Scopevisio-Vorteile – vollintegrierte Prozesse für den Mittelstand

Scopevisio ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die alle wichtigen Geschäftsprozesse im Mittelstand unterstützt. Von der ersten Kundenansprache bis zur letzten Mahnung. Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind: Transparenz, Konsistenz und Effizienz. Transparenz der betrieblichen Vorgänge, Konsistenz der Daten und Abläufe, Effizienz der – vielfach automatisierten – Verarbeitung.

Alles aus einer Hand

Die Scopevisio Suite deckt in sich schon alle Abläufe im Dienstleistungssektor ab. Dazu gehören:

  • Kontakte 
  • Marketing 
  • Vertrieb 
  • Angebote und Aufträge 
  • Projekte 
  • Abrechnung 
  • Finanzbuchhaltung 
  • Dokumentenmanagement 
  • Controlling 
  • Berichtswesen
  • Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn das noch nicht genügt, können Sie über eine offene Schnittstelle (APIs) zusätzliche Software-Komponenten anbinden. So integrieren Sie z. B. Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr PPS einfach und sicher in Scopevisio. Diese Strategie eignet sich übrigens auch für Hybrid-Lösungen. Das bedeutet: Bewährte, eigene Komponenten werden allmählich durch Scopevisio ergänzt und/oder ersetzt.

So genießen Sie die Scopevisio-Vorteile, erschließen neue digitale Geschäftsmodelle, skalieren Ihre IT und verschlanken Ihre Prozesse, ohne den enormen Aufwand einer Komplettumstellung im Hauruck-Verfahren zu riskieren.

Finanzbuchhaltung inklusive

Viele gängige ERP-Systeme haben keine eigene Finanzbuchhaltung. Bei Scopevisio ist die Finanzbuchhaltung sogar Kernkompetenz. Scopevisio Finanzen ist GoBD-konform und voll mittelstandstauglich.

Die Integration der Buchführung ins ERP bietet viele Vorteile. Viele Controlling-Auswertungen basieren auf Daten aus der Finanzbuchhaltung. Offene Posten und Mahnungen interessieren auch den Kundenbetreuer. Zu einem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gehört zwingend auch die Finanzbuchhaltung.

360-Grad-Überblick 

Ein befreundeter Unternehmer erzählte: „Bevor wir zum Kunden fahren, lassen wir eine Studentische Hilfskraft ein Dossier über diesen erstellen. Darin sind bisherige Kontakte und Korrespondenzen, Absprachen, Broschüren, E-Mails, Auszüge aus der Website des Kunden, eventuelle Projekte, Wettbewerber  über den Kunden, natürlich unser Angebot, zuständige Projektmanagerin und so weiter abgeheftet. Eben alle Informationen, die wir brauchen. Die Hilfskraft benötigt im Schnitt ein bis zwei Tage, um alles zusammenzutragen.“

Na prima. Mit Scopevisio hätte sich der Chef die Zeit, die Kosten und den Aufwand sparen können – ganz zu schweigen von möglichen Fehlerquellen.

Zu den Scopevisio-Vorteilen gehört es, alle Informationen unternehmensweit zu vernetzen und in übersichtlicher Form anzuzeigen. Je nachdem, ob Sie eine Vertriebs-, Kunden- oder Projekt-Perspektive einnehmen: In Scopevisio stehen alle Informationen abteilungs- und geschäftsprozessübergreifend zur Verfügung. Aus jedem Bildschirm sind über Hyperlinks wieder weitere Informationen erreichbar. Kontakte, Projekte, Notizen, Rechnungen, Deckungsbeiträge,  und ganze Prozessketten sind immer nur einen Mausklick entfernt. So ist jederzeit ein 360-Grad-Blick über das gesamte Unternehmen gesichert. 

Transparente, optimierte Prozesse

Ob im Vertrieb, im Projektmanagement oder in der Buchhaltung: Alle Mitarbeiter werden durch automatisierte Workflows und clevere Assistenzsysteme unterstützt. Dadurch steigt nicht nur die Produktivität. Auch die Zusammenarbeit funktioniert einfacher und besser.

Die Pure-Cloud-Philosophie von Scopevisio ist dabei ein Pluspunkt. An jedem Standort haben die Mitarbeiter in Echtzeit aktuelle Informationen. Ohne große Absprachen weiß jeder, was er zu tun hat, weil Verantwortlichkeiten klar geregelt und Prozesse strukturiert aufgesetzt sind.

Dadurch eignet sich Scopevisio wie kaum eine andere Software für das Neue Arbeiten in flexiblen, autonomen Teams. Das Arbeitsmodell des Digital Workplace ist in Scopevisio umgesetzt.

Scopevisio-Vorteile
Arbeiten, wo und wann Sie wollen

BWL-Wissen, Compliance und Best Practices

Einerseits ist Scopevisio flexibel genug, um individuelle Prozesse zu unterstützen. Andererseits enthält Scopevisio geballtes betriebswirtschaftliches und steuerrechtliches Know-how, das Ihre Abläufe besser macht.

So unterstützt das Scopevisio-CRM eine Vertriebsorganisation entlang der Sales Pipeline. Im Marketing ist eine Vorqualifizierung von Leads nach dem BANT-Verfahren integriert. In der Eingangsrechnungsbearbeitung ist die Funktionstrennung nach IKS angelegt. Die gesamte Scopevisio-Suite funktioniert GoBD-konform, schreibt im Hintergrund eine Verfahrensdokumentation und archiviert Belege rechtssicher.

Einheitliche Datenhaltung

Da Ihre gesamten Geschäftsprozesse integriert abgebildet werden, haben Sie mit Scopevisio eine einheitliche Datenbasis für die Unternehmenssteuerung. Das bedeutet zum Einen: Weniger Aufwand beim Erfassen und Abrufen von Daten. Nichts wird doppelt eingegeben oder in mehreren verschiedenen Versionen gespeichert.

Zum anderen entfällt durch die hochgradige Vernetzung der Daten und ein zugrunde liegendes, leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (Teamwork-DMS) fast der gesamte Such- und Erfassungsaufwand. Die Volltexterkennung, nicht nur von Dokumenten sondern auch von Fotos und PDF-Dateien, sorgt für blitzschnellen Zugriff.

Das große Problem der inkonsistenten Daten gehört der Vergangenheit an.

In Echtzeit rundum informiert

Mit Scopevisio haben Sie Ihr komplettes Büro immer dabei, denn Sie können jederzeit und überall auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen. Schutzwürdige Unternehmensdaten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert – im Einklang mit strengsten Datenschutzanforderungen.

Darüber hinaus verfügt Scopevisio über eine professionelle Rechteverwaltung. So können Sie gewährleisten, dass jeder interne oder externe Mitarbeiter nur auf die Dinge Zugriff hat, die er auch wirklich benötigt.

Fazit – Scopevisio-Vorteile im Überblick

Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen, die Transparenz und Konsistenz der Datenhaltung und das geballte BWL-Wissen, das in die Entwicklung eingeflossen ist.

Die Scopevisio Suite deckt den gesamten Hauptprozess im Unternehmen ab.

20 Praxistipps für Teamwork-DMS

Vieles wurde an dieser Stelle bereits über die Vorteile eines DMS wie z. B. Scopevisio Teamwork geschrieben. Dass man darin Informationen speichern und schnell wiederfinden kann, ist klar. Die Sicherheit, Handlichkeit, Standortunabhängigkeit sind bekannt. Ebenso die Versionierung und rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Oder die Unterstützung von Workflows und e-Collaboration. Oder die Erfüllung aller Datenschutzkriterien.

Doch manches davon ist ein wenig abstrakt. Die folgenden Praxistipps mögen veranschaulichen, wie viel Zeit und Aufwand Sie tatsächlich mit Teamwork-DMS sparen können.

20 Aufgaben schnell erledigt

Die meisten dieser „Hacks“ funktionieren mit Teamwork-DMS allein. Einige, wie z. B. die Belegverarbeitung, setzen weitere Anwendungen von Scopevisio voraus, z. B. Scopevisio Abrechnung.

  1. Aufgaben erstellen

Sie können direkt aus einem Teamwork-Dokument eine Aufgabe anlegen. Beispielsweise können Sie Frau Müller die Aufgabe „Bitte erledigen“ eintragen. Dazu geben sie ihr den Termin und alles Weitere an, das sie wissen sollte. Das Dokument wird an die Aufgabe angeheftet.

  1. Bezüge herstellen

Ein Vertrag gehört zu einem bestimmten Projekt? Stellen Sie einfach einen Bezug her. Oder verbinden Sie ein Gesprächsprotokoll mit einem Kontakt. Übrigens: In Scopevisio erstellte Belege oder Notizen sind schon von Haus aus mit dem zugehörigen Vorgang verknüpft.

  1. Versionen verwalten

Ein Dokument wurde „verschlimmbessert“? Kein Problem, die Vorversion lässt sich mit zwei Klicks wiederherstellen.

  1. Aktivitäten dokumentieren

Im Versionsverlauf ist erkennbar, wer ein Dokument wann zuletzt bearbeitet hat. Ihre Mitarbeiter können auch am (und nicht nur im) Dokument Kommentare hinterlassen…

  1. Kommentare hinterlassen

Manche Lektüre ist obligatorisch. Das bedeutet, der Empfänger muss den Nachweis erbringen, dass er das Dokument gelesen hat. Dies kann er in Teamwork-DMS mit der Kommentarfunktion tun. Sogar Workflows können Sie mit Kommentaren abbilden.

  1. Abrechnungsbelege generieren

Alle mit Scopevisio erstellten Abrechnungsbelege werden in Teamwork gespeichert – mit Bezug zum jeweiligen Vorgang und in einem eigens dafür vorbereiteten Ordner.

Teamwork DMS Vorteile
Mit Teamwork-DMS arbeiten Sie papierlos
  1. Belege verarbeiten

Eingangsrechnungen werden automatisch in Scopevisio importiert und durchlaufen dort die Stationen von Prüfung, Freigabe und Buchung. Die zuständigen Kollegen finden die Rechnungen in ihrem elektronischen Eingangskorb. Jeder Verarbeitungsschritt wird mit einem automatischen Stempel und in einem Protokoll dokumentiert.

  1. Zuständigkeiten hinterlegen

Betrifft ein Dokument den Kollegen aus der Vertragsabteilung? Oder ist Frau Heinze zuständig? Jedes Dokument können Sie mit einer Verantwortlichkeit verknüpfen.

  1. Akten führen

Dokumente sind in Scopevisio mit den zugehörigen Projekten, Personen, Vorgängen etc. vernetzt. Öffnen Sie eine Projektakte, finden Sie auch das Dokument darin wieder.

Doch auch wenn Sie „nur“ mit Teamwork-DMS arbeiten, können Sie Akten über alles führen, was Ihnen einfällt. Kunden, Mitarbeiter, Anlageobjekte, Dienstwagen, Projekte und vieles mehr. Anders als im offenen Büroschrank oder Eingangskorb sind die Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt.

  1. E-Mails speichern

Geschäftliche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht, wie die früher üblichen Geschäftsbriefe. Mit wenigen Handgriffen archivieren Sie E-Mails in Teamwork-DMS – und am Kontakt oder Vorgang.  

  1. Mit Externen arbeiten

Sie möchten Dokumente mit Externen teilen, die keine Benutzerlizenz für Teamwork-DMS haben? Zum Beispiel mit einem externen Call Center oder Partner? Dann versenden Sie Dokumente oder Sammlungen einfach als externen Link. Sie können bestimmen, ob der Empfänger die Dokumente nur sehen oder auch bearbeiten darf. Oder ob er sie herunterladen darf. Oder ob der Link ein Verfallsdatum haben soll.

  1. Virtuell zusammenarbeiten

Teams müssen heute nicht mehr in einem Raum oder Gebäude zusammenkommen. Mit Teamwork-DMS kann Ihr Projektleiter in Hamburg, Ihr Kunde in München und Ihr Team irgendwo auf der Welt verstreut sitzen. Auf Teamwork-DMS finden alle zusammen und teilen Informationen in Echtzeit.

  1. Dokumente schützen / sperren

Durch Berechtigungen schützen Sie Dokumente vor neugierigen Blicken. Oder Sie sperren ein Dokument, das andere zwar sehen, aber nicht verwenden dürfen.

  1. PDFs zusammenführen

Manche Scanner können keine mehrseitigen PDFs erstellen. Ein fünfseitiger Vertrag landet in fünf „Portionen“ im DMS. Gut, dass man diese in Teamwork-DMS zu einem einzigen PDF zusammenfügen kann. Umgekehrt ist es ebenso möglich, einzelne Seiten aus einem großen PDF herauszulösen.

  1. Revisionssicher archivieren

Teamwork-DMS erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere Belegarchivierung. Jegliche Aktion wird protokolliert. Und Dokumente können nur von der Person gelöscht werden, die sie hochgeladen hat. Wenn dies Herr Maurer ist und Herr Maurer ansonsten keinen Zugriff hat, ist ein versehentliches Löschen ausgeschlossen.

Durch die Speicherung auf deutschen Hochsicherheits-Servern sind Ihre Dokumente in guten Händen. Wir öffnen keine Hintertüren für den amerikanischen Heimatschutz. Versprochen.

  1. Individuell filtern

Sie möchten alle Dokumente sehen, die mit dem Kunden Heinerle AG zu tun haben? Oder alle Dokumente mit dem Belegstatus „Rechnung nicht bezahlt“? Oder alle Textdokumente der letzten zwei Wochen mit dem Schlagwort „Blog“? Mit Teamwork-DMS ein Kinderspiel.  

  1. Schlagwörter vergeben

Durch Schlagwörter schaffen Sie ein eigenes Ordnungskriterium. Auch wenn Sie nicht mit den weiteren Scopevisio-Anwendungen arbeiten, können Sie zum Beispiel Projektdokumente zusammenfassen, indem Sie den Projektnamen als Schlagwort vergeben.

  1. Nutzergruppen einrichten

Steuern Sie den Zugang zu Dokumenten einfach über Nutzergruppen. Jede Gruppe bekommt den Zugriff, den sie braucht. Die Buchhaltung auf Belege, das Projektteam auf Projektdokumente, die Marketing-Abteilung auf Content und Broschüren usw.

  1. Office und Outlook integrieren

Office und Teamwork vertragen sich gut. Sie können zum Beispiel Ihre Dateien einfach mit der Maus in Teamwork ziehen und von da aus nahtlos mit Word oder Excel weiterbearbeiten. E-Mails, Mail-Anhänge und Kalender aus Outlook können Sie ebenfalls mit Scopevisio synchronisieren. Ein kleines Plugin namens Office-Connector macht das sogar noch einfacher.

  1. Mobil zugreifen

Was wäre ein Cloud-DMS ohne mobile App? Natürlich können Sie auch auf Teamwork-DMS über eine sichere, intuitive App zugreifen. Wo Sie wollen, wann Sie wollen, mit Smartphone, Tablet oder Notebook.

Mehr erfahren über Teamwork-DMS

Haben wir Sie auf den Geschmack gebracht? Oder sind Sie als erfahrener Anwender auf neue Einsatzmöglichkeiten aufmerksam geworden? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Für Ihre Fragen stehen wir zur Verfügung.