Wie ERP Projektmanagement neu definiert

Projektorientierte Unternehmen wie Beratungsunternehmen, IT-Unternehmen oder Ingenieurbüros kämpfen oft mit verstreuter Datenhaltung, ineffizienten Abläufen und mangelnder Transparenz. ERP-Systeme mit Projektmanagement-Schwerpunkt setzen genau hier an.

ERP und Projektmanagement

Die Anfänge von ERP (Enterprise Resource Planning) liegen im Fertigungsbereich. ERP-Systeme wurden ursprünglich entwickelt, um Ressourcen wie Material, Personal und Maschinen in produzierenden Unternehmen effizient zu planen und zu steuern. Heute sind ERP-Systeme jedoch branchenübergreifend in vielen Bereichen im Einsatz.

Anbieter von ERP-Systemen für Dienstleister wie zum Beispiel Scopevisio haben das Projektmanagement sogar in den Fokus gerückt. So enthalten ERP-Systeme für Dienstleister oftmals integrierte Projektmanagement-Module, die Funktionen wie Projektstrukturierung, Planung und Steuerung, Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, Kostenüberwachung sowie Terminüberwachung umfassen.

Für welche Branchen ist ein ERP-System mit Projekt-Fokus geeignet?

Generell profitieren alle Unternehmen im Dienstleistungssektor von ERP-Projektmanagement-Modulen. Hier einige Beispiele:

Unternehmensberatung: Gerade in Berratungsunternehmen ist effizientes Projektmanagement essentiell, um Kundenprojekte optimal zu verwalten.

IT und Softwareentwicklung: Diese Branche profitiert vom Projektmanagement in ERP-Systemen, um die Planung, Umsetzung und Abrechnung von Softwareprojekten transparent und effizient zu gestalten.

Ingenieursdienstleistungen: In Ingenieurbüros werden Projekte oft von der Konzeption bis zur Umsetzung begleitet. Ein ERP-System mit Projektmanagement-Fokus unterstützt die präzise Planung von Ressourcen, Budgets und Zeitrahmen sowie die Dokumentation technischer Prozesse und Nachweise.

Zentrale Funktionen des Projektmanagements im ERP-Kontext

Ein modernes ERP-System bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Projektmanagement effizient unterstützen. Dabei wird der gesamte Projektlebenszyklus – von der Planung bis zur Abrechnung – in einem System abgebildet, was zu einer höheren Transparenz und besseren Kontrolle führt.

Projektplanung und Ressourcenmanagement

Die Projektplanung ist eine der wichtigsten Funktionen im ERP. Sie ermöglicht es, Meilensteine, Zeitpläne und Ressourcen für jedes Projekt detailliert zu definieren. Mithilfe des Ressourcenmanagements können Unternehmen sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen – sei es Personal, Materialien oder Maschinen – optimal eingesetzt werden.

Budgetierung, Kostenkontrolle und Abrechnung

Ein weiterer wesentlicher Aspekt im Projektmanagement ist die Budgetierung. Mit einem ERP-System lassen sich Budgets für Projekte präzise planen und überwachen.

Die Kostenkontrolle ermöglicht eine laufende Überprüfung der Ausgaben im Vergleich zu den geplanten Werten. Auch die Abrechnung von Projekten wird durch die Integration in das ERP-System einfacher und genauer, da alle relevanten Daten aus den verschiedenen Abteilungen zusammengeführt werden.

Zeit- und Leistungs­erfassung

Die Zeiterfassung und Leistungserfassung sind wesentliche Funktionen für die Projektsteuerung. Ein ERP-System ermöglicht die genaue Erfassung von Arbeitszeiten und geleisteten Arbeiten. Diese Daten sind für die Bewertung des Projektfortschritts sowie für die spätere Abrechnung von entscheidender Bedeutung.

Fortschritts- und Statusberichte

Im Rahmen des Projektmanagements im ERP können Fortschritts- und Statusberichte in Echtzeit erstellt werden. Diese Berichte bieten eine klare und aktuelle Übersicht über den Stand eines Projekts in Bezug auf Zeitrahmen, Budget und Leistung. Projektmanager können so frühzeitig auf Risiken oder Verzögerungen reagieren und notwendige Anpassungen vornehmen.

Integration in weitere Module (z. B. Beschaffung, Personal, Buchhaltung)

Die Stärke eines ERP-Systems liegt in seiner Integration. Projektmanagement ist nicht isoliert, sondern beeinflusst und wird beeinflusst von anderen Unternehmensbereichen. Die Integration mit Modulen wie Einkauf, Personal und Buchhaltung ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und einheitliche Datenbasis über alle Bereiche hinweg.

Vorteile integrierter ERP-Projektmanagement-Lösungen

Die Integration des Projektmanagements in ein ERP-System bringt gerade für mittelständische Dienstleister zahlreiche Vorteile mit sich. Durch die Verknüpfung aller relevanten Unternehmensdaten in einem System wird eine effiziente und fehlerfreie Projektsteuerung ermöglicht.

Einheitliche Datenbasis und Transparenz

Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Integration ist die einheitliche Datenbasis. Alle relevanten Projektinformationen, wie Ressourcenplanung, Zeit- und Kostenerfassung, werden zentral im ERP-System gespeichert. Diese Transparenz ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen und den Projektstatus genau nachzuvollziehen.

Automatisierte Workflows und weniger Schnittstellen

Ein weiteres Plus sind automatisierte Workflows: Prozesse wie Genehmigungen, Materialanforderungen oder die Übergabe von Informationen zwischen Abteilungen laufen ohne manuelle Eingriffe ab. Ein ERP-System verringert auch  Anzahl von Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen. Weniger Schnittstellen bedeuten weniger Fehlerquellen und einen schnelleren Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.

Echtzeit-Auswertungen und Kennzahlen

Nach der erfolgreichen ERP-Implementierung stehen Echtzeit-Auswertungen und Kennzahlen zur Verfügung, die eine schnelle und fundierte Steuerung der Projekte ermöglichen. Projektmanager können jederzeit den Fortschritt in Echtzeit überwachen. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen, bevor es zu größeren Abweichungen kommt.

Unterstützung bei Compliance und Nachweispflichten

Ein oft unterschätzter Vorteil der ERP-Integration im Projektmanagement ist die Unterstützung bei Compliance und Nachweispflichten. Gerade in regulierten Branchen ist es wichtig, alle relevanten Daten und Prozesse korrekt zu dokumentieren und bei Bedarf nachvollziehbar zu machen. Ein ERP-System bietet hier eine durchgängige Dokumentation und ermöglicht es, alle Vorgaben und Anforderungen jederzeit zu erfüllen.

Herausforderungen bei der Nutzung von ERP-Projektmanagement

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die bei der Nutzung von ERP-Systemen im Projektmanagement berücksichtigt werden müssen.

Anpassungsaufwand und Benutzerakzeptanz

Die Anpassung eines ERP-Systems an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens kann mit Aufwand verbunden sein. Dies umfasst sowohl die technische Anpassung der Software als auch die Integration in bestehende Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse.

Ein großer Faktor für den Erfolg eines ERP-Systems ist die Benutzerakzeptanz. Mitarbeiter müssen das System verstehen, die Vorteile erkennen und bereit sein, es im Alltag zu nutzen. Schulungen und eine klare Kommunikation besonders während der ERP-Einführung sind daher entscheidend, um Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz zu fördern.

Datenpflege und Prozessdisziplin

Ein weiteres Problem kann die Datenpflege sein. ERP-Systeme sind nur so gut wie die Daten, die in ihnen gespeichert werden. Unvollständige oder ungenaue Daten können zu falschen Entscheidungen und ineffizienten Prozessen führen.

Darüber hinaus erfordert die Nutzung eines ERP-Systems eine hohe Prozessdisziplin. Um das System effektiv zu nutzen, müssen alle Mitarbeiter die festgelegten Prozesse konsequent einhalten, was in der Praxis oft eine Herausforderung darstellt.

Grenzen im Vergleich zu spezialisierten Projektmanagement-Tools

Trotz der umfassenden Funktionen eines ERP-Systems gibt es auch Grenzen im Vergleich zu spezialisierten Projektmanagement-Tools. Diese bieten oft detailliertere und spezifischere Funktionen für komplexe Projektanforderungen, wie etwa eine tiefere Integration von Aufgabenmanagement, Gantt-Diagrammen oder spezifischen Projektmethoden wie Kanban oder die klassische Wasserfall-Methodik.

Wann sich Projektmanagement im ERP lohnt

Die Integration von Projektmanagement in ein ERP-System ist vor allem für mittelständische und größere Unternehmen von Vorteil, die regelmäßig mehrere Projekte gleichzeitig durchführen und dabei eine enge Verzahnung zwischen Projekt-, Finanz- und Ressourcenmanagement benötigen.

Doch nicht allein die Unternehmensgröße ist entscheidend. Auch die Art der Projekte und die damit verbundenen Anforderungen an Steuerung und Dokumentation sind relevant.

Klar ist: Effizientes Projektmanagement erfordert Überblick, Struktur und aktuelle Daten. ERP-Systeme verbinden all diese Aspekte und bieten eine zentrale Plattform für Planung, Ressourcensteuerung und Teamarbeit in Dienstleistungsunternehmen.

Um so wichtiger ist die sorgfältige Auswahl eines ERP-Systems. Dabei sollten sich Mittelständler auch über Vor- und Nachteile von Cloud-ERP-Systemen informieren. Orientierung bei der Auswahl kann die Trovarit Marktstudie „ERP in der Praxis“ bieten, eine jährliche Untersuchung der Trovarit AG, die Anwenderzufriedenheit, Nutzen und Perspektiven von ERP-Systmen im DACH-Raum analysiert.

Zukunftsperspektive: KI und Automatisierung im ERP-Projektmanagement

Die Zukunft des ERP-Projektmanagements wird zunehmend durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung geprägt. Bereits heute nutzen einige ERP-Systeme KI-basierte Funktionen, um Projektprognosen zu optimieren, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Entscheidungen auf Grundlage von Datenanalysen zu unterstützen.

In Zukunft könnte die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Projektmanagement weiter zunehmen, sodass Projektmanager mehr Zeit für strategische Entscheidungen und kreative Aufgaben haben. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologien setzen, können ihre Projektsteuerung weiter optimieren und Wettbewerbsvorteile erzielen.