Controlling Kennzahlen

Forecast – gesicherte Auftragsplanung

Auftragseingang rechtzeitig abschätzen

Der Forecast ist eines der wichtigsten Steuerungsmittel im Vertrieb. Moderne Unternehmenssoftware bietet eingebaute Tools, um Umsätze realistisch und objektiv zu prognostizieren.

Viel Nachholbedarf

Nach wie vor schätzen viele Unternehmen ihren zukünftigen Auftragseingang nach der „Pi-mal-Daumen“-Methode. Erfahrungswerte aus der Vergangenheit werden unhinterfragt übernommen. Die Planzahlen werden über verschiedene Ebenen, vom Vertriebler über den Gebietsvertriebsleiter über den Bereichsleiter Vertrieb an das Controlling in der Zentrale übermittelt.

Lässt man allen diesen Ebenen freie Hand, werden die Daten unterwegs „zurechtgebogen“ und das derart verfälschte Ergebnis hat am Ende des Weges nicht mehr viel mit der Realität gemein.

Chancen werden überschätzt, Risiken unterschätzt. Auch die zeitliche Einordnung von potenziellen Auftragseingängen ist ein schwieriges Kapitel. Ganz zu schweigen von der Personal- und Materialdisposition.

Unrealistische Einschätzung birgt Gefahren

Fehlende oder schlechte Umsatzprognosen bergen ein nicht unerhebliches Risikopotenzial:

Umsatz zu hoch geschätzt Personal und Material wird unnötig vorgehalten, Güter werden auf Halde produziert, Kapital wird gebunden, Liquidität sinkt, Finanzierung gerät in Schieflage, Zwang zu Preisdumping kann ruinös wirken, Abschreibungen drücken aufs Ergebnis, die Motivation sinkt, gute Kräfte bewerben sich weg.
Umsatz zu niedrig geschätzt Ressourcen fehlen, um die Nachfrage zu befriedigen, Zeitverzug bei Lieferungen und Leistungen, Kunden wandern ab, Marktpotenzial wird nicht erschlossen, Wettbewerber ziehen vorbei, Mitarbeiter sind überlastet und bewerben sich weg.
Umsatz richtig geschätzt Personal und Ressourcen werden just-in-time disponiert, wenig Kapital wird gebunden, trotzdem pünktliche Leistungserbringung, Effizienzvorteil gegenüber dem Wettbewerb stärkt die Marktposition, Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern wächst.

Objektivierte Gewichtungen

Eine realistische Umsatzprognose setzt belastbare Zahlen und Gewichtungen voraus.

Sinnvollerweise werden Verkaufschancen (Neudeutsch „Opportunities“) und Angebote in den Forecast einbezogen. Dies allerdings natürlich nicht mit dem vollen potenziellen Auftragswert, sondern mit einer Gewichtung, die dem jeweiligen Stadium im Vertriebsprozess entspricht.

Diese Gewichtungen sollte jedes Unternehmen anhand seiner Erfahrungswerte selbst definieren.

Im Stadium des Erstgesprächs ist die Erfolgsquote beim einen Unternehmen 3 und beim anderen 20 Prozent. Wurde ein Angebot unterbreitet, kann die Abschlussquote je nach Geschäftsmodell bei 10 oder bei 90 Prozent liegen.

Vorsicht, Falle: Die Abschlusswahrscheinlichkeit kann im Zeitverlauf schwanken. Alle Gewichtungen gehören mindestens einmal pro Jahr auf den Prüfstand!

Eine Unternehmenssoftware wie die von Scopevisio kann die unternehmensspezifischen Gewichtungen abbilden und in genaue Prognosen übersetzen. Dabei lassen sich auch periodische Einkünfte (etwa aus Mieten, Lizenzen oder Nutzungsentgelten) für die Vertragslaufzeit als Umlage mit einbeziehen. Neben der Gewichtung des Vertriebsmitarbeiters kann als Korrektiv noch eine zweite Gewichtung, etwa die des Controllers, angegeben werden. Zusätzlich werden die potenziellen Auftragseingänge aufgrund der erfassten Entscheidungszeitpunkte auch zeitlich eingeordnet.

Auf dieser Grundlage entsteht eine belastbare Prognose, die für die Unternehmenssteuerung von unschätzbarem Wert ist.

Bewertungen und Prozesse im Vertrieb

Zur besseren Prognose von künftigen Umsätzen existieren Bewertungsmethoden und Prozessbeschreibungen. Eine Bewertungsmethode ist z. B. die BANT-Methode; BANT steht für Budget, Authority, Need und Time. Bei diesem Vorgang wird das Budget eines Interessenten in Erfahrung gebracht, der Entscheider ausfindig gemacht, der potenzielle Bedarf ermittelt und die Dringlichkeit abgeschätzt.

Eine Prozessbeschreibung wäre z. B. die Sales Pipeline (Vertriebstrichter), die den Verkaufsprozess in Phasen einteilt, wobei sich der Kreis der potenziellen Kunden auf jeder Stufe zusehends verengt, während die Abschlusswahrscheinlichkeit steigt – daher die Trichter-Metapher.

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