Nahtloses ERP aus vielen Komponenten

Unternehmer Heinrich Schmidt ist verwundert. Er hat verstanden, dass nur Cloud-Anwendungen skalierbar, flexibel und aktuell genug sind, um die Digitalisierung im Unternehmen zu unterstützen. Also hat er seine Abteilungsleiter angewiesen, auf Cloud-Software umzusteigen. Schließlich sind diese die Experten in ihrem Funktionsbereich und können am besten entscheiden, welche Lösung zu ihnen passt.

Die Abteilungsleiter gingen ans Werk. Marketing und Vertrieb suchten sich ein Cloud CRM aus. Einkauf und Disposition einigten sich auf ein Warenwirtschaftssystem. Ein hervorragendes Projektmanagementsystem wurde ausgesucht und eine Finanzbuchhaltungssoftware, auch diese aus der Cloud.

Doch nachdem die Systeme eingeführt waren, kam das böse Erwachen: Die Einzellösungen der unterschiedlichen Hersteller kommunizierten nicht miteinander.

„Ich dachte, wenn ich in die Cloud gehe, habe ich ein nahtloses ERP und die digitale Transformation meines Unternehmens wird ein Selbstläufer,“ wundert sich Schmidt. „Aber die Abteilungsgrenzen sind immer noch da!“

Nahtloses ERP und Cloud sind zwei verschiedene Dinge

Es ist richtig, dass Cloud-Anwendungen viele Aspekte der Digitalisierung von Unternehmen unterstützen: Sie sind standortunabhängig, skalierbar, flexibel, immer up-to-date, ausfallsicher und werden professionell administriert. Sie ersparen IT-Investitionen und das Vorhalten von eigenen Ressourcen.

Aber sie sind nicht zwangsläufig vernetzt. Herr Schmidt machte den Fehler, zu denken, dass er nur „in die Cloud“ gehen muss, um eine vernetzte IT zu haben. Doch allein die Tatsache, dass Cloud-Anwendungen im Internet laufen, bedeutet noch längst nicht, dass sie sich auch integrieren können.

Interoperabilität fördert digitale Transformation

Die digitale Transformation kann indessen nur gelingen, wenn die Abteilungsgrenzen und Informations-Silos im Unternehmen fallen. Denn Prozesse kümmern sich nicht um Abteilungsgrenzen. Sie laufen durch das gesamte Unternehmen.

Um ein nahtloses ERP mit einer einheitlichen Datenbasis zu etablieren, das Prozesse übergreifend abbilden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Entweder Sie finden eine integrierte Business-Software in der Cloud, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Scopevisio bietet eine solche integrierte Lösung aus einer Hand.
  • Oder Sie finden verschiedene Systeme von verschiedenen Anbietern, die jedoch – anders als im obigen Beispiel – perfekt zusammenarbeiten. Diese Fähigkeit der Zusammenarbeit nennt man Interoperabilität.

Damit die Interoperabilität gewährleistet ist, sollten die einzelnen Software-Komponenten ein gemeinsames Ökosystem bilden. Sie sollten nicht nur über Schnittstellen mehr schlecht als recht Daten austauschen, sondern so miteinander verknüpft sein, als handele es sich um ein einziges, durchgängiges System.

Drei Stufen zum perfekt integrierten, nahtlosen ERP-System

Das perfekt integrierte System können Sie sich als dreistufige Pyramide vorstellen:

Unten liegt die Basis, das Fundament, die Must-haves. Dazu gehören Finanzbuchhaltung, Abrechnung, ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur hochgeladene Dokumente, sondern auch systemgenerierte Belege am richtigen Ort archiviert und mit den richtigen Vorgängen verknüpft. Man nennt dies ein Enterprise Content Management System (ECM).

In diesem Fundament Ihres vernetzten Unternehmens laufen alle Informationen strukturiert und vernetzt zusammen. Aus dieser reichen Quelle können Sie schöpfen, wenn Sie unternehmensweite Analysen, Reports und Auswertungen benötigen, um Ihre Strategie zukunftsfähig zu machen.

Die zweite Stufe umfasst die „Should-haves“ Ihres Business-Ökosystems. Dazu gehört beispielsweise die Integration von Office-Anwendungen. Microsoft Office und Outlook sind in 99 Prozent aller Büros fest etabliert. Die Fähigkeit, Inhalte aus Office und Outlook in Ihr ERP-System hinein- und herauszubekommen, macht vieles im Büroalltag leichter – und Ihre Datenbasis reicher. Allerdings können auf dieser zweiten Stufe auch andere Anwendungen angebunden werden, wie zum Beispiel Warenwirtschaft oder Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

Auf der dritten Stufe Ihrer ERP-Pyramide sind die „Nice-to-haves“ angesiedelt: Branchenlösungen zum Beispiel, oder spezialisierte Anwendungen, die Sie mit Ihrem ERP verknüpfen.

Einheitliches Ökosystem bietet Transparenz und Sicherheit

Was ist der Vorteil eines Ökosystems wie dem von Scopevisio gegenüber einer selbst zusammengestellten Lösung?

Erstens ist ein Ökosystem eine Umgebung, die Interoperabilität gewährleistet. Scopevisio hat sich beispielsweise Partner gesucht, deren Systeme exzellent mit dem Enterprise Business System harmonieren. Dazu gehören unter anderem, aber nicht ausschließlich, eine Warenwirtschaftslösung von Weclapp, Lohn- und Gehaltssoftware von eurodata, selbstverständlich Microsoft Office 365, aber auch Microsoft Teams für die Projektkommunikation, und Power BI für die Datenvisualisierung. Zur Verfügung stehen außerdem das Chat-Tool Slack und Legalvisio als Branchenlösung für Rechtsanwaltskanzleien. CleverReach für Kampagnen kann ebenso angebunden werden wie DATEV für die Buchhaltung.

Ein nahtloses ERP wird über eine einheitliche Schnittstelle (API) integriert. Diese Schnittstelle, die sich bei Scopevisio OpenScope nennt, garantiert eine strukturierte Datenübernahme aus den anderen Software-Lösungen. Zum Beispiel müssen Berechtigungen, die im Weclapp-Warenwirtschaftssystem angelegt wurden, in Scopevisio nicht erneut eingerichtet werden.

Außerdem ist die OpenScope-API maximal gegen Hacker-Angriffe gesichert und wird streng überwacht. Da jede Schnittstelle ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt, ist es besser, eine einzige, sichere API zu haben als ein Dutzend unsichere.

A Propos Sicherheit: Bei den ausgewählten Partnern ist nicht nur die Interoperabilität gewährleistet, sondern auch die Sicherheit. Natürlich werden die Fremdsysteme zuallererst auf Compliance und Datenschutz-Aspekte hin durchleuchtet. Nur wer dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht (DSGVO) genügt, wird akzeptiert.

Vorteile für Unternehmen

Unternehmen, die sich für eine solche Digitalisierungslösung entscheiden, haben eine Reihe von Vorteilen.

Da die IT meistens über Jahre hinweg gewachsen ist, ziehen viele es vor, die Systeme nach und nach zu aktualisieren. Mit der modularen Lösung, wie sie oben skizziert wird, kann der Change schrittweise und behutsam stattfinden, auf eine Weise, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht überfordert.

Ein Unternehmen wie Scopevisio – es gibt noch einige wenige andere, wie SAP oder Oracle, die ähnlich vorgehen – ist ein kompetenter Partner. Die Digitalisierungsberatung ist ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Ein Software-Hersteller kann Ihnen und Ihrem Unternehmen die Arbeit abnehmen, geeignete Software-Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen auszuwählen. Gemeinsam mit den Experten können Sie aus einem Pool von Lösungen diejenigen auswählen, die Ihre Prozesse am besten unterstützen.

Das Ergebnis ist eine unternehmensweite, durchgängige, prozessorientierte ERP-Lösung, deren Komponenten nahtlos ineinandergreifen wie Zahräder in einem gut geölten Getriebe. Der Geschäftsführer kann morgens auf seinem Smartphone seine KPIs checken. Er kann nachsehen, wie viele Angebote draußen sind, welchen Umsatz er nächsten Monat machen wird und welche Zahlungen anstehen. Diese und viele andere Informationen quer durch das Unternehmen stehen ihm jetzt transparent und in Echtzeit zur Verfügung.

 

 

 

Ruhig Blut bei der Kassennachschau 2018

Seit 2018 hat die Finanzbehörde die Möglichkeit einer Kassennachschau. Das bedeutet, dass ein Prüfer vom Finanzamt plötzlich unangekündigt vor Ihrer Tür stehen kann, um nachzuschauen, ob Sie Ihre Kasse richtig führen.

Im Jahr 2016 erklärten wir das neue Gesetz gegen Kassenmanipulationen bereits in unserem Artikel Kassen sollen sicher werden.

Manipulationssichere Kassen

Grundlage der Kassennachschau ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152), das im § 147 Abgabenordnung (AO) verewigt ist. Die Abgabenordnung verlangt, dass Unterlagen „Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“.

Die Kassennachschau gehört zu einer Reihe von Maßnahmen und neuen Regelungen, mit denen Manipulationen und Betrug bei Kassen im digitalen Zeitalter unmöglich gemacht werden soll.

Weitere Anforderungen betreffen die Erfassung und Archivierung von Belegen und die Kassenführung. Auf diese haben wir auch bereits im Artikel Schärfere Anforderungen an Kassen ab 2017 hingewiesen.

Was wird bei der Kassennachschau geprüft?

Die Kassennachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kassenbewegungen. Außerdem wird geprüft, ob die Kassen im Geschäftsbetrieb ordnungsgemäß eingesetzt werden.  

Über die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an Kassen haben wir bereits im Beitrag GoBD und Kassen berichtet.

Zur Erinnerung: Die wichtigsten Kriterien sind…

  • Taggenaue Erfassung von Bargeschäften
  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung
  • Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Revisionssichere Archivierung
  • Datenschutz durch zertifizierte Sicherheitseinrichtung
  • Datenzugriff der Finanzbehörde im Rahmen von Prüfungen

Wichtig: Moderne Kassensoftware wie die von Scopevisio hilft ihren Benutzern, alle diese Anforderungen einzuhalten.

Wer führt die Kassennachschau durch?

Die Kassennachschau wird von einem Amtsträger des Finanzamts vorgenommen, der zur Nachschau berechtigt ist. Im Zweifelsfall sollten Sie sich also nicht nur einen Dienstausweis, sondern auch eine Autorisierung zur Nachschau zeigen lassen.

Wann und wo findet die Kassennachschau statt?

Das Finanzamt kann jederzeit, ohne vorherige Ankündigung, eine Kassennachschau durchführen. Diese darf auch außerhalb der einer Außenprüfung stattfinden, allerdings nur in Ihren Geschäftsräumen und nur während der branchenüblichen Geschäftszeiten.

Nachschau bei laufendem Geschäftsbetrieb

Was darf der Prüfer einsehen?

Die Nachschau beschränkt sich auf den Bereich der Kassen. Die Durchsuchung weiterer Schränke und Schubladen oder gar der gesamten Geschäftsräume ist nicht rechtmäßig. Auch Ihre Privatwohnung bleibt von der Prüfung verschont, es sei denn, es finden sich Anhaltspunkte für ein schweres Vergehen und die Finanzbehörde befürchtet Flucht- oder Verdunkelungsgefahr.

Welche Pflichten haben Sie als Steuerpflichtiger?

  • Sie müssen den Prüfer hereinlassen.
  • Sie müssen ihm seine Arbeit ermöglichen. Das bedeutet, dass Sie ihm Zugang zum Kassensystem geben und die Auswertung der Daten zulassen.
  • Wenn Sie Ihre Kasse digital führen dann kann darf der Prüfer Einblick nehmen. Er kann verlangen, dass Sie ihm die Kassendaten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen. Scopevisio hat dafür eigens ein Profil für Betriebsprüfer eingerichtet und stellt Exportmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Sie müssen unter Umständen auch Benutzerhandbücher oder Anleitungen zur verwendeten Software zur Verfügung stellen.
  • Eventuell sollten Sie eine Verfahrensdokumentation zur Hand haben.
  • Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen. Außerdem kann er sich die Aufzeichnungen der vorangegangenen Tage zeigen lassen.

Und wenn die Unterlagen nicht in meinem Geschäft lagern?

Wenn die Unterlagen in einem Buchführungsbüro liegen, kann der Prüfer auch dort unangekündigt erscheinen und Einsicht in die Unterlagen verlangen. Der Dienstleister muss dem Prüfer auf Verlangen auch die Daten übermitteln.

Liegen die Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, sieht es etwas anders aus. Diesen darf der Prüfer nicht unangekündigt „überfallen“, sondern er muss seinen Besuch ein bis zwei Wochen vorher ankündigen.

Welche Risiken bestehen für Sie?

Wenn Sie dem Prüfer den Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen verweigern, riskieren Sie, dass er direkt zu einer Außenprüfung übergeht. Diese wird aufgrund Ihrer Weigerung kein angenehmes Erlebnis werden.

Wenn die verwendeten Kassen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, kann ein Bußgeld erhoben werden. Ab 2020 werden dafür neue Bußgeldtatbestände in § 379 AO aufgenommen. Die maximale Höhe der Geldbuße liegt bei 25.000 Euro.

Fazit zur Kassennachschau

Wer seine Kassen ordentlich führt, hat bei einer Kassennachschau nichts zu befürchten. Daher ist es anzuraten, den Prüfer zu unterstützen und die verlangten Unterlagen und Einsichtnahmen zu gewähren. Mit einer modernen, elektronischen Kasse oder einer GoBD-konformen Software wie Scopevisio ist das kein Problem. Auch die Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer, damit dieser sie in seinem Büro auswerten kann, ist mit einer modernen Software schnell erledigt.

Zur Sicherheit sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Kassenunterlagen im Ernstfall schnell zur Hand zu haben.

Office Connector erleichtert ERP-Umstellung

ERP-Software macht das Büro-Leben leichter. Aber für die Mitarbeiter bedeutet sie eine Umstellung. Das behagt nicht jedem. Die häufigste Ursache, weshalb ERP-Projekte scheitern, ist die, dass unterwegs die Mitarbeiter von Bord gehen. Sie sind nun einmal an Microsoft Office gewöhnt.

Um den Mitarbeitern den Umgang mit ihrem neuen ERP-System zu erleichtern, hat Scopevisio zusammen mit seinem Partner Agindo den Office Connector erfunden.

Die Sorgen der Mitarbeiter

Marita P. rollt die Augen zum Himmel und stöhnt ausgiebig. Gerade hat der Chef angekündigt, dass ab nächsten Monat eine neue Software eingeführt wird. Marita hat etwas von ERP und Digitalisierung verstanden. ERP hat etwas mit „Enterprise“ zu tun, der Rest ging im allgemeinen Gemurmel unter.

Das kann ja heiter werden, denkt sie. Sind wir jetzt auf Raumschiff Enterprise? Warum lässt man mich nicht in Ruhe weiter mit meinem Word und Outlook arbeiten? Muss ich jetzt meine ganzen Termine in zwei Kalendern pflegen?

Connector verbindet Scopevisio und Office

Niemand möchte auf „seine“ Office-Anwendungen verzichten. Und alle befürchten Mehrarbeit, wenn das ERP-System einmal eingeführt ist. Mehr Tools, die gleichzeitig geöffnet, beherrscht, gepflegt werden müssen. Mehr Mausklicks, mehr Suchaufwand, mehr Komplexität.

Keine Bange, dazu kommt es nicht. Denn genau hier setzt der Office Connector von Scopevisio an. Er sorgt dafür, dass die Office-Anwendungen Word, Excel, Powerpoint und Outlook mit Scopevisio nahtlos kommunizieren – und umgekehrt.

Der Connector ist ein Add-in, das in die Symbolleisten von Word, Excel, Powerpoint und Outlook zwei neue Schaltflächen zaubert. Mit einer wird Scopevisio gestartet. Mit der anderen wird der Connector geöffnet.

Fenster zwischen Office und ERP-System

Dieser zeigt sich als kleines Fenster, das an die jeweilige Office-Anwendung angedockt ist. Wenn Sie ein Dokument speichern möchten, klicken Sie einfach dort statt in die Symbolleiste. Schon wird das Element das Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio, Teamwork DMS, hochgeladen.

Aber das ist noch nicht alles. Der Sinn in eines ERP-Systems wie Scopevisio ist ja, dass Daten nicht mehr unverbunden „herumliegen“, sondern mit Geschäftsprozessen verknüpft werden. Wenn Marita P. in Word einen Brief schreibt oder in Powerpoint eine Präsentation erstellt, tut sie das nicht zum Spaß. Deshalb kann sie das Dokument

  • in einen bestimmten Ordner in Teamwork legen
  • mit einem Kontakt verknüpfen
  • mit einem Projekt verknüpfen
  • mit einer Aufgabe verknüpfen
  • oder sogar eine Aufgabe daraus erstellen. Dabei wird das Dokument mit der neuen Aufgabe verknüpft.

Auch E-Mails kann Marita P. in derselben Weise mit Vorgängen verbinden oder zu Aufgaben machen. Wenn sie es möchte, kann sie die E-Mail automatisch beim Absenden dem oder den Adressaten zuordnen.

Würde dann später ihr Chef oder ein Außendienstmitarbeiter die elektronische Akte des Adressaten öffnen, könnte er die E-Mail-Korrespondenz lückenlos nachverfolgen. Für eine individuelle, kompetente Kundenkommunikation ist dies enorm hilfreich.

Entlastung statt Mehrarbeit

Für Marita P. entsteht also keine Mehrarbeit, sondern das Gegenteil ist der Fall. Nicht ein einziger Mausklick mehr ist vonnöten. Sie muss keine zwei Systeme pflegen und kann weiter in ihrer vertrauten Windows-Umgebung arbeiten.

Office

Tatsächlich wird sie entlastet. Informationen, die früher mühsam zusammengetragen oder bei Kollegen erfragt werden mussten, kann sie heute mit einer simplen Suchanfrage über den Office Connector direkt aus Scopevisio ziehen. Adressen tippt sie nicht mehr ins Dokument ein, sondern überträgt sie mit einem Klick aus Scopevisio in ihren Brief.

Und auch Termine braucht sie nicht doppelt einzutragen. Denn der Scopevisio-Kalender lässt sich einfach mit dem Office-Kalender verknüpfen.

Excel und Scopevisio

Marita P. ist nicht die einzige Mitarbeiterin, die ihre Vorbehalte hat. Auch Klaus R. runzelt die Stirn. Als Controller hat er im Laufe der Jahre etliche Excel-Tabellen gebaut, alles maßgeschneidert aufs Unternehmen. Er ist ein wenig stolz auf seine komplexen Auswertungen und aussagekräftigen Diagramme.

Es wäre natürlich toll, einheitliche Echtzeit-Daten aus einer ERP-Software ziehen zu können. Aber wie, um Himmels willen, soll er seine Auswertungen in der neuen Software nachbilden?

Datenquelle Scopevisio

Eine praktische Funktion von Excel ist die Verknüpfung von Datenquellen. Es ist möglich, einen Link auf eine Datenquelle in eine Excel-Tabelle einzufügen und die Tabelle über diesen Link mit Daten zu befüllen.

Scopevisio stellt eine Vielzahl von Informationen als Datenquellen bereit. Wer mit den zahlreichen „eingebauten“ Controlling-Auswertungen nicht auskommt oder weiterhin seine eigenen Auswertungen verwenden möchte, kann das tun. Controller finden in Scopevisio eine intuitive Funktion vor, mit der sie ERP-Daten als Datenquelle konfigurieren können. Anschließend wird ein Link auf die Datenquelle abgerufen und in Excel eingefügt.

Damit konnten auch die Bedenken des Controllers Klaus R. schnell zerstreut werden.

Scopevisio ist GoBD-konform – Checkliste

 

Scopevisio erfüllt Compliance-Anforderungen

Schon vor der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Jahr 2015 erfüllte Scopevisio alle Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzbehörden. Diese hießen damals noch GDPdU und GoB, enthielten jedoch bereits die meisten Regelungen der modernen GoBD.

Mit Inkrafttreten der GoBD konnte Scopevisio sich daher schnell an den neuen, strengeren Rechtsrahmen anpassen. Wir haben die GoBD in Scopevisio vollständig umgesetzt.

Mehr noch: Es gibt ja nicht nur Vorschriften für Software-Systeme, sondern auch für die Menschen, die diese Software verwenden. Scopevisio macht Ihnen die Einhaltung durch clevere Funktionen leicht.

Zum Beispiel:

  • Damit Kassenbewegungen schnell erfasst werden können, gibt es eine App, die Belege automatisch über die Smartphone-Kamera hochlädt.
  • Damit die Funktionstrennung beim Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen beachtet wird, haben wir einen praktischen Workflow integriert.

Diese und viele weitere Lösungen finden Sie in unserer integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Lassen Sie sich in einem unserer Webinare zeigen, wie vielseitig und durchdacht Scopevisio Ihre Prozesse begleitet.

Scopevisio und GoBD – das passt!

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, wie die Scopevisio die GoBD-Anforderungen erfüllt.

Diese GoBD-Anforderung…

erfüllt Scopevisio durch folgende Maßnahmen…

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (progressiv und retrograd)

Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung.

Buchungssatz und Belegbild sind unauflöslich miteinander verknüpft.

Stammdatenänderungen sind aus dem Systemprotokoll ersichtlich.

Unveränderbarkeit

Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.

Unverlierbarkeit

Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden können.

Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Dokumente vor Vernichtung, Verlust, Überschreiben, Diebstahl usw. geschützt sind.

Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten

Datenspeicherung in Deutschland

Die Datenspeicherung erfolgt auf eigenen, dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht.

Vollständigkeit (in Bezug auf außersteuerliche und steuerliche Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflichten)

Steuerrelevante Informationen werden in einem an die Finanzbuchhaltung angebundenen DMS gesichert und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft.

Belege werden direkt am Geschäftsvorfall bzw. Buchungssatz hinterlegt. Steuerrelevante E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden mit dem Vorfall verknüpft.

Auffindbarkeit

Durch Techniken wie z. B. Volltextindizierung lassen sich Informationen rasch finden.

Ordnung

Unterlagen sind eindeutig identifizierbar. Das gilt für Buchungen, Belege und begleitende Dokumente.

Zeitgerechte Erfassung

Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst.

Mobile Apps unterstützen die zeitnahe Erfassung.

Zeitgerechte Buchung

Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen.

Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten übernehmen.

Tägliche Kassenführung

Den Kassenbewegungen kann ein elektronischer Beleg sofort zugeordnet werden.

Jederzeitige Kassensturzfähigkeit

Der Sollbestand der Kasse ist direkt abrufbar.

Maschinelle Auswertbarkeit

Das System liefert verlustfrei maschinell auswertbare Daten (kein Downgrade!).

Datenzugriff der Finanzbehörde

Im Falle einer Steuerprüfung sind die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export schnell eingerichtet bzw. im System bereits vorgesehen.

Internes Kontrollsystem

Die erforderliche Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden.

Im Idealfall implementiert das System auch einen Workflow für die Rechnungsprüfung und –freigabe.

Verfahrensdokumentation

Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.

 

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir nicht befugt sind, Rechts- oder Steuerberatung zu leisten.

Wie funktioniert künstliche Intelligenz?

Watson ist die KI von IBM. Er ist ein kognitives System, das durch Interaktionen lernt, und liefert laut IBM „evidenzbasierte Antworten, die für bessere Ergebnisse sorgen.“

 

„Evidenzbasiert“ bedeutet, dass aus Daten und Fakten Einsichten gewonnen werden. Der Computer wertet Daten aus und zieht selbsttätig – aufgrund seiner einprogrammierten Pseudo-Intelligenz – Schlüsse aus diesen Daten.

 

Dahinter steht die Überlegung, dass die Datenmengen schon heute kaum mehr zu bewältigen sind und in den nächsten fünf Jahren um weitere 800 Prozent zunehmen werden. Was für Menschen unübersichtlich ist, liefert für selbstlernende Systeme ideale Bedingungen: Viel Stoff zum Lernen und Erkennen von Mustern.

So soll künstliche Intelligenz in den nächsten Jahren zunehmend die Unternehmen und die Arbeitswelt revolutionieren.

KI in Unternehmen

Alexa, Siri, Cortana – die Chatbots von Amazon, Apple und Microsoft sind Beispiele dafür, wie künstliche Intelligenz die Interaktion zwischen Mensch und Computer einfacher und effizienter macht. Auch der Scoper von Scopevisio fällt in diese Kategorie.

Hersteller von Unternehmenssoftware verwenden zunehmend intelligente Algorithmen, um ihren Kunden das Leben zu erleichtern. Virtuelle persönliche Assistenten durchforsten die Millionen von Daten, die sich im Unternehmen ansammeln, und filtern das heraus, was der Anwender benötigt. Die Zugriffsrechte für die angeforderten Informationen sind dabei die einzige Bedingung.

KI übernimmt Büroarbeiten

Büroarbeiten werden in Zukunft mehr und mehr von künstlicher Intelligenz unterstützt oder ersetzt. Maschinelle Übersetzung und Sprachproduktion sind nur zwei Beispielanwendungen. Künstliche Intelligenz lässt sich überall dort anwenden, wo Lösungen durch den Vergleich mit ähnlich gelagerten Problemen generiert werden können: Zum Beispiel für die Korrespondenz, die Erstellung von Berichten, Social Media-Postings oder die Finanzbuchhaltung.

Theoretisch könnten sogar Gutachten oder Gerichtsurteile von einer KI erstellt werden – Merkmale und andere Urteile, die in vergleichbaren Fällen ergangen sind, liegen in Hülle und Fülle vor. Es ist kein Problem, hier Muster zu erkennen und die „fitteste“ Lösung zu finden.

Die Algorithmen, auf denen KI basiert, werden im Folgenden untersucht.

Was ist ein Algorithmus?

Ein Algorithmus ist eine exakte, schrittweise Vorschrift zur Lösung eines Problems. Er besteht in einer Folge von eindeutigen Anweisungen. Er wird nicht unbedingt in einer Programmiersprache notiert, sondern oft auch als Flussdiagramm und in natürlicher Sprache.

Dennoch geht es letztlich immer darum, den Algorithmus in maschinenlesbarer Form zu implementieren. Das bedeutet, dass auf Grundlage der Verarbeitungsvorschrift ein Computerprogramm geschrieben wird, das das betreffende Problem löst.

Wodurch wird ein Algorithmus “intelligent”?

Heuristische Methoden

Viele künstliche Intelligenzen arbeiten mit heuristischen Methoden. Diese Methoden sind geeignet, schnelle Lösungen zum Beispiel in Entscheidungsbäumen zu finden. “Normale” Algorithmen brauchen vier Jahre, um einen Baum der Tiefe 15 und mit einer Verzweigungsrate von 3 zu durchforsten. Heuristische Algorithmen schaffen das in Sekunden, zum Beispiel, indem sie den kürzesten Pfad zwischen zwei Knoten in einem Netzwerk finden.

Dazu werden KI-Progamme geschrieben, die auf Schätzungen und Beobachtungen basieren – auf so genannter Fuzzy Logic oder unscharfer Logik. Viele Virenscanner implementieren Heuristik. Sie erkennen Viren anhand von typischen Merkmalen.

Erst kürzlich wurden zwei Jenaer Informatiker für ihre Weiterentwicklung der Lokale-Suche-Heuristik in Netzwerken ausgezeichnet.

Neuronale Netze

Neuronale Netze verfolgen einen Ansatz, der der Funktionsweise von Neuronen ähnelt. Künstliche neuronale Netze sind parallel verbundene Netzwerke aus einfachen, adaptiven Elementen in hierarchischer Anordnung, die mit ihrer Umgebung in derselben Weise wie biologische Nervensysteme interagieren. Diese etwas sperrige Definition stammt vom KI-Pionier Teuvo Kohonen (1984).

Neuronale Netze sind gekennzeichnet durch massive parallele Informationsverarbeitung. Sie haben mehrere Schichten. Sie leiten Informationen über künstliche Synapsen weiter (Propagation) und sind in der Lage zu lernen. Wie das? Indem sie gezielt trainiert werden und Schwellenwerte sowie Gewichte für Richtig-Falsch-Bewertungen in diesem Prozess immer neu anpassen. Die einzelnen Formeln, nach denen dies geschieht, dürfen hier ausgespart bleiben.

Gruppe hört einem Vortrag zu

Schematisch ist der Ablauf in der (kontrollierten) Trainingsphase wie folgt:

  • Beispiel-Daten werden dem Netz als Input übergeben.
  • Der Output für die Beispiele ist bekannt.
  • Der tatsächliche Output wird mit dem Soll-Output verglichen.
  • Wenn beide voneinander abweichen, werden Schwellenwert und Gewichte zwischen den einzelnen Schichten so angepasst, dass der mittlere Fehler zwischen Soll und Ist sinkt.
  • Fehlerdaten werden durch das Netz zurückgegeben (Backpropagation).

Systeme, die Muster erkennen, verwenden häufig neuronale Netze. Diese können auch mit unvollständigen und unklaren Input-Werten arbeiten und verschiedene Arten von Input aufnehmen – Wörter, Zahlen, Töne, Farben usw.

Dies macht neuronale Netze zu sehr guten Kandidaten, wenn es gilt, Sprach- oder Gesichtserkennung, Schrifterkennung (OCR), Data Mining oder allgemein wissensbasierte Systeme zu programmieren.

Genetische Algorithmen

Genetische Algorithmen wurden von John Henry Holland in den 1970er Jahren erfunden. Sie werden auch als evolutionäre Algorithmen bezeichnet, da sie ihre Problemlösungsmethoden aus der Evolutionsbiologie abgeschaut haben.

Sie kennen bestimmt Charles Darwins Diktum vom “Survival of the fittest”, dem Überleben des am besten angepassten Organismus. Genetische Algorithmen verwenden eine so genannte “Fitness-Funktion”, die mithilfe von genetischen Operatoren die natürliche Auslese simuliert.

Fitness-Funktionen implementieren diesen Ausleseprozess wie folgt:

  • Lösungen werden als binäre Zeichenfolgen (Bitstrings) codiert.
  • Der Input in den genetischen Algorithmus besteht aus mehreren Lösungsvorschlägen.
  • Diese bilden eine Population, in der die besten Lösungen die größten Fortpflanzungschancen haben.
  • Die Fitness-Funktion wählt die besten Lösungen aus und entscheidet über eine Rekombination von deren Bestandteilen.
  • Das Ergebnis sind Kreuzungen und Mutationen; so entstehen neue Lösungen.
  • Der Output ist die beste Lösung.

Fazit

Künstliche Intelligenz ist heute schon weit verbreitet. Sie arbeitet in Spielprogrammen, in Suchmaschinen, in Fahrassistenzsystemen, in maschinellen Übersetzungsprogrammen und in allen Anwendungen, die etwas “erkennen”. Dazu gehören Bilderkennung, Spracherkennung, Schrifterkennung, Gesichtserkennung.

Auch Hersteller von Unternehmenssoftware verwenden zunehmend KI-Anwendungen. Virtuelle persönliche Assistenten ermöglichen es, mit dem Computer zu sprechen. Selbstlernende Systeme werden schon bald einen Großteil der Büroarbeit leisten – ähnlich wie Roboter dies heute schon in der Industrieproduktion tun.

KI-Systeme arbeiten mit intelligenten Algorithmen. In diese Kategorie fallen heuristische Verfahren, künstliche neuronale Netze sowie evolutionäre (genetische) Algorithmen. Diese Algorithmen können Daten-Input entgegennehmen und Lösungs-Output ausgeben. Sie kopieren biologische und evolutionäre Mechanismen, um aus einer Menge von Lösungen die beste herauszufinden. In diesem Prozess “lernen” sie aus Fehlern und perfektionieren ihr Verhalten selbsttätig.