Arbeit 4.0 – nur langsame Fortschritte

Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten für dezentrales, vernetztes Arbeiten – eben Arbeit 4.0. Aber sie bedingt auch einen Kulturwandel in Unternehmen. Am 20. September 2017 wurden auf der Messe Zukunft Personal in Köln die Ergebnisse der Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2017 der Öffentlichkeit präsentiert. Der Fachverlag IDG Business Media befragte rund 1.500 Unternehmen und Beschäftigte, wie sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vorstellen. 18 Millionen Büroarbeiter in Deutschland sind betroffen. Grund genug, sich die Arbeitswelt von morgen und das Thema Arbeit 4.0 noch einmal genauer anzusehen.

Collaboration – die traurige Realität

Ist es zu glauben? Die wichtigsten Arbeitsinstrumente bei der überörtlichen Zusammenarbeit sind im Jahre 2017: E-Mail und Telefon. Mehr als 95 Prozent der Büroarbeiter kooperieren per E-Mail, fast 88 Prozent greifen zum Telefon. Collaboration sieht anders aus. Auf den Plätzen folgen Office Tools und Intranet sowie Web- und Videokonferenzen. Nur jeder Vierte kooperiert via ERP und jeder Fünfte über CRM-Systeme. Willkommen in der Realität der Arbeit 4.0.

Aufgeschlossenheit ist groß

Dabei sind Büroarbeiter durchaus aufgeschlossen für neue Methoden der Zusammenarbeit. 70 Prozent würden sich darüber freuen oder zumindest dafür interessieren, über eine eigene URL standortunabhängig Zugriff auf alle ihre Anwendungen zu haben. Lediglich zwei Prozent der Befragten würden das rundweg ablehnen. Warum also bestehen althergebrachte Methoden in Büros so zählebig fort? Ganz einfach: Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern keine zeitgemäßen Arbeitsplätze. Jeder vierte Büroarbeiter ist mit der technischen Ausstattung seines Arbeitsplatzes unzufrieden. Es liegt also nicht unbedingt an der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeiter, wenn Unternehmen die Zukunft der Arbeit verschlafen. Vielmehr sind zeitgemäße, Cloud-gestützte Arbeitsmethoden in den Unternehmen selbst noch unzureichend verankert.

Was Mitarbeiter wünschen…

Vier von fünf Arbeitnehmern wünschen sich mehr Freiheit und Selbstbestimmung. Sie möchten Arbeit und Leben miteinander vereinbaren. Sie fordern flexiblere Arbeitszeitmodelle oder die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Sie möchten, dass ihre Arbeitgeber ihnen vertrauen. Wer schon einmal im Berufsverkehr auf dem Kölner Autobahnring unterwegs war, kann gut verstehen, warum das so ist. Doch das Dilemma ist lösbar. Mobilität funktioniert nämlich in zwei Richtungen:
  • Entweder der Arbeitnehmer ist mobil, das heißt, er kommt zu seinem Arbeitsplatz (und verliert dabei viel Zeit und Nerven),
  • Oder die Arbeit ist mobil und kommt zum Arbeitnehmer, wo auch immer dieser sich aufhält.
Es zeigt sich, dass immer mehr Arbeitnehmer die zweite Variante bevorzugen.

…interessiert Unternehmen wenig

Lediglich ein Drittel der Unternehmen hat seine Arbeitnehmer überhaupt gefragt, wie diese sich ihren Arbeitsplatz in Zukunft vorstellen. Ein schwaches Bild angesichts von Fachkräftemangel und einer zunehmend unabhängigen, individuellen und selbstbewussten Generation Y, die sich Personaler nur allzu gerne ins Unternehmen holen möchten.

Neue Räume, neue Arbeitsmodelle

Doch da ist auch Licht: Zwei von drei Firmen haben erkannt, dass sie ihre Arbeitsplätze weiterentwickeln müssen. Grundvoraussetzung ist eine gute Technologie-Ausstattung, die auch das Arbeiten von unterwegs ermöglicht. Auch die Ergonomie und der Wohlfühl-Faktor in der Büroarbeit verbessern sich allmählich. Das fängt beim rückenschonenden Stehpult an und hört beim Obstkorb in der Teeküche noch längst nicht auf. Die räumliche und technische Ausstattung ist ein Anfang, aber mehr auch nicht. Software aus der Cloud schafft auch neue Perspektiven für Job Sharing und Heimarbeit. In integrierter Cloud-Unternehmenssoftware sind Vorgänge mit allen relevanten Informationen angereichert. Qualitätsgesicherte Workflows werden im System hinterlegt. So weiß die Teilzeit-Kollegin sofort, wer wann was mit wem besprochen hat und welche Schritte sie als Nächstes übernehmen sollte.

Aufgabenpools statt Mikromanagement

Chefs können ihren Mitarbeitern mehr Freiheit lassen, wenn es gilt, die eigene Arbeit zu organisieren. Die Zukunft der Arbeit braucht kein Mikromanagement mehr. Eine sinnvolle Einrichtung sind zum Beispiel Aufgabenpools, aus denen sich Mitarbeiter ihre neuen Aufgaben holen, wenn sie eine Arbeit erledigt haben. Arbeitsaufträge nach der Pull-Methode statt nach der Push-Methode. Auch das ist Arbeit 4.0. Statt zu manchen Zeiten überlastet und zu anderen Zeiten gelangweilt zu sein, können Mitarbeiter selbst ihre Arbeitsauslastung steuern. Der Druck, der heute noch viele Mitarbeiter in Burn-out und Erschöpfung treibt, wird vielleicht bald der Vergangenheit angehören. Reporting-Tools, Benachrichtigungen und Statusmeldungen sorgen dafür, dass der Manager weiterhin einen Überblick über die Leistung und den Erledigungsgrad der Aufgaben hat.

Kulturwandel im Unternehmen

Die digitale Transformation bringt nicht nur mehr Vernetzung, mehr Internet, mehr Automatisierung, mehr Produktivität in die Unternehmen. Sie führt auch zu einem tiefgreifenden Kulturwandel. Fortschrittliche Unternehmen arbeiten mit dezentralen, flexiblen Teams, die über Collaboration-Plattformen, Chat-Tools, ERP- und CRM-Systeme kommunizieren und zusammenarbeiten. Die alten, hierarchischen Linienorganisationen haben ihre Gültigkeit verloren. Die neuen Teams sind nicht mehr an Standorte oder Organisationen gebunden. Heute sind in der IT-Umgebung eingerichtete Rollen und Verantwortlichkeiten, Freigaben und Berechtigungen, Benachrichtigungen und Statusanzeigen die neuen Organisationsstrukturen, wenn es gilt, Aufgaben und Projekte effizient zu bewältigen.

Fazit: Cloud schafft Dynamik für Arbeit 4.0

Cloud-Lösungen bringen eine neue Freiheit, Unabhängigkeit und Dynamik in die Arbeitswelt. Die e-Collaboration über die Cloud, mit sicherem, standortunabhängigem Echtzeit-Zugriff auf Daten und Anwendungen wird weiter voranschreiten. Cloud-Services sind ein Heilmittel gegen den Fachkräftemangel hierzulande. Arbeitszeiten und Leistungen werden durch sie hoch skalierbar und ultra-flexibel.

Die digitale Business-Transformation aktiv gestalten

Bei der Digitalisierung geht es zuallererst nicht um die Auswahl einer Software, sondern um Prozesse. Die Strategie, Struktur, Kultur und nahezu alle Prozesse im Unternehmen müssen im Zuge der digitalen Transformation angepasst werden. Das Unternehmen muss also mehr oder weniger neu erfunden werden. Um die digitale Business-Transformation aktiv zu gestalten, bedarf es einer neuen Form von Unternehmensplattform und der Automation 4.0. Es findet derzeit ein fundamentaler Wandel in der Unternehmenskultur statt, den Alain Veuve folgendermaßen charakterisiert:
„Der grundlegendste Paradigmenwechsel findet aber dadurch statt, dass man Unternehmen in Zukunft nicht mehr verwaltet und berechnet, sondern (wieder) gestaltet und entwickelt.“
Bei der Gestaltung und Entwicklung im Unternehmen wird es immer wichtiger, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Durch die Einbeziehung der Nutzer in die Entwicklung von Prozessen und Services kann eine andere Art von Digitalisierung erschaffen werden, in der der Mensch im Fokus steht.
„Die digitale Transformation soll Prozesse, Kommunikation und Services für den Menschen verbessern.“.
findet Juliane Waack. Für sie dient die Digitalisierung dazu, Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Damit das gelingt, arbeiten führende Software-Unternehmen derzeit an künstlich intelligenten Verfahren, die mithilfe von großen Mengen an Daten Muster und Entscheidungsstrategien liefern. Dazu werden Algorithmen verwendet, die in der Lage sind, mit logischer Unschärfe umzugehen, Muster in Datenmengen zu erkennen und ihren eigenen „Erfahrungsschatz“ regelbasiert auszubauen und zu verfeinern. Mithilfe dieser intelligenten Mechanismen können Probleme schnell und automatisch gelöst werden. Künstliche Intelligenz bietet durch die „Formalisierung von Vorgängen in lebendigen Organismen“ (Conny Dethloff) die Möglichkeit, mithilfe einer „erweiterten Logik“ der Komplexität menschlichen Handelns Rechnung zu tragen. Schmetterling Künstliche Intelligenz ist der Enabler für eine Automation 4.0, durch die das Arbeiten enorm erleichtert werden kann. Die Scopevisio AG arbeitet derzeit etwa an einem digitalen, sprachgesteuerten Assistenten – eine Art Alexa fürs Unternehmen. Dieser digitale Assistent soll „Scoper“ heißen und die integrierte Unternehmenssoftware Scopevisio ergänzen. Rund 1.000 betriebliche Fragen wird der Scoper beantworten können, darunter Fragen nach Forecast, Angeboten, Aufträgen, Umsatz, Ergebnisse oder Liquidität. Dadurch wird der Recherche- und Arbeitsaufwand immens verringert. Außerdem informiert er selbst über unterschiedliche Kanäle (z.B. Mail, Slack, MS Teams oder in Scopevisio selbst) über wichtige Ereignisse. Organisationsformen, die derzeit noch primär auf starren Hierarchien und anachronistisch anmutendem Konkurrenzdenken aufgebaut sind, entwickeln sich immer mehr weg von dieser klassisch-hierarchischen Form hin zur Organisation als organischem, lebendigem Gebilde, in dem Kooperation und Netzwerke den Unternehmensalltag bestimmen. Besonders spürbar ist dieser neue Trend in der Medienbranche, wo Netzwerke und Dialog den „Frontalunterricht“ abgelöst haben. Eine neue Form von Unternehmensplattform kann dabei helfen, diesen Wandel zu gestalten. Sabine Jung-Elsen von Scopevisio (PR) sprach auf dem 5. Cloud Unternehmertag mit dem Visionär und Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas über Künstliche Intelligenz, die Zukunft der Arbeit und eine neue Art von Unternehmensplattform.