-Nutzern den Einstieg. Die flexiblen Berichte und Forecasts über sämtliche Unternehmensbereiche unterstützen Ihre Unternehmenssteuerung und Entscheidungsfindung optimal.

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