Eingangsrechnung:

So wird sie geprüft, verarbeitet und archiviert

Jedes Unternehmen schreibt und erhält Rechnungen. Was so einfach klingt, ist durchaus komplex. Denn in der Regel sind mit der Rechnungsverarbeitung mehrschrittige Prozesse und rechtliche Vorgaben verbunden. Unser Beitrag widmet sich speziell dem Thema Eingangsrechnung. Nachdem der Begriff geklärt ist, beschäftigen wir uns mit der Eingangsrechnungsverarbeitung und zum Schluss mit der Archivierung von Eingangsrechnungen.

Was ist eine Rechnung?

Gemäß §14 des Umsatzsteuergesetztes ist eine Rechnung ein Dokument, „mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. Laut Wikipedia handelt es sich um „eine gegliederte Aufstellung über die Forderungen des Entgeltes für eine erbrachte Leistung.“ Die Bezeichnung Faktura als Synonym für Rechnung gilt in Deutschland als veraltet, ist in Österreich jedoch geläufig.

Rechnungen können auf Papier oder digital – zum Beispiel als PDF per E- Mail – übermittelt werden. Unter einer elektronischen Rechnung (E- Rechnung) versteht man eine Rechnung in einem maschinenlesbaren Format (Beispiele: XRechnung , ZUGfeRD ). E-Rechnungen sollen im B2B-Geschäft künftig verpflichtend werden.

Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung

Jede Rechnung ist gleichzeitig Ausgangs- und Eingangsrechnung. Für das Unternehmen, das eine Rechnung erstellt und versendet, handelt es sich um eine Ausgangsrechnung. Für das Unternehmen, das diese empfängt, ist es eine Eingangsrechnung. Bei den beiden Begriffen kommt es also nur auf die Perspektive an.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Definition Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen (oder eine Privatperson) von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren und benennt die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Zweck der Eingangsrechnung ist es, den Empfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung anzuweisen.

Allerdings ist auch zu beachten: Der Zahlungsanspruch resultiert grundsätzlich schon aus dem geschlossenen Vertrag zwischen Leistungsempfänger und Leistendem. Eine Rechnung ist jedoch erforderlich, weil Buchhaltung und Steuerrecht dies fordern.

Die Eingangsrechnung dient in der Buchhaltung als Beleg, um den zugehörigen Geschäftsvorfall korrekt zu buchen. Gleichzeitig dienen Rechnungen als Beleg der ordnungsgemäßen Versteuerung der Leistungen für das Finanzamt.

Wissenswertes rund um die Eingangsrechnung

Rechnungen benötigen keine handschriftliche Unterschrift.
Elektronische Rechnungen benötigen keine elektronische Signatur.
Als Unternehmer sind Sie einem anderen Unternehmer gegenüber verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erstellen.
Eine Gutschrift kann eine Rechnung ersetzen. Manche Unternehmen wollen keine Rechnungen erhalten und stellen daher Gutschriften an ihre Lieferanten aus. Die Prüfung wird damit auf den Lieferanten verschoben.
Bei Leistungen außerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich das Recht des Landes, in dem der ausgeführte Umsatz zu versteuern ist.
Eine fehlerhafte Rechnung muss vom Ausstellenden korrigiert werden, damit für den Empfänger keine Probleme mit dem Finanzamt entstehen.
Eingangsrechnungen zählen zu den häufigsten Belegen im Unternehmen und unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Der Eingangsrechnungs-Workflow

Nachdem eine Eingangsrechnung per Post, per Mail oder auf anderem Wege eingegangen ist, durchläuft sie mehrere Arbeitsschritte. An diesen sind häufig unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeitende beteiligt sind.

Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen werden der vorbereitenden Buchhaltung zugeordnet. Die Buchung und Zahlung übernimmt die Buchhaltung.

Erfassen von Eingangsrechnungen: das Rechnungseingangsbuch

Eingangsrechnungen werden nach dem Posteingang in einem sogenannten Rechnungseingangsbuch erfasst. Es handelt sich um ein sogenanntes Vorbuch in der Buchhaltung. Eine Pflicht zur Führung eines Rechnungseingangsbuchs gibt es nicht.

Im Rechnungseingangsbuch werden Informationen aus der Rechnung notiert wie zum Beispiel Rechnungsdatum, Nettobetrag oder Zahlungsfristen. Das Rechnungseingangsbuch enthält oft auch Informationen zu Wareneingängen, Gutschriften und Storno- Wareneingängen.

Der Begriff stammt noch aus einer Zeit, als für die Aufzeichnung Bücher bzw. Kladden genutzt wurden. Später wurden dazu auch Excel-Listen verwendet. Heute empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs.

Prüfung von Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen müssen im Unternehmen sachlich, rechnerisch und rechtlich geprüft werden.

Sachliche Prüfung: Stimmt die gelieferte Ware bzw. erbrachte Dienstleistung mit den Angaben auf der Rechnung überein? Ergeben sich Abweichungen bei Lieferschein und Eingangsrechnung?
Rechnerische Prüfung: Haben sich Rechenfehler eingeschlichen? Wurden vereinbarte Rabatte berücksichtigt?
Rechtliche Prüfung: Sind alle Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz enthalten? Wurden weitere rechtliche Aspekte beachtet (z.B. Verjährung, Verrechnung mit anderen Forderungen)?

Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung

In §14 des Umsatzsteuergesetztes (§ 14 UStG Abs. 4) ist geregelt, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss. Sollten bestimmte Angaben auf der Rechnung fehlen, kann der Rechnungsempfänger beim Finanzamt keine Vorsteuer geltend machen. Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen sollten Sie also um Korrektur bitten. Pflichtangaben gelten unabhängig davon, ob Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form übermittelt werden.

Eine Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer (Umsatzsteuer ID)
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
Nettosumme: das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
Steuersatz: anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung

Bei kleineren Beträgen bis zu 250 Euro müssen weniger Angaben aufgeführt werden. Man spricht hier von sogenannten Kleinbetragsrechnungen.

Eingangsrechnung buchen

Eingangsrechnungen sind das Aufgabengebiet der Kreditorenbuchhaltung. Sie kümmert sich um deren Buchung und Zahlung.

Eine Eingangsrechnung dokumentiert eine Verbindlichkeit gegenüber einem Lieferanten (Kreditor). Die Ware bzw. Dienstleistung, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer werden einzeln verbucht. Beim Buchen einer Eingangsrechnung werden folglich verschiedene Konten im Soll und im Haben angesprochen.

Eine Beispiel dafür finden Sie in unserem Blogbeitrag „Eingangsrechnung buchen“.

Analoger versus Digitaler Rechnungseingang

In der Vergangenheit fand die Eingangsrechnungsverarbeitung noch vorwiegend papierbasiert statt und war mit großem manuellen Aufwand verbunden. Die Rechnungen liefen durch die Abteilungen und durch zahlreiche Hände.

Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass Studien die Kosten für die Eingangsrechnungsverarbeitung in der Vergangenheit mit 12 bis 20 Euro pro Rechnung veranschlagt haben.

Dieser Wert dürfte sich aber deutlich verringert haben, weil inzwischen die digitale Rechnungsverarbeitung auf dem Vormarsch ist. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2022 erstellen sieben von zehn Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Laut des Bitkom nutzen sogar bereits über 50 Prozent der Unternehmen ein E-Rechnungsformat.

In folgendem Video haben wir die manuelle der digitalen Rechnungsverarbeitung gegenübergestellt

Anwendungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind oft Erweiterungen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Bestandteile von Buchhaltungs- oder ERP-Software.

Die digitalen Eingangsrechnungen werden in der Software zentral erfasst und per OCR-Erkennung ausgelesen. Sie werden dann automatisiert zuvor definierten Prüf- und Genehmigungsprozessen zugeordnet.

Die Bearbeiter werden per Mail informiert und ggf. an die digitale Rechnungsprüfung oder digitale Rechnungsfreigabe erinnert. All das findet papierlos in der Software statt. Mit einer geeigneten Software können Sie Ihre Eingangsrechnungen digital verwalten und Ihre Prüf- und Freigabeprozesse digital abwickeln .

Folgende Grafik zeigt den digitalen Rechnungsworkflow im Cloud-ERP-System von Scopevisio:

In einem integrierten System stehen die Rechnungen ohne Medienbruch auch der Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Nach der abschließenden Bearbeitung und Begleichung werden die Rechnungen revisionssicher gespeichert – zum Beispiel in einem DMS.

Für Unternehmen, die einen Einstieg in die Digitalisierung suchen, gibt es eine klare Empfehlung: den Rechnungseingang digitalisieren.

Ein digitaler Rechnungseingang ist die ideale Vorbereitung für eine moderne Buchhaltung, in der weitgehend papierlos gearbeitet wird.

Archivierung von Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Ihre Aufbewahrungsfrist beträgt – wie oben schon erwähnt – zehn Jahre.

In den GoBD ist festgelegt, welche Anforderungen an die rechtssichere Archivierung gelten. So müssen Eingangsrechnungen während der gesamte Aufbewahrungsdauer vor Verlust, Manipulation und Beschädigung geschützt werden. Sie müssen außerdem dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall zugeordnet sein. Und Sie müssen bei einer Betriebsprüfung schnell gefunden werden können – um nur einige Anforderungen zu nennen.

Um das Thema GoDB und Eingangsrechnungen so komfortabel wie möglich zu gestalten, sollten Sie ein DMS nutzen. So können Sie sicherstellen, dass die Belege revisionssicher – also auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und fälschungssicher – gespeichert werden.

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