Daten gehören heutzutage zu einem der wertvollsten Dinge eines Unternehmens. Ein Datenverlust ist für den Unternehmer nicht nur ein finanzieller Verlust, sondern schädigt zumeist auch das Image des Unternehmens. Kein Mensch der Welt möchte vor seinen Kunden treten müssen und ihm sagen, dass er seine Daten verloren hat, weil sie nicht ordentlich gesichert wurden. Außerdem ist die Sicherung der Unternehmensdaten in Österreich gesetzlich verankert und zählt zur Sorgfaltspflicht des „ordentlichen Kaufmannes“.
Wie kann Datenverlust entstehen?
Die häufigsten Ursachen sind:
- fehlerhaftes Löschen,
- technische Defekte,
- Brand,
- Wassereintritt,
- Einbruch oder Vandalismus.
Die klassischen Methoden einer Datensicherung reichen von Sicherungsfestplatten über Datenbänder bis hin zu Online-Sicherungen. Doch auch bei der Sicherung der Daten können gravierende Fehler gemacht werden. Diese werden zumeist nicht bewusst gemacht, sondern oftmals durch Unwissenheit des Unternehmers. Somit gleich vorab: Datensicherung ist Aufgabe eines Fachmannes! Im schlimmsten Fall ist hier die Existenz des gesamten Unternehmens bedroht – das Risiko zu Experimentieren ist hierbei einfach zu hoch.
So erläutere ich im Folgenden ein paar Fehler, welche mir im Zuge meiner Tätigkeit als IT-Betreuer immer wieder unterkommen:
Versionshaltung
Der Klassiker ist zweifelsohne, dass Kunden ihre Daten sporadisch auf dieselbe externe Festplatte oder denselben USB-Stick kopieren. Was dabei jedoch nicht bedacht wird: Mit jeder „Sicherung“ wird der Sicherungsstand vom letzten Mal überschrieben. Das bedeutet: Löscht man Teile einer Datei oder ist eine defekt, wird man diese auch aus der vorhandenen Sicherungen nicht wiederherstellen können, da die benötigte Datei bereits überschrieben wurde. Darum ist es wichtig, unbedingt auf eine Versionshaltung der einzelnen Back-ups achten!
Verschiedene Medien verwenden
Bei Sicherungsmedien (egal ob Festplatten, Bänder, etc.) ist es auf jeden Fall notwendig, mehrere Datenträger zu verwenden. Jene Datenträger, die nicht für die aktuelle Sicherung benötigt werden, müssen auf jeden Fall außer Haus aufbewahrt werden (z.B. in einem Bankschließfach). Sehr oft sieht man leider, dass die Sicherungsmedien genau neben dem Server oder bspw. dem PC aufbewahrt werden. Das würde bedeuten, dass diese im Falle eines Brandes, genau wie der Server oder der PC, mitverbrennen. Also war die geglaubte Datensicherung leider umsonst. Außerdem kann es auch bei Sicherungsmedien zu Fehlern kommen.
Externe Datenträger nur für den Zeitraum der Datensicherung anschließen
Werden externe Datenträger wie USB-Festplatten oder USB-Sticks verwendet, sollte dringend darauf geachtet werden, dass diese nur für den Zeitraum der Datensicherung angeschlossen werden. Das hat einen ganz bestimmten Grund: Aktuell kursieren einige Viren, welche die Eigenschaft haben, den gesamten Festplatteninhalt eines PCs oder Servers zu verschlüsseln und die Dateien somit unleserlich zu machen. Ist also zum Zeitpunkt des Virenausbruchs die Back-up-Platte angeschlossen, wird diese, genau wie die Festplatten des Geräts, mitverschlüsselt – und somit ist das Back-up leider nicht mehr verwendbar.
RAID-Systeme
Sehr oft hört man die Aussage: „Ich habe ein RAID-System und brauche keine Datensicherung.“ Das ist so leider nicht ganz richtig. Ein RAID-System ist klassischerweise als Ausfallsicherheit des Servers zu verstehen. Bei RAID Level 1 zum Beispiel befinden sich 2 Festplatten im Server, welche immer spiegelgleich sind. Sollte eine Festplatte ausfallen, garantiert die zweite Platte den weiteren Betrieb des Servers. Das bedeutet: Sobald eine Datei gelöscht wird, ist diese auf beiden Festplatten in derselben Sekunde gelöscht. Man kann das mit einem ganz einfachen Experiment nachvollziehen: Ziehen Sie ein Hemd an und stellen Sie sich vor den Spiegel. Jetzt kommt der Knackpunkt des Experiments: Reißen Sie bei Ihrem Hemd einen Knopf aus, danach schauen Sie wieder in den Spiegel. Sie werden feststellen: Auch bei Ihrem Spiegelbild ist der Knopf verschwunden – genauso ist es mit Ihren Daten.
Online Datensicherung
Die zweifelsohne modernste Art Daten zu sichern, ist die Sicherung in die Cloud. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man muss sich nicht um den Wechsel von Sicherungsmedien kümmern. Auch das Außer-Haus-bringen der Sicherungen bleibt erspart. Aber Vorsicht: Auch hier können gravierende Fehler gemacht werden:
Sehr oft sieht man, dass Anwender ihre Daten über einen Dropbox-Account „sichern“. Systeme wie Dropbox sind aber Filesharing-Plattformen. Das bedeutet, man kann bequem mit anderen Internet-Usern Dateien austauschen oder auf diese von unterwegs zugreifen. Es gilt jedoch zu beachten, dass sämtliche Daten unverschlüsselt dorthin übertragen werden und im System anschließend unverschlüsselt gespeichert werden. Für Fotos vom letzten Urlaub stellt dies kein Problem dar, jedoch sehr wohl für vertrauliche Geschäftsdaten. Eine Versionshaltung der Sicherungen ist mit solchen Plattformen zudem eher schwer möglich.
Sollte man sich für eine Online-Sicherung entscheiden, gilt es, als erstes einen vertrauenswürdigen Anbieter auszuwählen. Gerade bei vertraulichen Daten ist es durchaus sinnvoll, wenn dieser Anbieter in Österreich beheimatet ist. Das ist deswegen wichtig, weil dann auch für den Anbieter österreichisches Recht und somit das österreichische Datenschutzgesetz gilt. Weiters ist es wichtig, dass die Daten nur verschlüsselt in die Cloud übertragen werden. Das heißt: Die Back-up-Software muss die Daten auf Ihrem System nach aktuellen Standards verschlüsseln und dann die verschlüsselten Pakete übertragen. Somit kann auch der Back-up-Anbieter nichts mit Ihren Daten anfangen.
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Gastautor: Christoph Woisetschläger (Techniker, dvo Software/Vertiebspartner Scopevisio Österreich)
