Dokumente digitalisieren: Das sollten Sie darüber wissen!

Viele Unternehmen denken immer noch, dass es aufwendig ist und viel kostet, wenn sie Ihre Akten digitalisieren. Gehen Organisationen diese Aufgabe jedoch rechtzeitig und sachgerecht an, können sie Arbeitsprozesse optimieren, erhebliche Kosten einsparen und mit der digitalen Transformation Schritt halten.

Dokumente digitalisieren: Was versteht man darunter?

Wenn wir das Thema Dokumentendigitalisierung diskutieren, meinen wir in der Regel, dass Dokumente auf Papier in eine elektronische Form umgewandelt werden. Dabei kommen theoretisch viele elektronische Formate infrage, die PDF-Datei gehört jedoch zu den gängigsten Formaten. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, kommen Sie dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Besonders mittelständische Unternehmen, die oft einen größeren Nachholbedarf bei der Digitalisierung haben, können davon profitieren.

Wie und wo kann man Dokumente digitalisieren?

Sie können Dokumente auf Papier durch das Einscannen der Unterlagen mit einem Scanner digitalisieren. Außerdem benötigen Sie für die Texterkennung eine OCR-Software. Heute setzen Mitarbeiter:innen im Unternehmen jedoch immer öfter auch Smartphones oder Digitalkameras zum Scannen ein. Das erleichtert das mobile Arbeiten und ist nützlich, wenn sie unterwegs oder zu Besuch beim Kunden sind. Müssen Sie große Mengen von Akten digitalisieren, kann sich eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister lohnen. Fernerhin sollten Sie bedenken, dass Sie Ihre Dokumente nach der Digitalisierung gesetzeskonform aufbewahren müssen.

Welche Vorteile hat eine Digitalisierung von Dokumenten?

Wenn Sie die papierbasierten Unterlagen in Ihrer Firma digitalisieren, hat das mehrere Vorteile. Die wichtigsten davon sind, dass Sie mit digital abgelegten Dokumenten bequemer arbeiten und sie einfacher verwalten können. Darüber hinaus können Sie die freigewordenen Räumlichkeiten und Aktenschränke anderweitig nutzen. Das volle Potenzial steht Ihnen jedoch erst mit einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) zur Verfügung.

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Generell können Sie die meisten Dokumente digitalisieren. Einige Beispiele dafür sind:

• Rechnungen
• Verträge
• Jahresabschlüsse
• Unterlagen aus der Buchhaltung
• Kaufbelege
• Personalakten

Was muss man beim Digitalisieren von Dokumenten beachten?

Eingehende Dokumente in Papierform sind zeitnah zu scannen, nach Möglichkeit innerhalb von 10 Tagen nach dem Empfang. Darüber hinaus sollten alle Dokumente gut lesbar sein. Halten Sie in einem entsprechenden Dokument auch fest, welche Unterlagen, wann gescannt wurden. Nach dem Einscannen müssen Sie die digitalen Dokumente eventuell noch bearbeiten – beispielsweise in ein PDF-Format umwandeln, richtig zuschneiden oder mit Metadaten versehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Grundsätzlich können Sie die Originaldokumente nach dem Einscannen vernichten. Die Voraussetzung für das sog. ersetzende Scannen ist jedoch, dass Sie eine Verfahrensdokumentation einführen und konsequent verwenden. In dieser sollten Sie unter anderem die verwendete Hardware, alle relevanten Arbeitsprozesse und die beteiligten Personen dokumentieren. So können Sie immer sehen, wer, wann, welches Dokument gescannt und bearbeitet hat und dies im Bedarfsfall gegenüber Behörden nachweisen. Hierbei sollten Sie auch auf die GoBD achten, die weiter unten diskutiert werden.

Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass Sie einige Dokumentenarten aufgrund gesetzlicher Vorschriften nach der Digitalisierung nicht vernichten dürfen. Dazu gehören unter anderem Eröffnungsbilanzen, Dokumente mit Wasserzeichen und Zollpapiere.

Wie archiviert man Dokumente GoBD-konform?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie regeln die Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente. Folgende Punkte sind dabei grundlegend:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und der fortlaufenden Aufzeichnung
• Einzelaufzeichnungspflicht und Vollständigkeit
• Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung und Unveränderbarkeit

Wo kann man Akten digitalisieren lassen und was kostet das?

Wenn Sie sich entscheiden einen externen Dienstleister zu engagieren, beginnen die Kosten für die Digitalisierung eines DIN A4 Blattes bei wenigen Cent. Wenn Sie größere Dokumentenmengen einscannen müssen, bieten viele Anbieter Sonderpreise. Sinnvoller ist es jedoch oft, von vornherein eine DMS-Software in die Digitalisierung Ihrer Dokumente einzubinden. Bei einer cloudbasierten Lösung bezahlen Sie in der Regel Lizenzgebühren pro Nutzer nach einem monatlichen Abo-Plan. Dadurch arbeiten Sie von Anfang an optimal und bekommen immer rechtzeitig die neusten Updates sowie den Zugang zu den aktuellsten Funktionen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und welche Vorteile hat es?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Sie Dokumente bequem und effizient digitalisieren, verwalten und archivieren können.

Im Folgenden finden Sie einige Vorteile einer DMS-Software:

• Sie bekommen eine zentrale Sicht und beseitigen Datensilos und Insellösungen. Es entfällt dann auch die Notwendigkeit, Aktenschränke und -ordner zu durchsuchen.
• Die Aktualisierung Ihrer Dokumente ist jederzeit möglich. So arbeiten Sie immer mit der neusten Dokumentenversion.
• Sie können alle Änderungen lückenlos nachverfolgen. Dadurch ist immer erkennbar, wer für die letzte Veränderung verantwortlich war.
• Der Zugriff auf Dokumente kann von überall erfolgen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie im Home-Office, unterwegs oder in der Firma sind.
• Die gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung können insbesondere bei großen Dokumentenbeständen einfacher und vielfach auch kostengünstiger erfüllt werden.
• Die strukturierte und systematisch gegliederte Suche verringert die Anzahl der Fehler.
• Mitarbeiter:innen können nur auf die Daten zugreifen, für die Sie berechtigt sind.         
• Sie können die digitalisierten Dokumente unter Umständen besser vor einem Zugriff durch Außenstehende schützen. Das ist möglich durch Firewalls, Passwörter, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen.
• Sie schonen die Umwelt. Bei Unternehmen, die viel Papier benötigen, fällt das besonders ins Gewicht. Dadurch werden Wasserressourcen geschützt und weniger Wälder abgeholzt.