Ruhig Blut bei der Kassennachschau 2018

Seit 2018 hat die Finanzbehörde die Möglichkeit einer Kassennachschau. Das bedeutet, dass ein Prüfer vom Finanzamt plötzlich unangekündigt vor Ihrer Tür stehen kann, um nachzuschauen, ob Sie Ihre Kasse richtig führen.

Im Jahr 2016 erklärten wir das neue Gesetz gegen Kassenmanipulationen bereits in unserem Artikel Kassen sollen sicher werden.

Manipulationssichere Kassen

Grundlage der Kassennachschau ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152), das im § 147 Abgabenordnung (AO) verewigt ist. Die Abgabenordnung verlangt, dass Unterlagen „Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“.

Die Kassennachschau gehört zu einer Reihe von Maßnahmen und neuen Regelungen, mit denen Manipulationen und Betrug bei Kassen im digitalen Zeitalter unmöglich gemacht werden soll.

Weitere Anforderungen betreffen die Erfassung und Archivierung von Belegen und die Kassenführung. Auf diese haben wir auch bereits im Artikel Schärfere Anforderungen an Kassen ab 2017 hingewiesen.

Was wird bei der Kassennachschau geprüft?

Die Kassennachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kassenbewegungen. Außerdem wird geprüft, ob die Kassen im Geschäftsbetrieb ordnungsgemäß eingesetzt werden.  

Über die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an Kassen haben wir bereits im Beitrag GoBD und Kassen berichtet.

Zur Erinnerung: Die wichtigsten Kriterien sind…

  • Taggenaue Erfassung von Bargeschäften
  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung
  • Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Revisionssichere Archivierung
  • Datenschutz durch zertifizierte Sicherheitseinrichtung
  • Datenzugriff der Finanzbehörde im Rahmen von Prüfungen

Wichtig: Moderne Kassensoftware wie die von Scopevisio hilft ihren Benutzern, alle diese Anforderungen einzuhalten.

Wer führt die Kassennachschau durch?

Die Kassennachschau wird von einem Amtsträger des Finanzamts vorgenommen, der zur Nachschau berechtigt ist. Im Zweifelsfall sollten Sie sich also nicht nur einen Dienstausweis, sondern auch eine Autorisierung zur Nachschau zeigen lassen.

Wann und wo findet die Kassennachschau statt?

Das Finanzamt kann jederzeit, ohne vorherige Ankündigung, eine Kassennachschau durchführen. Diese darf auch außerhalb der einer Außenprüfung stattfinden, allerdings nur in Ihren Geschäftsräumen und nur während der branchenüblichen Geschäftszeiten.

Nachschau bei laufendem Geschäftsbetrieb

Was darf der Prüfer einsehen?

Die Nachschau beschränkt sich auf den Bereich der Kassen. Die Durchsuchung weiterer Schränke und Schubladen oder gar der gesamten Geschäftsräume ist nicht rechtmäßig. Auch Ihre Privatwohnung bleibt von der Prüfung verschont, es sei denn, es finden sich Anhaltspunkte für ein schweres Vergehen und die Finanzbehörde befürchtet Flucht- oder Verdunkelungsgefahr.

Welche Pflichten haben Sie als Steuerpflichtiger?

  • Sie müssen den Prüfer hereinlassen.
  • Sie müssen ihm seine Arbeit ermöglichen. Das bedeutet, dass Sie ihm Zugang zum Kassensystem geben und die Auswertung der Daten zulassen.
  • Wenn Sie Ihre Kasse digital führen dann kann darf der Prüfer Einblick nehmen. Er kann verlangen, dass Sie ihm die Kassendaten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen. Scopevisio hat dafür eigens ein Profil für Betriebsprüfer eingerichtet und stellt Exportmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Sie müssen unter Umständen auch Benutzerhandbücher oder Anleitungen zur verwendeten Software zur Verfügung stellen.
  • Eventuell sollten Sie eine Verfahrensdokumentation zur Hand haben.
  • Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen. Außerdem kann er sich die Aufzeichnungen der vorangegangenen Tage zeigen lassen.

Und wenn die Unterlagen nicht in meinem Geschäft lagern?

Wenn die Unterlagen in einem Buchführungsbüro liegen, kann der Prüfer auch dort unangekündigt erscheinen und Einsicht in die Unterlagen verlangen. Der Dienstleister muss dem Prüfer auf Verlangen auch die Daten übermitteln.

Liegen die Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, sieht es etwas anders aus. Diesen darf der Prüfer nicht unangekündigt „überfallen“, sondern er muss seinen Besuch ein bis zwei Wochen vorher ankündigen.

Welche Risiken bestehen für Sie?

Wenn Sie dem Prüfer den Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen verweigern, riskieren Sie, dass er direkt zu einer Außenprüfung übergeht. Diese wird aufgrund Ihrer Weigerung kein angenehmes Erlebnis werden.

Wenn die verwendeten Kassen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, kann ein Bußgeld erhoben werden. Ab 2020 werden dafür neue Bußgeldtatbestände in § 379 AO aufgenommen. Die maximale Höhe der Geldbuße liegt bei 25.000 Euro.

Fazit zur Kassennachschau

Wer seine Kassen ordentlich führt, hat bei einer Kassennachschau nichts zu befürchten. Daher ist es anzuraten, den Prüfer zu unterstützen und die verlangten Unterlagen und Einsichtnahmen zu gewähren. Mit einer modernen, elektronischen Kasse oder einer GoBD-konformen Software wie Scopevisio ist das kein Problem. Auch die Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer, damit dieser sie in seinem Büro auswerten kann, ist mit einer modernen Software schnell erledigt.

Zur Sicherheit sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Kassenunterlagen im Ernstfall schnell zur Hand zu haben.

Vernetzte Prozesse abbilden und bewältigen

Vernetzte Prozesse parallel abarbeiten

Viele Prozesse laufen nicht linear ab, sondern vernetzt. Der Vorgang geht nicht von Bearbeiter A zu Bearbeiter B zu Bearbeiter C usw., sondern es können mehrere Prozessschritte parallel abgearbeitet oder die Reihenfolgen von Schritten geändert werden. Deshalb empfiehlt es sich, Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Der Mensch denkt gerne in Eins-zu-Eins-Beziehungen, linearen Abläufen und monokausalen Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen. In einem organischen Gebilde wie einem Unternehmen ist diese Perspektive zu eng und grob vereinfachend. Hier haben Sie es mit Viele-zu-Viele-Beziehungen, Vernetzung und Multikausalität zu tun. Da kann es schwierig bis unmöglich sein, DIE eine Ursache für einen Missstand zu identifizieren. Wo dem Menschen der Kopf schwirrt, kommen Software-Lösungen zur Hilfe. Integrierte Unternehmenssoftware ist in der Lage, Zusammenhänge quer durch das Unternehmen aufzudecken, zu analysieren und zu quantifizieren. Ist z. B. ein Projektmanagement-System in die Komplettlösung integriert, können Sie Aspekte aus der Deckungsbeitragsrechnung, Abrechnung, Zeiterfassung, Kostenstellen, Organigramm usw. zusammenführen und Erkenntnisse für Ihre Prozessverbesserung daraus gewinnen.

Handwerkszeug für vernetzte Prozesse

Folgende Aktivitäten sollten Sie anstoßen:
  • Workflows definieren und in der Software festschreiben. Jeder muss genau wissen, wofür er verantwortlich ist, welche Qualitätsanforderungen, Compliance-Vorschriften und Termine für seinen Beitrag gelten, welche Anschlussaktivitäten er ausführen muss, an wen er die Verantwortlichkeit weitergibt. Es empfiehlt sich, eine Unternehmenssoftware zu verwenden, die Workflows und vernetzte Prozesse unterstützt bzw. in der Aufgaben mit den entsprechenden Parametern definiert und delegiert werden können.
  • Teilprozesse aufsplitten / zusammenführen. Machen Sie aus linearen Prozessen vernetzte Prozesse. Experimentieren Sie mit Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und justieren Sie nach. Gestalten Sie Ihre Prozesse schlank, logisch und transparent. Und dokumentieren Sie sie. Splitten Sie Aufgaben nicht zu stark auf. Sonst entstehen mehr Liegezeiten und das Committment der Bearbeiter sinkt, weil sich niemand wirklich verantwortlich fühlt.
  • Störungen eliminieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Rückzugsräume haben und nicht permanent mit Fragen, Anrufen und E-Mails belästigt werden. Man kann z. B. Fragestunden einrichten. Eventuell halten Sie ein Coaching für Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen ab (z. B. nur dreimal am Tag in die E-Mail schauen, Anrufe nur annehmen, wenn sie wichtig sind usw.). Wenn das Coaching Erfolg hat, halten Sie es nächstes Jahr wieder ab.
  • Zuständigkeiten nach der RACI-Matrix definieren. RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Die Durchführungsverantwortung liegt beim Bearbeiter, die Ergebnisverantwortung beim Manager, für den Input verantwortlich (Consulted) ist z. B. der Kunde und bestimmte Stakeholder sind über bestimmte Aspekte zu informieren.

Vom Kunden her denken

  • Der Kunde braucht das Ergebnis X zum Zeitpunkt Y. Und nicht das Ergebnis X plus (Upgrades 1 bis n) zum Zeitpunkt Y minus 2 oder Y plus 3. Produzieren Sie nicht am Bedarf vorbei.
  • Wenn Sie es schaffen, genau zur richtigen Zeit die richtige Leistung zu liefern, stärkt das die Kundenbindung und verschafft Ihnen den Ruf von Verlässlichkeit. Das ist eine gute Basis für Anschlussverkäufe.
  • Die Lieferung bzw. Leistungserbringung wird vom Kunden getriggert. (Als Kunde zählt in diesem Sinne auch die interne Business Unit, die ein Arbeitsergebnis anfordert.)
  • Also sollte der Prozess auch ausgehend von diesem Trigger von hinten nach vorne durchdacht werden, nicht nur – wie üblich – von vorne nach hinten.
  • Etablieren Sie Möglichkeiten, das Pull-Konzept umzusetzen, d. h. der Empfänger holt sich die Leistung beim jeweiligen Vordermann bzw. der Bearbeiter holt sich neue Arbeit, wenn er Zeit hat.

Standardisieren, digitalisieren, automatisieren

Wenn Sie einen Prozess optimiert haben, standardisieren Sie ihn. Schreiben Sie ihn fest und implementieren Sie ihn in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Unternehmenssoftware. Beachten Sie dabei die einschlägigen Gesetzesvorgaben und implementieren Sie diese gleich mit in Ihre vernetzten Prozesse. Viele zeitraubende Routineaufgaben können heute durch Digitalisierung und Automatisierung erledigt werden. Das geht nicht nur schneller, sondern eliminiert auch Fehlerquellen und Risiken (Stichwort menschliche Unachtsamkeit) und setzt Ressourcen frei.   So lässt sich z. B. die Prüfung, Freigabe, Buchung und Überweisung von Eingangsrechnungen teilweise automatisieren. Wiederkehrende Kontobewegungen und Ausgangsrechnungen können in der Buchhaltung automatisiert verarbeitet werden. Komplizierte Splittbuchungen können als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden. Rechnungs- und Mahnläufe werden auf Knopfdruck versandt. Der Buchhalter kontrolliert nur noch und kümmert sich um die ungewöhnlichen Fälle.

Mauerfall – jetzt auch im Unternehmen

Folgende wichtigen Aspekte spielen eine Rolle (die Liste könnte noch weitergeführt werden):
  • Die Software muss den Prozess-Flow von vernetzten Prozessen unterstützen, nicht behindern.
  • Lassen Sie keine Daten-Silos und Schnittstellen-Hürden in Ihrer Systemlandschaft zu
  • Verhindern Sie redundante Arbeiten, z. B. wenn dieselben Daten in mehreren Systemen erfasst werden
  • Achten Sie darauf, dass in der Software individualisierbare Workflows angelegt werden, z. B. die für eine Weitergabe der Verantwortlichkeit mit Folgeaktivitäten oder für die Funktionstrennung nach IKS bei der Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
  • Reißen Sie Mauern ein. Dazu gehören Abteilungsmauern, räumliche Mauern (mobiles Arbeiten ermöglichen!), Mauern zwischen Steuerberater und Mandant, Mauern zwischen lokalen Speichern auf irgendwelchen PCs, Mauern zwischen Software-Systemen (Office, CRM, Abrechnung, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung, Reporting).

Integrierte Software verwenden

Das sollte aus allem vorher Gesagten bereits logisch hervorgehen: Je stärker eine Software integriert ist, je besser sie den ganzen Hauptprozess im Unternehmen abbilden kann, umso besser die Transparenz und Durchgängigkeit, umso geringer die Reibungsverluste. Folgende Aspekte sollten die Wahl der Software steuern:
  • Durchgängige, vernetzte Prozesse statt Datensilos
  • Suchaufwand / Liegezeiten / Rückfragen minimieren
  • Inhärente Prozessdokumentation
  • Inhärente Workflows
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie z. B. den GoBD.
  • Risikominimierung – z. B. beim Thema Vertrauensschaden, Steuerschätzung usw.
Wenn Sie diese Ratschläge beherzigen, werden Sie in Zukunft auch vernetzte Prozesse mit Leichtigkeit managen.

Digitalisierung I – Informationsmanagement

Digitalisierung ist gleichbedeutend mit der Verfügbarkeit von Informationen. Wenn Daten und Prozesse digital sind, können Ihre Mitarbeiter sie als Input für ihre Arbeit verwenden. In einem sicheren, zentralen Speicher sind Informationen leicht zu finden. Im Idealfall können sie ohne Erfassungsaufwand weiter verwendet werden. Digitalisierung ist somit die Basisvoraussetzung für ein modernes Informationsmanagement. Analoge Informationen – sprich Papier – liegen dagegen in Aktenschränken und Schubladen. Manch einer hat sich in diesen Schränken bereits totgesucht. Andererseits kann jeder Unbefugte in jede Akte schauen, wenn gerade niemand da ist, der ihn daran hindert. Und was geschieht, wenn ein Brand ausbricht oder ein Hochwasser den Archivraum im Keller überschwemmt? Besser gar nicht daran denken.

Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisieren macht aus unstrukturierten Daten strukturierte. Wie das? Wenn ein Dokument gescannt und z. B. in ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware hochgeladen wird, durchläuft es eine OCR-Volltexterkennung. Diese bewirkt, dass Informationen nicht nur nach einem Dateinamen, sondern auch nach Suchbegriffen und unter Umständen sogar nach ihrer Struktur oder Verortung im Dokument wiedergefunden werden. Hinzu kommen Schlagwörter und Verknüpfungen mit Vorgängen und Projekten, in denen das Dokument eine Rolle spielt. Dies ist die Grundlage für ein zeitgemäßes Informationsmanagement.

Strukturierte Daten können in Prozesse eingebunden werden.

Angenommen, Sie haben ein Vertragsdokument. Verträge durchlaufen in Ihrem Unternehmen einen bestimmten Prozess. Wenn Sie den Vertrag digitalisiert haben, können Sie ihn in diesem Prozess verwenden. Sie können ihn mit einem Kontakt, etwa einem Kunden, verknüpfen oder an einem Projekt speichern. Wenn Sie Abläufe im Unternehmen digitalisieren, können diese digitalen Prozesse auf die notwendigen Dokumente und Ressourcen zugreifen.

Informationsmanagement in der Cloud?

Ein Cloud-Speicher oder Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass jeder, der die Informationen benötigt und eine Zugriffsberechtigung besitzt, mit jedem internetfähigen Gerät zu jeder Zeit und an jedem Ort darauf zugreifen kann. In der Cloud kann kein Feuer und kein Hochwasser den wertvollen Daten mehr etwas anhaben. Wer darauf achtet, dass der Anbieter einen deutschen Server-Standort hat, ist vollends auf der sicheren Seite. NSA & Co. können ihm nichts anhaben.

Mindestvoraussetzung DMS

Ein Cloud-Speicher bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Mindestvoraussetzung, um die Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Noch besser ist es, wenn die Inhalte des DMS zugleich als Input für weitere Unternehmensanwendungen zur Verfügung stehen. Zu nennen wären beispielsweise eine Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware. DMS, die solchen Anwendungen Input liefern, bezeichnet man auch als ECM: Enterprise Content Management-Systeme. Daten, die lediglich in einem lokalen Verzeichnis auf einem Computer gespeichert sind, sind zwar ebenfalls digital, aber ihre Verfügbarkeit, Durchsuchbarkeit, Sicherheit und Wiederverwendbarkeit sind doch sehr eingeschränkt.

Gesetzliche Vorgaben erfüllen

Die aktuelle Rechtslage zwingt praktisch jedes Unternehmen zum Einsatz eines DMS. Insbesondere Dokumente, die für steuerliche Geschäftsvorfälle relevant sind, müssen sicher, unverlierbar und unveränderbar gespeichert werden. Nur ein DMS, das aus jeder Änderung eines Dokuments eine neue Version macht und Urheber, Zeitpunkt und Art der Änderung protokolliert, kann diese Anforderungen tatsächlich erfüllen.

Digitalisierung ist nur der Anfang…

Die Vernetzung als zweiter Schritt setzt digitale Daten miteinander in Beziehung und erschafft dadurch neue Informationen und Erkenntnisse. Die Automatisierung als dritter Schritt entlastet den Menschen von Routinetätigkeiten und sorgt gleichzeitig für Konsistenz und Qualität in den Arbeitsergebnissen. Mit diesen Themen beschäftigen sich die weiteren Beiträge in unserer kleinen Artikelreihe.