Nahtloses ERP aus vielen Komponenten

Unternehmer Heinrich Schmidt ist verwundert. Er hat verstanden, dass nur Cloud-Anwendungen skalierbar, flexibel und aktuell genug sind, um die Digitalisierung im Unternehmen zu unterstützen. Also hat er seine Abteilungsleiter angewiesen, auf Cloud-Software umzusteigen. Schließlich sind diese die Experten in ihrem Funktionsbereich und können am besten entscheiden, welche Lösung zu ihnen passt.

Die Abteilungsleiter gingen ans Werk. Marketing und Vertrieb suchten sich ein Cloud CRM aus. Einkauf und Disposition einigten sich auf ein Warenwirtschaftssystem. Ein hervorragendes Projektmanagementsystem wurde ausgesucht und eine Finanzbuchhaltungssoftware, auch diese aus der Cloud.

Doch nachdem die Systeme eingeführt waren, kam das böse Erwachen: Die Einzellösungen der unterschiedlichen Hersteller kommunizierten nicht miteinander.

„Ich dachte, wenn ich in die Cloud gehe, habe ich ein nahtloses ERP und die digitale Transformation meines Unternehmens wird ein Selbstläufer,“ wundert sich Schmidt. „Aber die Abteilungsgrenzen sind immer noch da!“

Nahtloses ERP und Cloud sind zwei verschiedene Dinge

Es ist richtig, dass Cloud-Anwendungen viele Aspekte der Digitalisierung von Unternehmen unterstützen: Sie sind standortunabhängig, skalierbar, flexibel, immer up-to-date, ausfallsicher und werden professionell administriert. Sie ersparen IT-Investitionen und das Vorhalten von eigenen Ressourcen.

Aber sie sind nicht zwangsläufig vernetzt. Herr Schmidt machte den Fehler, zu denken, dass er nur „in die Cloud“ gehen muss, um eine vernetzte IT zu haben. Doch allein die Tatsache, dass Cloud-Anwendungen im Internet laufen, bedeutet noch längst nicht, dass sie sich auch integrieren können.

Interoperabilität fördert digitale Transformation

Die digitale Transformation kann indessen nur gelingen, wenn die Abteilungsgrenzen und Informations-Silos im Unternehmen fallen. Denn Prozesse kümmern sich nicht um Abteilungsgrenzen. Sie laufen durch das gesamte Unternehmen.

Um ein nahtloses ERP mit einer einheitlichen Datenbasis zu etablieren, das Prozesse übergreifend abbilden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Entweder Sie finden eine integrierte Business-Software in der Cloud, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Scopevisio bietet eine solche integrierte Lösung aus einer Hand.
  • Oder Sie finden verschiedene Systeme von verschiedenen Anbietern, die jedoch – anders als im obigen Beispiel – perfekt zusammenarbeiten. Diese Fähigkeit der Zusammenarbeit nennt man Interoperabilität.

Damit die Interoperabilität gewährleistet ist, sollten die einzelnen Software-Komponenten ein gemeinsames Ökosystem bilden. Sie sollten nicht nur über Schnittstellen mehr schlecht als recht Daten austauschen, sondern so miteinander verknüpft sein, als handele es sich um ein einziges, durchgängiges System.

Drei Stufen zum perfekt integrierten, nahtlosen ERP-System

Das perfekt integrierte System können Sie sich als dreistufige Pyramide vorstellen:

Unten liegt die Basis, das Fundament, die Must-haves. Dazu gehören Finanzbuchhaltung, Abrechnung, ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur hochgeladene Dokumente, sondern auch systemgenerierte Belege am richtigen Ort archiviert und mit den richtigen Vorgängen verknüpft. Man nennt dies ein Enterprise Content Management System (ECM).

In diesem Fundament Ihres vernetzten Unternehmens laufen alle Informationen strukturiert und vernetzt zusammen. Aus dieser reichen Quelle können Sie schöpfen, wenn Sie unternehmensweite Analysen, Reports und Auswertungen benötigen, um Ihre Strategie zukunftsfähig zu machen.

Die zweite Stufe umfasst die „Should-haves“ Ihres Business-Ökosystems. Dazu gehört beispielsweise die Integration von Office-Anwendungen. Microsoft Office und Outlook sind in 99 Prozent aller Büros fest etabliert. Die Fähigkeit, Inhalte aus Office und Outlook in Ihr ERP-System hinein- und herauszubekommen, macht vieles im Büroalltag leichter – und Ihre Datenbasis reicher. Allerdings können auf dieser zweiten Stufe auch andere Anwendungen angebunden werden, wie zum Beispiel Warenwirtschaft oder Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

Auf der dritten Stufe Ihrer ERP-Pyramide sind die „Nice-to-haves“ angesiedelt: Branchenlösungen zum Beispiel, oder spezialisierte Anwendungen, die Sie mit Ihrem ERP verknüpfen.

Einheitliches Ökosystem bietet Transparenz und Sicherheit

Was ist der Vorteil eines Ökosystems wie dem von Scopevisio gegenüber einer selbst zusammengestellten Lösung?

Erstens ist ein Ökosystem eine Umgebung, die Interoperabilität gewährleistet. Scopevisio hat sich beispielsweise Partner gesucht, deren Systeme exzellent mit dem Enterprise Business System harmonieren. Dazu gehören unter anderem, aber nicht ausschließlich, eine Warenwirtschaftslösung von Weclapp, Lohn- und Gehaltssoftware von eurodata, selbstverständlich Microsoft Office 365, aber auch Microsoft Teams für die Projektkommunikation, und Power BI für die Datenvisualisierung. Zur Verfügung stehen außerdem das Chat-Tool Slack und Legalvisio als Branchenlösung für Rechtsanwaltskanzleien. CleverReach für Kampagnen kann ebenso angebunden werden wie DATEV für die Buchhaltung.

Ein nahtloses ERP wird über eine einheitliche Schnittstelle (API) integriert. Diese Schnittstelle, die sich bei Scopevisio OpenScope nennt, garantiert eine strukturierte Datenübernahme aus den anderen Software-Lösungen. Zum Beispiel müssen Berechtigungen, die im Weclapp-Warenwirtschaftssystem angelegt wurden, in Scopevisio nicht erneut eingerichtet werden.

Außerdem ist die OpenScope-API maximal gegen Hacker-Angriffe gesichert und wird streng überwacht. Da jede Schnittstelle ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt, ist es besser, eine einzige, sichere API zu haben als ein Dutzend unsichere.

A Propos Sicherheit: Bei den ausgewählten Partnern ist nicht nur die Interoperabilität gewährleistet, sondern auch die Sicherheit. Natürlich werden die Fremdsysteme zuallererst auf Compliance und Datenschutz-Aspekte hin durchleuchtet. Nur wer dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht (DSGVO) genügt, wird akzeptiert.

Vorteile für Unternehmen

Unternehmen, die sich für eine solche Digitalisierungslösung entscheiden, haben eine Reihe von Vorteilen.

Da die IT meistens über Jahre hinweg gewachsen ist, ziehen viele es vor, die Systeme nach und nach zu aktualisieren. Mit der modularen Lösung, wie sie oben skizziert wird, kann der Change schrittweise und behutsam stattfinden, auf eine Weise, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht überfordert.

Ein Unternehmen wie Scopevisio – es gibt noch einige wenige andere, wie SAP oder Oracle, die ähnlich vorgehen – ist ein kompetenter Partner. Die Digitalisierungsberatung ist ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Ein Software-Hersteller kann Ihnen und Ihrem Unternehmen die Arbeit abnehmen, geeignete Software-Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen auszuwählen. Gemeinsam mit den Experten können Sie aus einem Pool von Lösungen diejenigen auswählen, die Ihre Prozesse am besten unterstützen.

Das Ergebnis ist eine unternehmensweite, durchgängige, prozessorientierte ERP-Lösung, deren Komponenten nahtlos ineinandergreifen wie Zahräder in einem gut geölten Getriebe. Der Geschäftsführer kann morgens auf seinem Smartphone seine KPIs checken. Er kann nachsehen, wie viele Angebote draußen sind, welchen Umsatz er nächsten Monat machen wird und welche Zahlungen anstehen. Diese und viele andere Informationen quer durch das Unternehmen stehen ihm jetzt transparent und in Echtzeit zur Verfügung.

 

 

 

Scopevisio-Vorteile – vollintegrierte Prozesse für den Mittelstand

Scopevisio ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die alle wichtigen Geschäftsprozesse im Mittelstand unterstützt. Von der ersten Kundenansprache bis zur letzten Mahnung. Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind: Transparenz, Konsistenz und Effizienz. Transparenz der betrieblichen Vorgänge, Konsistenz der Daten und Abläufe, Effizienz der – vielfach automatisierten – Verarbeitung.

Alles aus einer Hand

Die Scopevisio Suite deckt in sich schon alle Abläufe im Dienstleistungssektor ab. Dazu gehören:

  • Kontakte 
  • Marketing 
  • Vertrieb 
  • Angebote und Aufträge 
  • Projekte 
  • Abrechnung 
  • Finanzbuchhaltung 
  • Dokumentenmanagement 
  • Controlling 
  • Berichtswesen
  • Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn das noch nicht genügt, können Sie über eine offene Schnittstelle (APIs) zusätzliche Software-Komponenten anbinden. So integrieren Sie z. B. Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr PPS einfach und sicher in Scopevisio. Diese Strategie eignet sich übrigens auch für Hybrid-Lösungen. Das bedeutet: Bewährte, eigene Komponenten werden allmählich durch Scopevisio ergänzt und/oder ersetzt.

So genießen Sie die Scopevisio-Vorteile, erschließen neue digitale Geschäftsmodelle, skalieren Ihre IT und verschlanken Ihre Prozesse, ohne den enormen Aufwand einer Komplettumstellung im Hauruck-Verfahren zu riskieren.

Finanzbuchhaltung inklusive

Viele gängige ERP-Systeme haben keine eigene Finanzbuchhaltung. Bei Scopevisio ist die Finanzbuchhaltung sogar Kernkompetenz. Scopevisio Finanzen ist GoBD-konform und voll mittelstandstauglich.

Die Integration der Buchführung ins ERP bietet viele Vorteile. Viele Controlling-Auswertungen basieren auf Daten aus der Finanzbuchhaltung. Offene Posten und Mahnungen interessieren auch den Kundenbetreuer. Zu einem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gehört zwingend auch die Finanzbuchhaltung.

360-Grad-Überblick 

Ein befreundeter Unternehmer erzählte: „Bevor wir zum Kunden fahren, lassen wir eine Studentische Hilfskraft ein Dossier über diesen erstellen. Darin sind bisherige Kontakte und Korrespondenzen, Absprachen, Broschüren, E-Mails, Auszüge aus der Website des Kunden, eventuelle Projekte, Wettbewerber  über den Kunden, natürlich unser Angebot, zuständige Projektmanagerin und so weiter abgeheftet. Eben alle Informationen, die wir brauchen. Die Hilfskraft benötigt im Schnitt ein bis zwei Tage, um alles zusammenzutragen.“

Na prima. Mit Scopevisio hätte sich der Chef die Zeit, die Kosten und den Aufwand sparen können – ganz zu schweigen von möglichen Fehlerquellen.

Zu den Scopevisio-Vorteilen gehört es, alle Informationen unternehmensweit zu vernetzen und in übersichtlicher Form anzuzeigen. Je nachdem, ob Sie eine Vertriebs-, Kunden- oder Projekt-Perspektive einnehmen: In Scopevisio stehen alle Informationen abteilungs- und geschäftsprozessübergreifend zur Verfügung. Aus jedem Bildschirm sind über Hyperlinks wieder weitere Informationen erreichbar. Kontakte, Projekte, Notizen, Rechnungen, Deckungsbeiträge,  und ganze Prozessketten sind immer nur einen Mausklick entfernt. So ist jederzeit ein 360-Grad-Blick über das gesamte Unternehmen gesichert. 

Transparente, optimierte Prozesse

Ob im Vertrieb, im Projektmanagement oder in der Buchhaltung: Alle Mitarbeiter werden durch automatisierte Workflows und clevere Assistenzsysteme unterstützt. Dadurch steigt nicht nur die Produktivität. Auch die Zusammenarbeit funktioniert einfacher und besser.

Die Pure-Cloud-Philosophie von Scopevisio ist dabei ein Pluspunkt. An jedem Standort haben die Mitarbeiter in Echtzeit aktuelle Informationen. Ohne große Absprachen weiß jeder, was er zu tun hat, weil Verantwortlichkeiten klar geregelt und Prozesse strukturiert aufgesetzt sind.

Dadurch eignet sich Scopevisio wie kaum eine andere Software für das Neue Arbeiten in flexiblen, autonomen Teams. Das Arbeitsmodell des Digital Workplace ist in Scopevisio umgesetzt.

Scopevisio-Vorteile
Arbeiten, wo und wann Sie wollen

BWL-Wissen, Compliance und Best Practices

Einerseits ist Scopevisio flexibel genug, um individuelle Prozesse zu unterstützen. Andererseits enthält Scopevisio geballtes betriebswirtschaftliches und steuerrechtliches Know-how, das Ihre Abläufe besser macht.

So unterstützt das Scopevisio-CRM eine Vertriebsorganisation entlang der Sales Pipeline. Im Marketing ist eine Vorqualifizierung von Leads nach dem BANT-Verfahren integriert. In der Eingangsrechnungsbearbeitung ist die Funktionstrennung nach IKS angelegt. Die gesamte Scopevisio-Suite funktioniert GoBD-konform, schreibt im Hintergrund eine Verfahrensdokumentation und archiviert Belege rechtssicher.

Einheitliche Datenhaltung

Da Ihre gesamten Geschäftsprozesse integriert abgebildet werden, haben Sie mit Scopevisio eine einheitliche Datenbasis für die Unternehmenssteuerung. Das bedeutet zum Einen: Weniger Aufwand beim Erfassen und Abrufen von Daten. Nichts wird doppelt eingegeben oder in mehreren verschiedenen Versionen gespeichert.

Zum anderen entfällt durch die hochgradige Vernetzung der Daten und ein zugrunde liegendes, leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (Teamwork-DMS) fast der gesamte Such- und Erfassungsaufwand. Die Volltexterkennung, nicht nur von Dokumenten sondern auch von Fotos und PDF-Dateien, sorgt für blitzschnellen Zugriff.

Das große Problem der inkonsistenten Daten gehört der Vergangenheit an.

In Echtzeit rundum informiert

Mit Scopevisio haben Sie Ihr komplettes Büro immer dabei, denn Sie können jederzeit und überall auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen. Schutzwürdige Unternehmensdaten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert – im Einklang mit strengsten Datenschutzanforderungen.

Darüber hinaus verfügt Scopevisio über eine professionelle Rechteverwaltung. So können Sie gewährleisten, dass jeder interne oder externe Mitarbeiter nur auf die Dinge Zugriff hat, die er auch wirklich benötigt.

Fazit – Scopevisio-Vorteile im Überblick

Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen, die Transparenz und Konsistenz der Datenhaltung und das geballte BWL-Wissen, das in die Entwicklung eingeflossen ist.

Die Scopevisio Suite deckt den gesamten Hauptprozess im Unternehmen ab.

Die digitale Business-Transformation aktiv gestalten

Bei der Digitalisierung geht es zuallererst nicht um die Auswahl einer Software, sondern um Prozesse. Die Strategie, Struktur, Kultur und nahezu alle Prozesse im Unternehmen müssen im Zuge der digitalen Transformation angepasst werden. Das Unternehmen muss also mehr oder weniger neu erfunden werden. Um die digitale Business-Transformation aktiv zu gestalten, bedarf es einer neuen Form von Unternehmensplattform und der Automation 4.0. Es findet derzeit ein fundamentaler Wandel in der Unternehmenskultur statt, den Alain Veuve folgendermaßen charakterisiert:
„Der grundlegendste Paradigmenwechsel findet aber dadurch statt, dass man Unternehmen in Zukunft nicht mehr verwaltet und berechnet, sondern (wieder) gestaltet und entwickelt.“
Bei der Gestaltung und Entwicklung im Unternehmen wird es immer wichtiger, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Durch die Einbeziehung der Nutzer in die Entwicklung von Prozessen und Services kann eine andere Art von Digitalisierung erschaffen werden, in der der Mensch im Fokus steht.
„Die digitale Transformation soll Prozesse, Kommunikation und Services für den Menschen verbessern.“.
findet Juliane Waack. Für sie dient die Digitalisierung dazu, Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Damit das gelingt, arbeiten führende Software-Unternehmen derzeit an künstlich intelligenten Verfahren, die mithilfe von großen Mengen an Daten Muster und Entscheidungsstrategien liefern. Dazu werden Algorithmen verwendet, die in der Lage sind, mit logischer Unschärfe umzugehen, Muster in Datenmengen zu erkennen und ihren eigenen „Erfahrungsschatz“ regelbasiert auszubauen und zu verfeinern. Mithilfe dieser intelligenten Mechanismen können Probleme schnell und automatisch gelöst werden. Künstliche Intelligenz bietet durch die „Formalisierung von Vorgängen in lebendigen Organismen“ (Conny Dethloff) die Möglichkeit, mithilfe einer „erweiterten Logik“ der Komplexität menschlichen Handelns Rechnung zu tragen. Schmetterling Künstliche Intelligenz ist der Enabler für eine Automation 4.0, durch die das Arbeiten enorm erleichtert werden kann. Die Scopevisio AG arbeitet derzeit etwa an einem digitalen, sprachgesteuerten Assistenten – eine Art Alexa fürs Unternehmen. Dieser digitale Assistent soll „Scoper“ heißen und die integrierte Unternehmenssoftware Scopevisio ergänzen. Rund 1.000 betriebliche Fragen wird der Scoper beantworten können, darunter Fragen nach Forecast, Angeboten, Aufträgen, Umsatz, Ergebnisse oder Liquidität. Dadurch wird der Recherche- und Arbeitsaufwand immens verringert. Außerdem informiert er selbst über unterschiedliche Kanäle (z.B. Mail, Slack, MS Teams oder in Scopevisio selbst) über wichtige Ereignisse. Organisationsformen, die derzeit noch primär auf starren Hierarchien und anachronistisch anmutendem Konkurrenzdenken aufgebaut sind, entwickeln sich immer mehr weg von dieser klassisch-hierarchischen Form hin zur Organisation als organischem, lebendigem Gebilde, in dem Kooperation und Netzwerke den Unternehmensalltag bestimmen. Besonders spürbar ist dieser neue Trend in der Medienbranche, wo Netzwerke und Dialog den „Frontalunterricht“ abgelöst haben. Eine neue Form von Unternehmensplattform kann dabei helfen, diesen Wandel zu gestalten. Sabine Jung-Elsen von Scopevisio (PR) sprach auf dem 5. Cloud Unternehmertag mit dem Visionär und Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas über Künstliche Intelligenz, die Zukunft der Arbeit und eine neue Art von Unternehmensplattform.