Herausforderung
Erfahren Sie im Interview, wie das Schlosshotel Kitzbühel seine Finanzverwaltung mit Scopevisio neu organisiert hat:
- von digitalen Rechnungsfreigaben über
- cloudbasiertes Arbeiten bis hin zu
- hotelspezifischen Importen und
- der Entwicklung einer neuen Fairmas-API-Schnittstelle.
Nach einem Eigentümerwechsel hat das Schlosshotel Kitzbühel seine Verwaltungsprozesse neu aufgestellt und dabei weiterhin auf ein erfahrenes Hotelteam gesetzt. Ziel war eine effiziente, hausinterne Finanzorganisation, die im Hintergrund eines dynamischen Hotelbetriebs zuverlässig funktioniert.
Die Entscheidung fiel auf Scopevisio wegen des modularen Aufbaus, der intuitiven Bedienung und der Anbindungsfähigkeit an hotelspezifische Systeme. Mehr als 280 Eingangsrechnungen pro Monat werden über digitale Workflows abgewickelt. Fünfzehn Kolleginnen und Kollegen geben Rechnungen über Scopevisio2Go frei, während eine zentrale Person die Finanzprozesse verwaltet.
Die enge Zusammenarbeit hat auch einen Produktnutzen geschaffen: Anforderungen aus dem laufenden Projekt gaben den Anstoß für die Entwicklung einer Fairmas-API-Schnittstelle. Die API steht bereit; die direkte Anbindung ist in Vorbereitung.
Lösung
Hochfunktionale Buchhaltungssoftware aus der Cloud
- Intuitiv zu bedienen
- Modularer Aufbau
- Anbindungsfähigkeit an hotelspezifische Systeme
Interview
mit Phil Hopkinson, Leiter Buchhaltung
Können Sie das Schlosshotel Kitzbühel kurz vorstellen?
Phil Hopkinson: Das Schlosshotel Kitzbühel ist ein Fünf-Sterne-Hotel in Kitzbühel, Tirol. Das Haus verbindet alpinen Charakter mit dem großzügigen Momentum Spa, mehreren Restaurants und einem 9-Loch-Golfplatz direkt vor dem Hotel. Es ist ein vielseitiger Hotelbetrieb, deshalb müssen unsere Verwaltungsprozesse zuverlässig, jederzeit verfügbar und im Hintergrund effizient sein.
Was gab den Anstoß, die Finanzverwaltung neu zu organisieren?
Phil Hopkinson: Nach der Übernahme brauchte das Hotel eine neue Verwaltungsstruktur. Die beteiligten Personen blieben weitgehend dieselben, und einige Kolleginnen und Kollegen sind seit Jahren im Haus. Es ging also nicht darum, Wissen von Grund auf neu aufzubauen. Vielmehr sollte ein erfahrenes Team eine hausinterne Lösung erhalten, die das Arbeitspensum eines Hotelbetriebs wirksam unterstützt.
Warum haben Sie sich für Scopevisio entschieden?
Phil Hopkinson: Der modulare Aufbau passt gut zu unseren Anforderungen in der Buchhaltung. Das System ist übersichtlich aufgebaut, intuitiv zu bedienen und für die Anwender leicht verständlich. Funktionen wie Zahlungslisten aus den Kreditorenkonten erleichtern die tägliche Arbeit erheblich. Einige andere Lösungen, die wir geprüft haben, waren für die betrieblichen Anforderungen des Hotels zu einfach gehalten.
Ich habe vorher schon mit Filosof gearbeitet, dem Vorgänger von Scopevisio. Deshalb wusste ich, dass der Ansatz zuverlässig funktioniert. Scopevisio baut genau darauf auf, bringt aber moderne Cloud-Prozesse mit und ist an vielen Stellen einfach noch besser.
Was ist die größte Verbesserung im Tagesgeschäft?
Phil Hopkinson: Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen ist die sichtbarste Verbesserung. Wir bearbeiten mehr als 280 Eingangsrechnungen pro Monat. Früher lief der Prozess über eine Excel-Tabelle und war sehr zeitaufwendig. Heute haben wir die Rechnungen jederzeit griffbereit, die Gesamtübersicht ist transparent und Zahlungsläufe lassen sich deutlich einfacher vorbereiten.
Wie sind die Rechnungsfreigaben organisiert?
Phil Hopkinson: Fünfzehn Kolleginnen und Kollegen sind am Freigabeprozess beteiligt. Scopevisio2Go funktioniert im Hotelumfeld gut, weil Freigaben dort erfolgen können, wo die tägliche Arbeit stattfindet. Die Benutzerverwaltung ist unkompliziert, und die Workflow-Regeln lassen sich leicht einrichten und pflegen.
Wie wichtig ist der cloudbasierte Ansatz?
Phil Hopkinson: Er ist entscheidend. Ortsunabhängiges Arbeiten muss möglich sein, und ein cloudbasiertes System macht das im Hotelumfeld deutlich einfacher. Die Software muss sich dem Betrieb anpassen – nicht der Betrieb starren Prozessen.
Die Software musste zu unserem Betrieb passen. Was das Projekt aber besonders gemacht hat, war die Zusammenarbeit: offene Kommunikation, gegenseitiger Respekt und die echte Bereitschaft, auf unsere Anforderungen einzugehen und effektive Lösungen für unsere Erkenntnisse vorzuschlagen. Wir hatten das Gefühl, gemeinsam auf das Ziel hinzuarbeiten.
Phil Hopkinson
Leiter Buchhaltung
Phil Hopkinson
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Einführung, Schnittstellen und der Wert der Zusammenarbeit
Wie ist die Einführung verlaufen?
Phil Hopkinson: Die Grundeinrichtung war nach rund einem Monat einsatzbereit. Dazu gehörten Kontenplan, Steuerschlüssel, Kostenstellen und Rechnungsworkflows. Einschließlich der angebundenen Systeme war das System nach rund zehn Wochen vollständig betriebsbereit. Der Prozess war stellenweise anspruchsvoll, aber wir hatten stets das Gefühl, dass das Scopevisio-Team auf unsere Anforderungen hinarbeitet und gemeinsam mit uns nach praktikablen Lösungen sucht.
Welche vorgelagerten Systeme sind angebunden?
Phil Hopkinson: Zunächst haben wir mit Importen aus Protel gearbeitet und anschließend das vorgelagerte Property-Management-System auf Casablanca umgestellt. In der zweiten Phase diente Scopevisio als zentrale Bezugsgröße für die Finanzdaten. Das machte den Übergang strukturierter und gab uns eine verlässliche Grundlage für die neue Aufstellung.
Welche Rolle spielt Fairmas?
Phil Hopkinson: Fairmas nutzen wir für weiterführende Auswertungen und exportieren die relevanten Daten derzeit als CSV-Dateien. Anfangs war die fehlende direkte API-Anbindung eine Einschränkung. Entscheidend ist, wie damit umgegangen wurde: Die Projektanforderungen gaben den Anstoß, gemeinsam mit Fairmas eine API-Schnittstelle zu entwickeln. Die API steht inzwischen bereit, die direkte Anbindung ist der nächste Schritt. Für uns ist das ein gutes Beispiel dafür, wie aus einem Defizit durch Zusammenarbeit ein Vorteil wird.
Welche Finanzfunktionen schätzen Sie am meisten?
Phil Hopkinson: Es ist nicht eine einzelne Funktion. Der Nutzen entsteht durch den durchgängigen Prozess: vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Wir nutzen Online-Banking für Zahlungsläufe, das Hauptbuch und Journal sowie die Filter- und Suchfunktionen, wenn wir historische Zahlen schnell finden müssen. Auch der Export nach Fairmas ist für weiterführende Auswertungen wichtig.
Was ist das Ergebnis für die Hotelverwaltung?
Phil Hopkinson: Mit Scopevisio kann eine zentrale Person die Finanzprozesse für ein Hotel dieser Größe verwalten. Der Produktivitätsgewinn lässt sich schwer in Prozent beziffern, weil die Verwaltung ohnehin neu aufgesetzt wurde. Aber das System gibt uns eine produktive, strukturierte und flexible Grundlage für die tägliche Arbeit.
Was hat das Projekt besonders erfolgreich gemacht?
Phil Hopkinson: Die Bereitschaft, an Lösungen zu arbeiten. Die Kommunikation war wertschätzend und konstruktiv. Erkenntnisse wurden nicht einfach festgehalten, sondern in Lösungen überführt. Wir hatten den Eindruck, dass beide Seiten gemeinsam die berühmte Extrameile gegangen sind.
Fotos: Erik Gross
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Schlosshotel Kitzbühel
- Schloss-Hotel Kitzbühel Betriebs GmbH
- Ried Kaps 7
- AT-6370 Kitzbühel (Tirol)
- schlosshotel-kitzbuehel.com
Über das Schlosshotel Kitzbühel
„Keine protzige Fassade, kein oberflächlicher Glanz, sondern echte Substanz“ – so beschreibt sich das SCHLOSSHOTEL KITZBÜHEL. Das Fünf-Sterne-Haus vereint alpine Noblesse mit Herzlichkeit und Understatement. Es wurde 2025 bei den World Travel Awards als Österreichs führendes Resort sowie mit dem World Spa Award als Österreichs bestes Resort Spa ausgezeichnet.
Das Schloss liegt in einer weitläufigen Parklandschaft mit See und eigenem 9-Loch-Golfplatz. Der Spa-Bereich mit Innen- und Außenpool, Saunen und Yoga-Plattform ist das Herzstück des Hauses. Kulinarisch reicht das Angebot von der Rozu Sushi Lounge über das Restaurant DAS Kaps und das Restaurant Streif bis zur Bar mit Panoramaterrasse.
Mit 39 Suiten und 114 Zimmern, insgesamt 153 Einheiten, bietet das Schlosshotel Raum für Erholung, Business und besondere Anlässe. Hochzeiten, Familienfeiern, Business-Meetings und Schlossevents werden hier individuell arrangiert und umgesetzt. Hoteldirektor Uwe Schramm führt das Haus mit seinem Team, das aktuell aus 160 Mitarbeitenden besteht.
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