Business Intelligence Software im effektiven Einsatz

Die digitale Transformation führt in mittelständischen Unternehmen oftmals auch zur Automatisierung von Arbeitsprozessen und Arbeitskraft. Digitalisierung ist dabei die Voraussetzung für Automatisierung. Für den Umgang mit der damit einhergehenden Big Data braucht es smarte Lösungen. Manche Branchen bzw. Unernehmensbereiche sind schon länger auf den Einsatz von Business Intelligence Software angewiesen, um mit dem Wettbewerb auf Augenhöhe zu bleiben. So sind beispielsweise sind die Bereiche Engineering, Projektmanagement und Rechnungswesen oft von einer hohen Komplexität geprägt. Zugleich wächst auch die Vielzahl von digitalen Prozessen in anderen Branchen wie dem Dienstleistungssektor. Doch welches Business Intelligence System bietet Ihrem Unternehmen die passgenauen BI-Tools?

Business Intelligence Software – was steckt dahinter?

Der Begriff Business Intelligence (BI) bezeichnet den Prozess der Sammlung, Analyse und Visualisierung von Geschäftsdaten in elektronischer Form. Business Intelligence Software hilft bei der Umsetzung des Prozesses. Das Hauptziel von BI Software ist die Unterstützung des Managements und aller weiteren Bereiche eines Unternehmens bei der strategischen Entscheidungsfindung – beispielsweise im Business Development. Sie verfügt über spezifische BI Tools zur Erstellung von Managementberichten mit aktuellen Kennzahlen oder für die Datenvisualisierung.

BI Tools sind die Feinwerkzeuge im Business Intelligence System und verschiedene Softwareanbieter bieten Lösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche – ob allgemeines Datenmanagement oder für die systematische Unterstützung im Dokumentenmanagement. In Kombination von mehreren Geschäftsanwendungen mit allgemeinen sowie spezifischen Funktionalitäten spricht man auch von Business Solutions. Dabei wird die Business Intelligence Software oftmals mit einem ganzheitlichen Tool-Set als All in One-Lösung angeboten. So kann sich die Auswahl der BI Tools in einem digital gestützten Arbeitskonzept flexibel nach den unternehmensspezifischen Anforderungen richten.

Die Visualisierung der Unternehmensintelligenz – mit Business Intelligence Tools

Ein Business Intelligence System kann eine komplexe, integrierte Lösung sein, welche aus mehreren BI Tools und weiteren angebundenen Softwarelösungen besteht. Big Player wie SAP setzen in den neusten BI-Systemen auf KI-gestützte und automatisierte Prozesse. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz können derartige Systeme beispielsweise relevante Entscheidungsfaktoren selbstständig vorschlagen oder Charts und Maps automatisch erstellen. Es existieren jedoch auch spezifische BI Tools, welche sich nur auf bestimmte Anwendungsgebiete fokussieren oder einzelnen Funktionen erfüllen – zum Beispiel ein Reporting Tool. Diese KI-gestützten Anwendungen können die Komplexität im Datenmanagement werden und verfügen über die notwendige Skalierbarkeit, um fundierte BI Berichte erstellen zu können.

Insbesondere die Erweiterungsmöglichkeit der Tools ist wichtig, da die Dimension der zu verarbeitenden Big Data stark variieren kann. So verfügen integrierte Reporting Tools in All in One-Lösungen über einen enorm hohen Automatisierungsgrad. Häufig gibt es in derartigen BI Tools Schnittstellen, um mit anderen betrieblichen Informations- und Backofficesystemen zusammenzuarbeiten und zu harmonieren – beispielsweise bei der Datenvisualisierung. Die Cloud-ERP von Scopevisio zum Beispiel verfügt über eine Schnittstelle, die es erlaubt, Microsoft Power BI anzubinden und damit dem BI Tools einen perfekten Zugang zur notwendigen Datengrundlage verschafft.

Integrierte BI Systeme: So sind sie aufgebaut.

Im Bereich der Datenspeicherung bilden Data Warehouses – in Auszügen sogenannte Data Marts – die Grundlage jeder komplexen BI-Plattform. Ein Data Mart ist der Teil-Bestand eines Datenlagers. So kann die Datennutzung innerhalb des Data Warehouse auf den Bedarf im Anwendungsgebiet (fachlich), des Zielsystems (technisch) oder der Anwender (organisatorisch) zugeschnitten werden. BI Tools greifen so nur auf die Big Data zu, die sie in der Anwendung benötigen und müssen dafür nicht den gesamten Datenbestand in Betracht ziehen.

Business Intelligence Software
© Shutterstock/NicoElNino

Data Marts können durch Schnittstellen an eine Vielzahl von internen Systemen, wie CRM- oder ERP-Systeme, angebunden werden. Auch externe Datenbanken, beispielsweise Firmenverzeichnisse, sind als Datenquellen integrierbar. Im Analytics-Bereich greifen Software-Anwendungen auf die Datenbasis zu. Die häufigsten Methoden zur Analyse sind Online Analytical Processing (kurz OLAP), Predictive Analytics und Ad-hoc-Analysen sowie Text-, Web- und Data-Mining. Im Frontend von Business Intelligence Lösungen sind Werkzeuge zur Datenabfrage implementiert, die auf die Ergebnisse der Analysen zugreifen. Auf dieser Basis entwickeln sie Reportings, welche mittels Software zur Visualisierung aufbereitet werden. BI-Dashboards und Performance Scorecards sind hier die beliebtesten Werkzeuge einer Business Intelligence Software. 

Self-Service-Analysen für KMUs

Besonders im Mittelstand gewinnt die sogenannte Self Service BI zunehmend an Bedeutung. SSBI befähigt nahezu jeden Mitarbeiter im mittelständischen Unternehmen dazu, die Business Intelligence Software selbstständig anzuwenden. Ohne die sonst notwendige Zusammenarbeit mit Fachpersonal, stehen in diesem Bereich Tools und Anwendungen zur Verfügung, die intuitiv bedienbar sind, um schnell und unkompliziert eigene Analysen oder Prognosen zu erstellen. Dabei importiert, analysiert und visualisiert der Anwender die Daten weitestgehend unabhängig von der IT-Abteilung. Das spart zeitliche und finanzielle Ressourcen. Über anschauliche und interaktive Dashboards mit Drag-and-Drop-Funktionen und diversen Schnittstellen zu anderen betrieblichen Systemen, ist ein schnelles Verständnis bei gleichzeitig umfassender Anwendung möglich. 

Dashbords für BI-Auswertungen
Dashbords zur Visualisierung von BI-Auswertungen sind nützlich für einen schnellen Überblick (© Shutterstock/Pasuwan)

Wie finden Sie BI-Tools, die zu Ihrem Unternehmen passen?

Integrierte Business Intelligence Software sammelt und speichert unternehmensrelevante Daten, analysiert sie und stellt die Ergebnisse in visualisierter Form als Grundlage für die Optimierung von Entscheidungsprozessen für den Endanwender bereit. Dabei müssen die für Sie optimalen Business Intelligence Tools keinesfalls nur All in One-Lösungen darstellen. Vielmehr sind die konkreten Anforderungen und Anwendungsbereiche dafür ausschlaggebend, welche Art von Business Intelligence Software sich in Ihrem mittelständischen Unternehmen auszahlt.

Zu Beginn ist es unerlässlich, Anforderungen und Funktionsumfang zu definieren. Welche Fragestellungen soll die BI-Lösung beantworten können? Wie viele Nutzer sind vorgesehen? Weiterhin sind der zeitliche Faktor im Rahmen der Implementierung, aber auch die Skalierbarkeit, also die Erweiterungsmöglichkeiten eines Systems, von großer Bedeutung. Hier ist die Entscheidung zu fällen, ob ein BI Tool in das unternehmensinterne Netz integriert oder in Form von Software-as-a-Service (SaaS) über die Cloud bezogen wird.

Flexible Möglichkeiten der Weiterentwicklung sind ebenso wichtig. Wenn Sie bereits andere betriebliche Informations- und Backofficesysteme nutzen, stellt sich ebenfalls die Frage nach der Kompatibilität. Auch in puncto Datensicherheit und Berechtigungsmanagement gibt es durchaus Unterschiede zwischen den Angeboten von Business Intelligence Software. Lassen Sie sich deshalb im Vorfeld ausführlich von favorisierten Anbietern beraten. Letzten Endes muss sich der Umfang der Business Intelligence Lösung im mittelständischen Unternehmen auch nach dem verfügbaren Budget richten.

Business Intelligence Software von Scopevisio

Sie sind bereits Kunde von Scopevisio und nutzen die Cloud-basierte Lösung? Umso besser! Unsere ganzheitliche Softwaresuite für mittelständische Unternehmen verfügt über optimale Einbindungsmöglichkeiten von Self Service BI oder Power BI – der intuitiven Business Intelligence Lösung von Microsoft. Durch die Kombination von Scopevisio und Power gelingt Ihnen ein reibungsloser Einstieg in die Welt von Data Analytics und Reporting Tools. Gerne beraten wir Sie dabei. Lernen Sie im Handumdrehen Business Analysen zu visualisieren. Profitieren Sie von langjährigem Know-how und sprechen Sie jetzt unsere Experten für digitale Transformation an!

Autor:in Stefan Maron
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