Kosten sparen mit ECM

Dokumentenmanagement

23. November 2018 218 Aufrufe

Enterprise Content Management, kurz ECM, ist der Schlüssel zur Digitalisierung von Abläufen im Unternehmen. Was ECM ist, haben wir in einem früheren Artikel bereits erklärt. In diesem Beitrag geht es darum, wie Ihnen ein ECM-System konkret Kosten sparen helfen kann.

Digitale Akten sparen Zeit und Arbeit

In den meisten Büros herrscht immer noch Informations-Chaos, weil verschiedene Mitarbeiter wichtige Dateien lokal oder auf Laufwerken gespeichert haben. Dadurch entstehen Silos, abgeschlossene und über das Unternehmen verteilte digitale Informationsspeicher, die viel Suchaufwand verursachen. Noch komplizierter wird es, wenn digitale Dokumente mit papiergebundenen in Zusammenhang stehen, die in Akten abgeheftet werden.

ECM-Systeme sind immer zugleich auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS). DMS schaffen eine zentrale Informationsplattform. Darauf sind Dokumente und Belege als digitale Akte für jeden Mitarbeiter zugänglich, der über entsprechende Zugriffsrechte verfügt. 

Ortsunabhängige, vernetzte Informationen

Das funktioniert auch standortübergreifend und mit einem Tablet oder Smartphone. Beispielsweise, wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen hat oder interne sowie externe Mitarbeiter koordiniert werden müssen.

So kann etwa Ihr Servicetechniker beim Kunden zwischendurch schnell Einblick in die Spezifikation einer Maschine nehmen. Ihr Vertriebsmitarbeiter kann im Vertriebsgespräch verschiedene SLAs aufrufen, um für seinen Kunden die beste Lösung zu erarbeiten. Die Gesprächsdokumentation hinterlegt er direkt in der digitalen Kundenakte – zusammen mit einem Arbeitsauftrag an den Innendienst. 

Bis zu 70 Prozent Kosten sparen

Durch die Verknüpfung und Bereitstellung zusammenhängender Informationen in einer digitalen Akte lassen sich hohe Kosten sparen. Vor allem sind dies Arbeitskosten, die entstehen durch:

  • Suchaufwand
  • Rückfragen
  • Handling von Papierdokumenten
  • Zusammenstellen von Informationen, etwa für Kundenbesuche (irgendetwas fehlt erfahrungsgemäß immer, wenn Sie dann im Meeting sitzen!)
  • Redundantes (doppeltes und dreifaches) Erfassen und Speichern von Daten
  • Einarbeitungsaufwand für Vertretungen und neue Arbeitskräfte
  • Arbeitsunterbrechungen (jede Unterbrechung kostet im Schnitt 20 Minuten Zeit)
  • Wege zum und vom Aktenschrank
  • Wege zu einem Kollegen, der vermutlich weiß, wo die benötigte Information ist, und der Sie weiterschickt zum nächsten Kollegen etc.
  • Fehler, weil veraltete Dokumente und Informationen aus irgendeiner E-Mail-Ablage hervorgekramt wurden
  • Der Zeitaufwand, den Fehler zu berichtigen und den Kunden wieder zu beruhigen

Wer diese Liste betrachtet, wundert sich nicht mehr, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bis zu 70 Prozent an Kosten sparen kann, je nachdem, wie hoch der Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen ist.

Mit ECM mehr Kosten sparen als mit DMS

Ein DMS ist eine große Arbeitserleichterung. Sie finden benötigte Informationen in Sekundenschnelle und können Dokumentprozesse digitalisieren. Aber Sie möchten ja nicht nur diese, sondern auch andere Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren. Genau an diesem Punkt zeigen sich die Stärken des Enterprise Content Managements.

Geschäftsprozesse digitalisieren mit ECM

Ein ECM ist der nützliche Alleskönner im Hintergrund, der dafür sorgt, dass digitalisierte Geschäftsprozesse reibungslos laufen. Die Nutzung von Business Software, wie zum Beispiel einer Faktura-Software, einer Buchhaltungssoftware oder einer CRM-Lösung bringt es mit sich, dass viele Informationen und Belege vom System generiert werden.

Diese werden im ECM ebenso gespeichert wie die Dokumente, die Mitarbeiter hochladen. Mehr noch: alle zusammengehörigen Dokumente und Daten werden sinnvoll verknüpft, sodass ein 360-Grad-Blick auf jeden einzelnen Vorgang entsteht.

Systemgenerierte Informationen plus erstellte Dokumente gleich 360-Grad-Überblick

Ein ECM-System begleitet alle Ihre Prozesse von A bis Z, denn es erfasst, strukturiert und verarbeitet Vorgänge in Ihrer Unternehmenssoftware. Angenommen, Sie verwenden Software für Marketing und Vertrieb. Ihr ECM fasst dann relevante Informationen in einer digitalen Akte zusammen.

Sie lesen daraus ab, über welchen Kontaktweg ein Lead entstanden ist. Welche Kampagne hat ihn geködert, welche Broschüre hat er erhalten, welche Fragen hat er gestellt? Wie heißt der Ansprechpartner, was tut seine Firma, welchen Bedarf können Sie vermuten?

Wenn sich ein Geschäft anbahnt, erstellt Ihr CRM daraus einen Vertriebsbeleg, ein sogenanntes Potenzial, aus dem sich später andere Belege wie Auftrag, Rechnung, Lieferschein etc. ableiten lassen. Alle diese Belege landen im ECM. Sie werden in einer speziellen digitalen Akte bereitgestellt, einer Vertriebsakte oder einem Vertriebsprojekt. E-Mails, Notizen, Kommentare, Verträge, Kontaktinformationen, Belege und ganze Prozessketten werden im ECM übersichtlich dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt.

ECM am Computer

Das Gleiche gilt für Rechnungswesen, Projekte, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Ganz gleich, welcher Mitarbeiter aus welcher Perspektive einen Vorgang sehen oder bearbeiten möchte, er erhält aus dem ECM immer aktuelle und vollständige Informationen im Rahmen seiner Zugriffsrechte.

Zusätzliche Sparpotenziale erschließen 

Durch den Einsatz eines ECM, das die Prozesse Ihrer Business Software begleitet, können Sie noch mehr Kosten sparen, als oben bereits beschrieben.

  • Automatisch generierte Belege werden direkt dem betreffenden Kontakt, Vorgang, Projekt usw. zugeordnet. Das spart Erstellungs- und Erfassungsaufwand.
  • Reports können aus dem ECM bzw. der zugrunde liegenden Datenbasis erstellt werden. Die zeitaufwändige und fehleranfällige Erstellung von manuellen Auswertungen entfällt.
  • Vorgänge enden nicht mehr an Abteilungsgrenzen, sondern können ganzheitlich abgebildet werden. Dadurch reduziert sich abermals der Such- und Erfassunsaufwand und die Transparenz erhöht sich unternehmensweit.
  • Ein ECM unterstützt die Automatisierung von Standardprozessen, wie etwa Freigabe- und Genehmigungsverfahren.
  • Entscheidungen können schneller und fundierter getroffen werden, wenn alle Informationen gut aufbereitet zur Verfügung stehen.
  • Die Tür für weitere Einsparungen, etwa durch KI-Anwendungen, steht damit weit offen.

ECM ist Spiegelbild des ERP

Enterprise Content Management und Enterprise Resource Planning sind zwei Seiten derselben Medaille. Je weniger Schnittstellen und Silosoftware Sie haben, umso reibungsloser laufen Ihre Prozesse und umso umfassender ist Ihre einheitliche, unternehmensweite Datenbasis. 

Deshalb ist ein ECM bei fortschrittlicher Unternehmenssoftware regelmäßig Bestandteil der Lösung.

Fazit

Ein ECM ist ein unerlässlicher Bausteil des modernen Digital Workplace. Es unterstützt die Digitalisierung von Prozessen und stellt aktuelle, vollständige Informationen bereit. Diese werden für jeden Mitarbeiter und jede Unternehmensfunktion in sinnvollen digitalen Akten aufbereitet. Der Zugriff auf die Informationen im ECM lässt sich individuell steuern.

Da Vorgänge schneller und sicherer bearbeitet werden, hilft ein ECM beim Kosten sparen. Arbeitsaufwand und Fehlerquote werden reduziert und die Qualität der Prozesse gleichzeitig gesteigert. Da das ECM als Spiegelbild von ERP-Anwendungen die Automatisierung von Standardprozessen unterstützt, erschließt es das ganze Sparpotenzial, das mit der Digitalisierung einhergeht.

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