Vernetzte Prozesse abbilden und bewältigen

Vernetzte Prozesse parallel abarbeiten

Viele Prozesse laufen nicht linear ab, sondern vernetzt. Der Vorgang geht nicht von Bearbeiter A zu Bearbeiter B zu Bearbeiter C usw., sondern es können mehrere Prozessschritte parallel abgearbeitet oder die Reihenfolgen von Schritten geändert werden. Deshalb empfiehlt es sich, Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Der Mensch denkt gerne in Eins-zu-Eins-Beziehungen, linearen Abläufen und monokausalen Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen. In einem organischen Gebilde wie einem Unternehmen ist diese Perspektive zu eng und grob vereinfachend. Hier haben Sie es mit Viele-zu-Viele-Beziehungen, Vernetzung und Multikausalität zu tun. Da kann es schwierig bis unmöglich sein, DIE eine Ursache für einen Missstand zu identifizieren. Wo dem Menschen der Kopf schwirrt, kommen Software-Lösungen zur Hilfe. Integrierte Unternehmenssoftware ist in der Lage, Zusammenhänge quer durch das Unternehmen aufzudecken, zu analysieren und zu quantifizieren. Ist z. B. ein Projektmanagement-System in die Komplettlösung integriert, können Sie Aspekte aus der Deckungsbeitragsrechnung, Abrechnung, Zeiterfassung, Kostenstellen, Organigramm usw. zusammenführen und Erkenntnisse für Ihre Prozessverbesserung daraus gewinnen.

Handwerkszeug für vernetzte Prozesse

Folgende Aktivitäten sollten Sie anstoßen:
  • Workflows definieren und in der Software festschreiben. Jeder muss genau wissen, wofür er verantwortlich ist, welche Qualitätsanforderungen, Compliance-Vorschriften und Termine für seinen Beitrag gelten, welche Anschlussaktivitäten er ausführen muss, an wen er die Verantwortlichkeit weitergibt. Es empfiehlt sich, eine Unternehmenssoftware zu verwenden, die Workflows und vernetzte Prozesse unterstützt bzw. in der Aufgaben mit den entsprechenden Parametern definiert und delegiert werden können.
  • Teilprozesse aufsplitten / zusammenführen. Machen Sie aus linearen Prozessen vernetzte Prozesse. Experimentieren Sie mit Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und justieren Sie nach. Gestalten Sie Ihre Prozesse schlank, logisch und transparent. Und dokumentieren Sie sie. Splitten Sie Aufgaben nicht zu stark auf. Sonst entstehen mehr Liegezeiten und das Committment der Bearbeiter sinkt, weil sich niemand wirklich verantwortlich fühlt.
  • Störungen eliminieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Rückzugsräume haben und nicht permanent mit Fragen, Anrufen und E-Mails belästigt werden. Man kann z. B. Fragestunden einrichten. Eventuell halten Sie ein Coaching für Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen ab (z. B. nur dreimal am Tag in die E-Mail schauen, Anrufe nur annehmen, wenn sie wichtig sind usw.). Wenn das Coaching Erfolg hat, halten Sie es nächstes Jahr wieder ab.
  • Zuständigkeiten nach der RACI-Matrix definieren. RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Die Durchführungsverantwortung liegt beim Bearbeiter, die Ergebnisverantwortung beim Manager, für den Input verantwortlich (Consulted) ist z. B. der Kunde und bestimmte Stakeholder sind über bestimmte Aspekte zu informieren.

Vom Kunden her denken

  • Der Kunde braucht das Ergebnis X zum Zeitpunkt Y. Und nicht das Ergebnis X plus (Upgrades 1 bis n) zum Zeitpunkt Y minus 2 oder Y plus 3. Produzieren Sie nicht am Bedarf vorbei.
  • Wenn Sie es schaffen, genau zur richtigen Zeit die richtige Leistung zu liefern, stärkt das die Kundenbindung und verschafft Ihnen den Ruf von Verlässlichkeit. Das ist eine gute Basis für Anschlussverkäufe.
  • Die Lieferung bzw. Leistungserbringung wird vom Kunden getriggert. (Als Kunde zählt in diesem Sinne auch die interne Business Unit, die ein Arbeitsergebnis anfordert.)
  • Also sollte der Prozess auch ausgehend von diesem Trigger von hinten nach vorne durchdacht werden, nicht nur – wie üblich – von vorne nach hinten.
  • Etablieren Sie Möglichkeiten, das Pull-Konzept umzusetzen, d. h. der Empfänger holt sich die Leistung beim jeweiligen Vordermann bzw. der Bearbeiter holt sich neue Arbeit, wenn er Zeit hat.

Standardisieren, digitalisieren, automatisieren

Wenn Sie einen Prozess optimiert haben, standardisieren Sie ihn. Schreiben Sie ihn fest und implementieren Sie ihn in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Unternehmenssoftware. Beachten Sie dabei die einschlägigen Gesetzesvorgaben und implementieren Sie diese gleich mit in Ihre vernetzten Prozesse. Viele zeitraubende Routineaufgaben können heute durch Digitalisierung und Automatisierung erledigt werden. Das geht nicht nur schneller, sondern eliminiert auch Fehlerquellen und Risiken (Stichwort menschliche Unachtsamkeit) und setzt Ressourcen frei.   So lässt sich z. B. die Prüfung, Freigabe, Buchung und Überweisung von Eingangsrechnungen teilweise automatisieren. Wiederkehrende Kontobewegungen und Ausgangsrechnungen können in der Buchhaltung automatisiert verarbeitet werden. Komplizierte Splittbuchungen können als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden. Rechnungs- und Mahnläufe werden auf Knopfdruck versandt. Der Buchhalter kontrolliert nur noch und kümmert sich um die ungewöhnlichen Fälle.

Mauerfall – jetzt auch im Unternehmen

Folgende wichtigen Aspekte spielen eine Rolle (die Liste könnte noch weitergeführt werden):
  • Die Software muss den Prozess-Flow von vernetzten Prozessen unterstützen, nicht behindern.
  • Lassen Sie keine Daten-Silos und Schnittstellen-Hürden in Ihrer Systemlandschaft zu
  • Verhindern Sie redundante Arbeiten, z. B. wenn dieselben Daten in mehreren Systemen erfasst werden
  • Achten Sie darauf, dass in der Software individualisierbare Workflows angelegt werden, z. B. die für eine Weitergabe der Verantwortlichkeit mit Folgeaktivitäten oder für die Funktionstrennung nach IKS bei der Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
  • Reißen Sie Mauern ein. Dazu gehören Abteilungsmauern, räumliche Mauern (mobiles Arbeiten ermöglichen!), Mauern zwischen Steuerberater und Mandant, Mauern zwischen lokalen Speichern auf irgendwelchen PCs, Mauern zwischen Software-Systemen (Office, CRM, Abrechnung, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung, Reporting).

Integrierte Software verwenden

Das sollte aus allem vorher Gesagten bereits logisch hervorgehen: Je stärker eine Software integriert ist, je besser sie den ganzen Hauptprozess im Unternehmen abbilden kann, umso besser die Transparenz und Durchgängigkeit, umso geringer die Reibungsverluste. Folgende Aspekte sollten die Wahl der Software steuern:
  • Durchgängige, vernetzte Prozesse statt Datensilos
  • Suchaufwand / Liegezeiten / Rückfragen minimieren
  • Inhärente Prozessdokumentation
  • Inhärente Workflows
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie z. B. den GoBD.
  • Risikominimierung – z. B. beim Thema Vertrauensschaden, Steuerschätzung usw.
Wenn Sie diese Ratschläge beherzigen, werden Sie in Zukunft auch vernetzte Prozesse mit Leichtigkeit managen.

Digitalisierung I – Informationsmanagement

Digitalisierung ist gleichbedeutend mit der Verfügbarkeit von Informationen. Wenn Daten und Prozesse digital sind, können Ihre Mitarbeiter sie als Input für ihre Arbeit verwenden. In einem sicheren, zentralen Speicher sind Informationen leicht zu finden. Im Idealfall können sie ohne Erfassungsaufwand weiter verwendet werden. Digitalisierung ist somit die Basisvoraussetzung für ein modernes Informationsmanagement. Analoge Informationen – sprich Papier – liegen dagegen in Aktenschränken und Schubladen. Manch einer hat sich in diesen Schränken bereits totgesucht. Andererseits kann jeder Unbefugte in jede Akte schauen, wenn gerade niemand da ist, der ihn daran hindert. Und was geschieht, wenn ein Brand ausbricht oder ein Hochwasser den Archivraum im Keller überschwemmt? Besser gar nicht daran denken.

Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisieren macht aus unstrukturierten Daten strukturierte. Wie das? Wenn ein Dokument gescannt und z. B. in ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware hochgeladen wird, durchläuft es eine OCR-Volltexterkennung. Diese bewirkt, dass Informationen nicht nur nach einem Dateinamen, sondern auch nach Suchbegriffen und unter Umständen sogar nach ihrer Struktur oder Verortung im Dokument wiedergefunden werden. Hinzu kommen Schlagwörter und Verknüpfungen mit Vorgängen und Projekten, in denen das Dokument eine Rolle spielt. Dies ist die Grundlage für ein zeitgemäßes Informationsmanagement.

Strukturierte Daten können in Prozesse eingebunden werden.

Angenommen, Sie haben ein Vertragsdokument. Verträge durchlaufen in Ihrem Unternehmen einen bestimmten Prozess. Wenn Sie den Vertrag digitalisiert haben, können Sie ihn in diesem Prozess verwenden. Sie können ihn mit einem Kontakt, etwa einem Kunden, verknüpfen oder an einem Projekt speichern. Wenn Sie Abläufe im Unternehmen digitalisieren, können diese digitalen Prozesse auf die notwendigen Dokumente und Ressourcen zugreifen.

Informationsmanagement in der Cloud?

Ein Cloud-Speicher oder Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass jeder, der die Informationen benötigt und eine Zugriffsberechtigung besitzt, mit jedem internetfähigen Gerät zu jeder Zeit und an jedem Ort darauf zugreifen kann. In der Cloud kann kein Feuer und kein Hochwasser den wertvollen Daten mehr etwas anhaben. Wer darauf achtet, dass der Anbieter einen deutschen Server-Standort hat, ist vollends auf der sicheren Seite. NSA & Co. können ihm nichts anhaben.

Mindestvoraussetzung DMS

Ein Cloud-Speicher bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Mindestvoraussetzung, um die Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Noch besser ist es, wenn die Inhalte des DMS zugleich als Input für weitere Unternehmensanwendungen zur Verfügung stehen. Zu nennen wären beispielsweise eine Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware. DMS, die solchen Anwendungen Input liefern, bezeichnet man auch als ECM: Enterprise Content Management-Systeme. Daten, die lediglich in einem lokalen Verzeichnis auf einem Computer gespeichert sind, sind zwar ebenfalls digital, aber ihre Verfügbarkeit, Durchsuchbarkeit, Sicherheit und Wiederverwendbarkeit sind doch sehr eingeschränkt.

Gesetzliche Vorgaben erfüllen

Die aktuelle Rechtslage zwingt praktisch jedes Unternehmen zum Einsatz eines DMS. Insbesondere Dokumente, die für steuerliche Geschäftsvorfälle relevant sind, müssen sicher, unverlierbar und unveränderbar gespeichert werden. Nur ein DMS, das aus jeder Änderung eines Dokuments eine neue Version macht und Urheber, Zeitpunkt und Art der Änderung protokolliert, kann diese Anforderungen tatsächlich erfüllen.

Digitalisierung ist nur der Anfang…

Die Vernetzung als zweiter Schritt setzt digitale Daten miteinander in Beziehung und erschafft dadurch neue Informationen und Erkenntnisse. Die Automatisierung als dritter Schritt entlastet den Menschen von Routinetätigkeiten und sorgt gleichzeitig für Konsistenz und Qualität in den Arbeitsergebnissen. Mit diesen Themen beschäftigen sich die weiteren Beiträge in unserer kleinen Artikelreihe.